Pasos para implantar un Sistema de Control de Calidad con audiQ

Implantar un sistema de control de calidad en nuestra firma es una tarea que no podemos retrasar. Debemos de afrontarla con decisión y altas dosis de optimismo porque nos ayudará a revisar y a racionalizar todos los procesos de nuestro negocio, dotándoles de una seguridad y una sistemática que hasta ahora no habíamos podido conseguir.

La implantación de un Sistema de Gestión y Control de Calidad es un proceso que puede hacerse con diferentes grados de compromiso. Se puede cumplir estrictamente con la norma, o se puede aprovechar para cambiar la filosofía de trabajo de la firma y construirla alrededor de la calidad, persiguiendo incluso el reconocimiento oficial por parte de un certificador externo reconocido.

En este artículo veremos qué pasos habría que dar para implantar el Sistema de Gestión y Control de Calidad en nuestra firma.

1. INFORMACIÓN

En este primer paso, intentaremos familiarizarnos con la normativa y la legislación vigente en materia de calidad. Es de lectura obligada la norma de control de calidad internacional publicada por el ICAC (España), también llamada NICC1 o ISQC1,

Una vez conocida la normativa, se recomienda encarecidamente la lectura detallada del modelo de Sistema de Gestión y Control de Calidad (SGCC) que creamos que más se puede adaptar a nuestra firma. Actualmente audiQ dispone de dos modelos; un modelo standard (SGCC) recomendado para firmas de dos socios o más y con personal contratado y, el modelo SGCC Despachos que está adaptado a pequeñas firmas y auditores individuales con poco o ningún personal contratado.

El manual que acompaña a la versión completa de audiQ es un modelo que necesita ser adaptado, por ello, lo primero que se recomienda es su lectura completa para identificar si los procedimientos que contiene, se ajustan o no a la realidad organizativa de nuestra firma.

NOTA: Una buena idea es imprimir TODO el manual de calidad en papel o en pdf para una revisión a fondo. Ver cómo

2. PLANIFICACIÓN

Involucrar al equipo

A corto plazo puede parecer más rápido trabajar solo, pero a largo plazo, si el equipo no se involucra, el sistema no se mantendrá.

Es importante contar con el apoyo de nuestros colaboradores con más experiencia y comunicarles lo importante del proceso de implantación de un SGCC en la firma y cómo dependerá de su grado de implicación en el proyecto.

Priorizar

No se recomienda hacer todo a la vez, mejor empezar por los procedimientos más fáciles y dejar lo más complicado para el final.

Una vez analizadas las políticas y procedimientos descritos en el SGCC de audiQ, deberíamos de ser capaces de separar los procedimientos en diferentes categorías:

A) Procedimientos que ya estoy llevando a cabo: Estos son aquellos procesos que ya llevo a cabo en mi firma, que vienen descritos en el Manual y que, con una ligera adaptación, puedo considerar como propios.

B) Procedimientos que sigo, pero no siempre: Es posible que seamos conscientes de la importancia de definir la sistemática por escrito de ciertos procesos, pero por falta de tiempo o recursos, no lo hacemos.

C) Procedimientos que no tengo pero que son obligatorios según la norma: Lo más habitual es que, procedimientos como el E)01/04 Revisión de control de calidad de los encargos EQCR o F)02 Seguimiento del sistema, no los tengamos ni escritos ni implantados, pero la norma es muy clara en ésto y los exige.

D) Procedimientos que, en este momento no tengo, pero me gustaría tener en el futuro: La norma de calidad establece unos requerimientos mínimos pero en nuestra firma nos puede interesar ampliar estos mínimos y mejorar ciertos aspectos de nuestra gestión o metodología de ejecución del trabajo.

Establecer un calendario de fechas

Debemos dar prioridad a la implantación de nuestro SGCC atendiendo a las categorías antes mencionadas. La implantación de aquellos procedimientos que YA estoy llevando a cabo, aportará un valioso punto de partida y nos dará confianza en las siguientes fases.

3. IMPLANTACIÓN

Implantar supone reescribir los procedimientos en audiQ para adaptarlos a la realidad de mi despacho, pero también supone reorganizar mi despacho para dar cumplimiento a ciertos procedimientos y políticas que están descritos en el modelo de SGCC de audiQ porque así lo establece la NICC.

Fase 1) Implantar los procedimientos que ya tenemos

En esta fase es necesario ser lo más realistas posible y verificar el cumplimiento de los procedimientos que hemos detectado que ya estamos siguiendo y verificar que existe EVIDENCIA de su cumplimiento en TODOS los casos.

Fase 2) Definir e implantar los procedimientos que sigo, pero no siempre.

Es posible que, según quien sea la persona o el equipo encargado de hacer una tarea, a veces se actúe de una forma y a veces de otra. Es necesario pararse a unificar criterios y redactar un procedimiento en el que se esté de acuerdo y tengamos garantías de que se va a seguir. Para esta fase nos vendrá muy bien la experiencia y conocimiento adquiridos en la anterior.

Fase 3) Definir e implantar los procedimientos que NO tengo pero que son OBLIGATORIOS según la norma.

En audiQ están definidos aquellos procedimientos que exige la NICC y, además, se puede consultar en qué procedimiento está recogido a través del documento A)00/02 Matriz de referencias (SGCC standard).

Fase 4) Procedimientos que, en este momento no tengo, pero me gustaría tener en el futuro.

Existe una regla no escrita en gestión de calidad en la que se dice que, si un procedimiento no está implantado todavía, no debe de estar en el SGCC. Si no podemos asegurar que se cumple, mejor no incorporarlo a nuestro manual de procedimientos o manual operativo hasta que así sea.

Si un procedimiento está como ‘Disponible’ en nuestro SGCC, cuando venga un revisor externo podrá reclamar que le mostremos evidencia de que se cumple.

4. FORMACIÓN

Todo el personal de la firma debe conocer el SGCC y estar al tanto de cuáles son sus responsabilidades. Por esta razón es importante que, dentro de la formación de acogida a nuevos empleados, se incluya formación acerca de nuestro sistema de gestión y control de calidad.

Del mismo modo, también es importante que, dentro de nuestro procedimiento de formación continuada (evidencia de esto es el documento Plan de Formación), se incluya formación de reciclaje sobre el SGCC a todo el personal.

5. SEGUIMIENTO

Al menos una vez al año, se debe verificar el SGCC mediante un proceso de auditoría interna denominado “Seguimiento”. Mediante esta auditoría interna se verifica que todos los procedimientos en vigor se están cumpliendo y que los trabajos de auditoría o encargos se realizan conforme a las políticas y procedimientos establecidos.

En esta fase, es importante que este seguimiento lo realice personal cualificado y autorizado que no esté involucrado en la realización de los encargos que se hayan seleccionado para su inspección.

Dependiendo del tamaño del despacho, es posible que debas contar con asesoramiento externo para realizar el Seguimiento del SGCC. Si eres cliente de audiQ y tienes mantenimiento contratado, consúltanos sin compromiso acerca de este servicio que prestamos a nuestra red de clientes.

6. REVISIÓN EXTERNA Y CERTIFICACIÓN

Las revisiones que está llevando a cabo el ICAC sobre la implantación de la NICC en los despachos van a continuar en el futuro y debemos estar preparados para una eventual visita del revisor de control de calidad.

Don’t panic

Si esto sucede, no hay que alarmarse es una oportunidad de poner a prueba nuestro sistema y será una verificación muy válida de, hasta qué punto hemos llegado en nuestro proyecto de implantación de la SGCC en nuestra firma. Según fuentes cercanas al ICAC y según varios clientes que ya han pasado por la revisión, sabemos que el 100% de los revisados salen con alguna observación o desviación. Esto es perfectamente normal y hasta deseable para poder mejorar nuestro sistema, ahora bien, no nos olvidemos de dar solución a estas observaciones o desviaciones ya que la siguiente vez que seamos revisados, estas cuestiones serán las primeras que se revisen.

El Sistema de Gestión y Control de Calidad está diseñado para cumplir los requerimientos de la Norma NICC1 y de la norma ISO9001, por tanto, el paso definitivo para la implantación del sistema en la organización frente a terceros, sería certificarse por una entidad certificadora oficial como SGS.

Actualmente Audinfor, firma de auditoría que distribuye audiQ, Gesia y otras herramientas de auditoría dispone de los certificados ISO9001:2008 y NICC1 desde el año 2012, siendo la primera firma de auditoría española en obtener el certificado NICC1 de control de calidad.

Cómo implantar el control de tiempos en tu negocio

Este viernes 22 de julio a las 10:00am impartiremos un seminario sobre cómo implantar un sistema de CONTROL DE TIEMPOS en tu negocio. Está dirigido a todos aquellos gestores que necesiten tener indicadores de la verdadera rentabilidad de las horas que dedica su equipo a los trabajos.

Con estos datos podremos responder a preguntas tales como ¿Qué trabajo es el menos rentable? ¿En qué actividad somos mas rápidos? ¿Qué tarea es la que mas nos cuesta terminar?

Haremos dos sesiones gratuitas de 1 hora de duración;

Una para España (viernes 22 de julio a las 10am hora de Madrid GMT+1) — Regístrate aquí

Y otra para nuestros compañeros de América Latina ((viernes 22 de julio a las 10am GMT-6  hora de México DF) — Regístrate aquí

Reporte de tiempos fortiming

​ForTiming.com control de tiempos ¿lo has probado ya?

Gastos de viaje, Excel y justificantes varios

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Todos aquellos que viajamos para desarrollar nuestro trabajo conocemos el ritual de la nota de gastos cuando finalizamos nuestra excursión. A nuestro regreso, todos tenemos en la cabeza la imagen de esa cartera abultada, no con efectivo, que sería lo deseable, si no con un incontenible fajo de tickets, facturas y variado papel térmico que han invadido el espacio de nuestro billetero, sustituyendo al dinero contante y sonante.

También es común sentir el aguijoneo de la culpa mientras retrasamos la inevitable labor de liquidar las notas de gastos y entregarlas en administración, cosa que, por otro lado, nos vendrá bien si hemos tenido que poner cash o crédito de nuestro bolsillo. En todo caso, es una labor administrativa ingrata que nos toca hacer, además de todo el montón de tareas que nadie ha hecho mientras estábamos ausentes. Sigue leyendo

Nueva versión de ForSampling 64 bits (el muestreo estadístico ahora es más rápido)

Gracias a la sugerencias de nuestros clientes, hemos lanzado la nueva versión de la aplicación de muestreo e importación de datos, ForSampling, para equipos con arquitectura de 64 bits y que aprovecha toda la memoria RAM instalada. Especialmente recomendable en aquellos equipos de más de 4Gb de memoria.

Si quieres ver su funcionamiento y saber si tu equipo es compatible con esta versión continúa leyendo:

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Cómo abrir dos libros con el mismo nombre en Excel 2013

Dos excel con mismo nombre

Esta semana en un curso, un alumno me preguntó a ver cómo es que, antes se podían abrir dos libros con el mismo nombre en Excel y ahora, con la nueva versión 2013 ya no se puede.

En las versiones anteriores se podía lograr este truco abriendo el primer libro desde el explorador con doble click y, posteriormente, ejecutando Excel desde el menú programas. Una vez abierto el segundo excel (que se abría como una instancia independiente) buscábamos el otro fichero y, a pesar de tener el mismo nombre, se abría sin problemas.

Es cierto que no se podía trabajar con los dos ficheros entre sí, es decir, no se podía hacer una fórmula tipo BUSCARV entre los dos ficheros, pero si se podían trabajar de manera independiente incluso en pantallas diferentes.

Para lograr ese mismo efecto en la versión Excel 2013 deberemos hacer lo siguiente:

1- Abrimos el fichero “mismonombre.xlsx” normalmente.

2- Hacemos click con el botón derecho en el icono de Excel que ahora está en la barra de tareas.

3- Pulsamos la tecla ALT y hacemos click en la opción “Excel 2013” mientras mantenemos la tecla ALT pulsada (es importante no soltarla hasta que aparezca el siguiente mensaje:

nueva_instancia_excel

4- Elegimos SI y entonces se abrirá una nueva instancia de Excel. Desde el menú Archivo>Abrir buscamos el otro documente “mismonombre.xlsx” ¡y ya está!

Las pruebas mixtas o de doble propósito en auditoría

pruebas mixtas

El martes pasado me encontré con un viejo amigo y cliente que estaba muy preocupado por el diseño que estaba haciendo de los procedimientos de auditoría de un área concreta. Me dijo que quería hacer una prueba de cumplimiento para saber si unos controles determinados estaban funcionando en un área, pero también quería comprobar la veracidad de su saldo contable.

Y todo esto usando muestreo estadístico.

Así que le dije: Pues lo tienes fácil, haz una prueba mixta; cumplimiento + MUM.

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De la obligación de informar sobre la formación práctica de los empleados (con ForTiming)

control de tiempos fortiming

El pasado 30 de marzo de 2016 el ICAC publicó una Resolución sobre “diversos aspectos relacionados con la acreditación e información del requisito de formación práctica exigido para acceder al Registro Oficial de Auditores de Cuentas”. Este tema afecta especialmente a los despachos y firmas de auditoría ya que están obligados a informar sobre las horas y actividades profesionales ejercidas por el personal a su cargo y que sean consideradas como formación práctica.

Los usuarios de ForTiming lo tienen fácil si siguen estas sencillas instrucciones…

Para más información sobre este tema puedes acceder al blog de Esteban Uyarra

Excel: Cómo Importar datos desde una página web y que se actualicen automáticamente (Por ejemplo: el tipo de cambio)

tipo de cambio

Con excel es fácil importar un dato que hayamos visto en una página web para que luego esté siempre actualizado. Solo tenemos que buscar un web donde los datos estén guardados en un formato html lo más simple posible y desde excel marcar los rangos de datos que queremos importar en la hoja de cálculo.

En el tutorial se muestra cómo hacerlo con un ejemplo del tipo de cambio Euro Dolar desde la página web http://www.xe.com/es/

El registro de los informes de auditoría en empresas no obligadas a auditar (resolución)

Cabina de archivo

El pasado 15 de marzo de 2016 la Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRN), emitió una resolución (ver PDF) por la que el registrador mercantil de Cantabria rechaza el depósito de las cuentas del 2014 de una empresa que no estaba obligada a someter sus cuentas anuales a auditoría obligatoria, pero que, a instancias de sus socios, procedió a nombrar auditor de cuentas para las del ejercicio 2014 y a inscribirlo en el registro mercantil.

Cuando llegó la fecha del depósito de cuentas, la entidad no adjuntó el informe de auditoría a las cuentas formuladas bajo el argumento de no estar obligada a ello por tratarse de cuentas abreviadas.

El contenido de la resolución está en línea con la modificación del artículo 279 del TRLSC que establece la obligación de “los administradores presentarán también, el informe de gestión, si fuera obligatorio, y el informe del auditor, cuando la sociedad esté obligada a auditoría por una disposición legal o ésta se hubiera acordado a petición de la minoría o de forma voluntaria y se hubiese inscrito el nombramiento de auditor en el Registro Mercantil”.

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¿Sabe lo que es una prueba de muestreo de unidad monetaria?

muestreo estadístico

El auditor de cuentas debe diseñar sus procedimientos de auditoría para minimizar el riesgo de que existan incorrecciones materiales en los estados financieros y, para ello, prepara pruebas de auditoría que le ayudan a detectar si existen dichas incorrecciones materiales que puedan afectar a su opinión.

Un tipo de prueba muy utilizada por los auditores es la prueba de auditoría mediante el muestreo estadístico y, más concretamente, la prueba de muestreo de la unidad monetaria (MUM). Sigue leyendo