Qué es y cómo se realiza la compilación de los papeles de trabajo – parte 2

“…lo que distingue la compilación de un mero proceso de cierre y archivo de papeles es el carácter restrictivo en cuanto al acceso a los mismos a fin de salvaguardar su integridad y confidencialidad de forma que una vez compilados, no podrán ser modificados excepto en situaciones especiales que requerirán la adecuada autorización.”

En esta segunda y última parte del artículo de Esteban Uyarra sobre la compilación y cierre de los trabajos de auditoría, se habla de otros aspectos relacionados como el archivo y custodia de los papeles de trabajo, su modificación una vez compilada, y algunas sugerencias prácticas para realizar este proceso en plazo.

Qué es y cómo se realiza la compilación de los papeles de trabajo – Parte 1 – Parte 2

Qué es y cómo se realiza la compilación de los papeles de trabajo

compilar papeles de trabajo

El proceso de compilar la documentación ha sido y es una práctica de auditoría habitual en las grandes firmas que, como otros aspectos y procedimientos, han conformado la normativa reguladora de la actividad profesional. El cambio, con la nueva normativa es que es el carácter de prescripción legal y, por tanto, de obligatorio cumplimiento, que la nueva LAC confiere al proceso de compilación. Precepto que entró en vigor el 20 de julio de 2015.

De acuerdo con el artículo 73 apartado l) de la LAC el incumplimiento de lo dispuesto en el artículo 29, incluido el plazo de compilación, está tipificado como falta grave, lo que puede conllevar una sanción económica de un importe mínimo de 6.001 euros y un máximo de 18.000 euros en el caso de auditores individuales y del 3% de lo facturado en auditoria con un mínimo de 12.000 euros, en el caso de firmas o sociedades de auditoría.

PERO, ¿QUÉ ES Y CÓMO SE REALIZA EL PROCESO DE COMPILAR LOS PAPELES DE TRABAJO?

Lee el artículo completo en esta primera entrega del post de Esteban Uyarra

Campo cliente en ForTiming

Una de las funcionalidades que nos han solicitado muchos clientes ha sido la incorporación del campo cliente en ForTiming.

Para nosotros era una cuestión de dos campos; el centro de coste y la actividad. Pero varios clientes nos indicaron que, para ellos, era muy importante distinguir entre el trabajo realizado y el cliente al que se le hace ese trabajo, especialmente cuando a un mismo cliente se le realizan varios trabajos. Con lo que nos pusimos manos a la obra, e incluimos el nuevo campo opcional Cliente que se puede activar desde “Preferencias del usuario” y hace que se muestre un tercer menú desplegable precediendo al centro de coste y a la actividad.

Este tercer campo filtra por cliente, con lo que únicamente veremos aquellos centros de coste correspondientes al cliente que buscamos, facilitándonos la labor en los casos en los que tenemos muchos centros de coste o tienen nombres muy similares.

Puedes activarlo en cualquier momento desde las opciones de configuración de usuario (rueda dentada).

Si aún no has probado ForTiming obtén tu cuenta gratuita en ForTiming.com

Notas de gasto fáciles con ForTiming

nota de gastos fortiming

Una de las tareas más ingratas para aquellos que nos desplazamos habitualmente, es la cumplimentación de las notas de gasto. Mediante estas notas conseguimos justificar, y que nos abonen, aquellos gastos que hemos realizado durante nuestro desplazamiento al cliente o allí donde nuestro trabajo nos haya llevado.

La gran mayoría de las organizaciones utilizan hojas excel a las que cosen los justificantes originales, y que una persona en el departamento de administración se ocupa de tramitar. Este procedimiento es poco eficaz y puede ser sustituido por el que ofrece ForTiming en su apartado de Gastos, aportando varias ventajas:

  • Flujo de autorizaciones personalizado (quien valida, quien autoriza, etc.)
  • Comunicación del estado de la nota mediante e-mail
  • Subida de justificantes en PDF o JPG
  • Subida de justificantes desde el smartphone
  • Informes resumen de gastos para el trabajador, y para el cliente
  • Posibilidad de acumular las notas de gastos

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Copias de seguridad, ransomware y la ley de auditoría

Aún está en boca de todos el reciente ciberataque en forma de virus malicioso que ha tenido en jaque a medio mundo y en el que empresas tan importantes como Telefónica se han visto afectadas.

En todos los seguimientos de control de calidad que realizamos, siempre dedicamos una sesión a analizar el procedimiento de copias de seguridad que tiene la firma de auditoría. Como se está demostrando, no solo se debe de hacer copias de seguridad regularmente sino que además hay que tener presente escenarios como el actual, donde en cuestión de horas podemos ver cómo todos nuestra documentación de auditoría ha sido secuestrada por unos hackers que nos demandan 300€ en bitcoins.

La Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas es clara en este sentido y en el Artículo 28 Organización interna indica lo siguiente:

Punto 1. Los auditores de cuentas y las sociedades de auditoría dispondrán de procedimientos
administrativos y contables fiables, de procedimientos de valoración de riesgo eficaces, de
mecanismos operativos que permitan asegurar el control y la protección de sus sistemas
informáticos, así como de los mecanismos internos de control de calidad, que garanticen el
cumplimiento de las decisiones y procedimientos en el seno de la estructura funcional del
auditor de cuentas y en todos los niveles de la sociedad de auditoría.

Punto 3. Los auditores de cuentas y las sociedades de auditoría se dotarán de sistemas,
recursos y procedimientos apropiados para garantizar la continuidad y regularidad de sus
actividades de auditoría de cuentas. A tal efecto, establecerán medidas de carácter
organizativo y administrativo apropiadas para prevenir, detectar, resolver y registrar los
incidentes que puedan tener consecuencias graves para la integridad de su actividad de
auditoría de cuentas.

Un plan de seguridad válido para nuestra documentación de auditoría debe contemplar lo siguiente:

  • Copias de seguridad diarias. Hacer copias de seguridad semanales implica el riesgo de perder la información de hasta 7 días ¿Merece la pena el riesgo?
  • Copias de seguridad fuera de la oficina. Existe una eventualidad, aunque poco probable y, desde luego, nada deseable, de que la oficina sufra un incendio o una inundación y de que todos los equipos que allí se encuentran queden inutilizados. Esto comprometería la supervivencia misma de la firma.
  • Un sistema de sincronización de archivos en cloud con historial de versiones. Un sistema de este tipo mantiene una copia de seguridad de todos los ficheros de manera automática en una servidor externo con la posibilidad de recuperar versiones anteriores. Es decir, si nos han secuestrado los ficheros hoy, podemos recuperar la versión de ayer, antes del ataque.

Además de un protocolo de seguridad es importante un buen plan de comunicación interno y que el personal del despacho sepa cómo reaccionar y actuar para prevenir una infección de este tipo.

A continuación os dejo el mensaje que nuestro responsable de seguridad envió a todos los usuarios para informarles sobre este tipo de amenaza:


¡Aviso Virus criptográfico!

En la inmensa mayoría de los casos, este virus contagia el equipo cuando el usuario abre un correo electrónico con un adjunto infectado, o pinchando en un enlace que te descarga el fichero malicioso. Estos emails pueden parecer inocuos o de confianza porque se realizan mediante Phishing (suplantación de identidad).

Si ves que el ordenador te va extraordinariamente lento, te han salido ficheros de texto dentro algunas carpetas, los documentos tienen una extensión rara o un mensaje de aviso… ¡Estás infectado!

CÓMO PROCEDER

  1. Si detectas lo anteriormente mencionado, lo primero es desconectarte de la red de trabajo, para que el virus no siga encriptando los archivos de la red.
  2. Intentar averiguar cuál es el proceso que ejecuta el virus para eliminarlo, si se sospecha o no se sabe cuál es exactamente, mejor reinstalar Windows.
  3.  Se puede hacer una copia de seguridad de los ficheros encriptados, por que posiblemente en un futuro, salga la herramienta adecuada para poder desencriptarlos.
  4. Restaurar la obligada copia de seguridad de los ficheros afectados.

Crucemos los dedos y esperemos que los hackers nos dejen hacer tranquilos nuestro trabajo, que no es poco.

Master Gesia 16.1 actualización

Master Gesia 16.1 actualizado

Acabamos de actualizar el Master 16 de Gesia modificando el cuestionario de revisión de la memoria para adaptarlo a los cambios introducidos por el Real Decreto 602/2016, de 2 de diciembre, por el que se modifica el PGC.

Referencias modificadas en el Master normal:

  • AG)20/02 Revisión contenido memoria abreviada.
  • AG)20/03 Revisión contenido memoria normal.
  • AG)20/04 Revisión contenido memoria consolidada.

Referencias modificadas en el Master Pymes:

  • AG)20/01 Revisión contenido memoria PYME
  • AG)20/02 Revisión contenido memoria abreviada

Pincha aquí para descargar el master actualizado. Si no sabes cómo hacerlo revisa este vídeo o contacta con nosotros.

Próximos cursos de formación homologada Abril, Mayo y Junio

Le informamos que abrimos el plazo de inscripción para una nueva convocatoria de cursos online homologados, que hemos programado para los meses de abril, mayo y junio.

HAGA CLIC AQUÍ PARA ACCEDER AL CATÁLOGO

A continuación, les mostramos el contenido y los programas de cada uno de los cursos:

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Las tablas dinámicas revolucionaron la auditoría hace dos décadas, ahora lo harán las herramientas BI

Foto: Marbella, Carlos Flores

Foto: Marbella, Carlos Flores

Corría el año 1995, Windows 95 era la gran novedad, con el start me up de los Stones sonando a todas horas. La suite de ofimática más utilizada era la de Microsoft que, con este nuevo sistema operativo hacía las delicias de mis compañeros auditores en Audinfor, la firma donde realice mis primeras prácticas… Ver artículo completo

Este jueves 23 de marzo impartimos una formación online en la que explicaremos el uso de PowerPivot y PowerQuery con ejemplos prácticos para auditores. Puedes apuntarte todavía para comprobar cómo están evolucionando las herramientas de análisis de datos y cómo pueden ayudarte a tratar la información de tus clientes.

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Mantén tu sistema de control de calidad actualizado

Eureka, sistema de calidad implantado

Que levante la mano el responsable de calidad de una firma de auditoría que, al terminar de implantar el sistema de control de calidad, no ha exclamado:

¡Eureka, por fin he terminado de implantarlo, ahora me podré dedicar a otra cosa!

Es natural, al fin y al cabo no es fácil conseguir el nivel de abstracción y, sobre todo, el espacio de tranquilidad necesario para pensar y poder concebir la actividad frenética de nuestro trabajo, como un conjunto de procedimientos y procesos entrelazados entre sí. Por no hablar de las migas de pan que tenemos que dejar por el camino para conseguir la dichosa trazabilidad en nuestros trabajos de auditoría. Sigue leyendo

Calendario de cursos de formación homologada Febrero – Marzo

Les informamos que abrimos el plazo de inscripción para una nueva convocatoria de cursos online homologados, que hemos programado para los meses de Febrero y Marzo.

A continuación, les mostramos el contenido y los programas de cada uno de los cursos.

HAGA CLIC AQUI PARA INSCRIBIRSE 

Marzo

Hechos posteriores, contingencias y pasivos ocultos

Fecha: 30/03/17 y 31/03/17
Hora: 10:00 a 12:00
Horas homologadas: 4
Coste*: 90€ clientes Gesia con mantenimiento / 120€ otros asistentes
Ponente: Esteban Uyarra
Contenido: Ayudar al auditor a comprender el alcance de la NIA 560 en sus requerimientos para, entre otros:

  • Obtener evidencia de auditoría suficiente y adecuada sobre si los hechos ocurridos entre la fecha de los estados financieros y la fecha del informe de auditoría, que requieran un ajuste de los estados financieros, o su revelación en éstos, se han reflejado adecuadamente en los estados financieros de conformidad con el marco de información financiera aplicable.
  • Reaccionar adecuadamente ante los hechos que lleguen a su conocimiento después de la fecha del informe de auditoría y que, de haber sido conocidos por el auditor a dicha fecha, le podrían haber llevado a rectificar el informe de auditoría.

Programa:

  • Normativa de aplicación. Diferencias con la anterior norma técnica.
  • Diferencias entre hechos posteriores, contingencias y pasivos omitidos.
  • Procedimientos de auditoría y enfoque para su identificación y evaluación. Casos prácticos.
  • Afectación en la opinión de auditoría.
  • Documentación necesaria.

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Excel para auditores parte 1 (Automatización y macros)

Fecha: 9/2/17 y 10/2/17
Hora: 10:00 a 12:00
Horas homologadas: 4
Coste*: 90€ clientes Gesia con mantenimiento / 120€ otros asistentes
Ponente: Carlos Barroeta / David Uyarra
Contenido:
En este curso se trabajará el uso de la hoja de cálculo con herramientas de automatización y otras funciones avanzadas.

Programa:

  • Estructurar un presupuesto utilizando nombres de rango.
  • Rellenar celdas en blanco.
  • Aplicación del formato condicional en hojas de análisis de facturación.
  • Pegado especial y uso de vínculos entre hojas.
  • Proteger la hoja y las celdas para evitar cambios involuntarios en la información.
  • Uso de la casilla verificación en tablas con gráficos.
  • Uso del botón de opción para seleccionar cuentas.
  • Aplicación de los menús desplegables.
  • Cómo evitar la introducción de datos erróneos con validación de datos.
  • Introducción a las Macros y su uso en los papeles de trabajo e informes.
  • Creación automatizada de mayores de contabilidad mediante macros.

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Confirmación de terceros y el proceso de circularización

Fecha: 23/2/17
Hora: 10:00 a 12:00
Horas homologadas: 2
Coste*: 45€ clientes Gesia con mantenimiento / 60€ otros asistentes
Ponente: Carlos Barroeta
Contenido:
La confirmación de terceros es un proceso imprescindible en todo trabajo de auditoría y es importante hacerlo de una manera eficiente y organizada, además de hacerlo según la NIA-ES 505. El en el curso se utilizará el módulo de importación de diario, muestreo y circularización, ForSampling.

Programa:

  • Importación del diario.
  • Normalización del diario.
  • Establecimiento del asiento de apertura.
  • Criterios de selección predefinidos.
  • Creación de un proceso de circularización.
  • Importar direcciones.
  • Fusionar cartas.
  • Control de envíos.
  • Control de contestaciones.
  • Conciliaciones.

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Control interno desarrollo y aplicación práctica NIA-ES 315

Fecha: 02/03/17 y 03/03/17
Hora: 10:00 a 12:00
Horas homologadas: 4
Coste*: 90€ clientes Gesia con mantenimiento / 120€ otros asistentes
Ponente: Esteban Uyarra
Contenido:
Las NIA-ES han modificado la metodología y el enfoque del examen del control interno en el proceso de auditoría de los estados financieros. Este curso va dirigido a desarrollar la aplicación de esta nueva normativa de forma práctica, especialmente en pequeñas y medianas empresas.

Programa:

  • El control interno en la nueva normativa.
  • Identificación de controles clave y transacciones significativas.
  • Conocimiento del control interno, su examen y tratamiento en planificación.
  • Planificación basada en controles.
  • Pruebas de control versus pruebas de detalle.
  • Identificación de riesgos y control interno. Casos prácticos.
  • Deficiencias de control identificadas, factores de fraude y recomendaciones.
  • Documentación necesaria.

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Excel para auditores parte 2 (PowerPivot)

Fecha: 23/03/17 y 24/03/17
Hora: 10:00 a 12:00
Horas homologadas: 4
Coste*: 90€ clientes Gesia con mantenimiento / 120€ otros asistentes
Ponente: Carlos Barroeta / David Uyarra
Contenido: En este curso se mostrará al auditor como utilizar las nuevas funcionalidades de Excel para el análisis de datos, tales como PowerPivot, PowerQuery y tablas dinámicas sobre un modelo de datos.

Programa:

Herramientas Excel para BI

  • Power Quiery, PowerPivot, PowerView, PowerMap y PowerBI.

Obtención de datos con PowerQuery.

  • Vincular datos desde bases de datos, ficheros, etc.
  • Anexar dos tablas con más de 1 millón de registros.
  • Transformar los tipos de datos.

Modelado de datos: Relaciones activas e inactivas, jerarquías, etc., restricciones.

  • Campos calculados y lenguaje DAX.

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