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Acerca de David Uyarra

Responsable de formación y proyectos en audinfor.com

Qué es y cómo se realiza la compilación de los papeles de trabajo – parte 2

“…lo que distingue la compilación de un mero proceso de cierre y archivo de papeles es el carácter restrictivo en cuanto al acceso a los mismos a fin de salvaguardar su integridad y confidencialidad de forma que una vez compilados, no podrán ser modificados excepto en situaciones especiales que requerirán la adecuada autorización.”

En esta segunda y última parte del artículo de Esteban Uyarra sobre la compilación y cierre de los trabajos de auditoría, se habla de otros aspectos relacionados como el archivo y custodia de los papeles de trabajo, su modificación una vez compilada, y algunas sugerencias prácticas para realizar este proceso en plazo.

Qué es y cómo se realiza la compilación de los papeles de trabajo – Parte 1 – Parte 2

Qué es y cómo se realiza la compilación de los papeles de trabajo

compilar papeles de trabajo

El proceso de compilar la documentación ha sido y es una práctica de auditoría habitual en las grandes firmas que, como otros aspectos y procedimientos, han conformado la normativa reguladora de la actividad profesional. El cambio, con la nueva normativa es que es el carácter de prescripción legal y, por tanto, de obligatorio cumplimiento, que la nueva LAC confiere al proceso de compilación. Precepto que entró en vigor el 20 de julio de 2015.

De acuerdo con el artículo 73 apartado l) de la LAC el incumplimiento de lo dispuesto en el artículo 29, incluido el plazo de compilación, está tipificado como falta grave, lo que puede conllevar una sanción económica de un importe mínimo de 6.001 euros y un máximo de 18.000 euros en el caso de auditores individuales y del 3% de lo facturado en auditoria con un mínimo de 12.000 euros, en el caso de firmas o sociedades de auditoría.

PERO, ¿QUÉ ES Y CÓMO SE REALIZA EL PROCESO DE COMPILAR LOS PAPELES DE TRABAJO?

Lee el artículo completo en esta primera entrega del post de Esteban Uyarra

Campo cliente en ForTiming

Una de las funcionalidades que nos han solicitado muchos clientes ha sido la incorporación del campo cliente en ForTiming.

Para nosotros era una cuestión de dos campos; el centro de coste y la actividad. Pero varios clientes nos indicaron que, para ellos, era muy importante distinguir entre el trabajo realizado y el cliente al que se le hace ese trabajo, especialmente cuando a un mismo cliente se le realizan varios trabajos. Con lo que nos pusimos manos a la obra, e incluimos el nuevo campo opcional Cliente que se puede activar desde “Preferencias del usuario” y hace que se muestre un tercer menú desplegable precediendo al centro de coste y a la actividad.

Este tercer campo filtra por cliente, con lo que únicamente veremos aquellos centros de coste correspondientes al cliente que buscamos, facilitándonos la labor en los casos en los que tenemos muchos centros de coste o tienen nombres muy similares.

Puedes activarlo en cualquier momento desde las opciones de configuración de usuario (rueda dentada).

Si aún no has probado ForTiming obtén tu cuenta gratuita en ForTiming.com

Notas de gasto fáciles con ForTiming

nota de gastos fortiming

Una de las tareas más ingratas para aquellos que nos desplazamos habitualmente, es la cumplimentación de las notas de gasto. Mediante estas notas conseguimos justificar, y que nos abonen, aquellos gastos que hemos realizado durante nuestro desplazamiento al cliente o allí donde nuestro trabajo nos haya llevado.

La gran mayoría de las organizaciones utilizan hojas excel a las que cosen los justificantes originales, y que una persona en el departamento de administración se ocupa de tramitar. Este procedimiento es poco eficaz y puede ser sustituido por el que ofrece ForTiming en su apartado de Gastos, aportando varias ventajas:

  • Flujo de autorizaciones personalizado (quien valida, quien autoriza, etc.)
  • Comunicación del estado de la nota mediante e-mail
  • Subida de justificantes en PDF o JPG
  • Subida de justificantes desde el smartphone
  • Informes resumen de gastos para el trabajador, y para el cliente
  • Posibilidad de acumular las notas de gastos

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Copias de seguridad, ransomware y la ley de auditoría

Aún está en boca de todos el reciente ciberataque en forma de virus malicioso que ha tenido en jaque a medio mundo y en el que empresas tan importantes como Telefónica se han visto afectadas.

En todos los seguimientos de control de calidad que realizamos, siempre dedicamos una sesión a analizar el procedimiento de copias de seguridad que tiene la firma de auditoría. Como se está demostrando, no solo se debe de hacer copias de seguridad regularmente sino que además hay que tener presente escenarios como el actual, donde en cuestión de horas podemos ver cómo todos nuestra documentación de auditoría ha sido secuestrada por unos hackers que nos demandan 300€ en bitcoins.

La Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas es clara en este sentido y en el Artículo 28 Organización interna indica lo siguiente:

Punto 1. Los auditores de cuentas y las sociedades de auditoría dispondrán de procedimientos
administrativos y contables fiables, de procedimientos de valoración de riesgo eficaces, de
mecanismos operativos que permitan asegurar el control y la protección de sus sistemas
informáticos, así como de los mecanismos internos de control de calidad, que garanticen el
cumplimiento de las decisiones y procedimientos en el seno de la estructura funcional del
auditor de cuentas y en todos los niveles de la sociedad de auditoría.

Punto 3. Los auditores de cuentas y las sociedades de auditoría se dotarán de sistemas,
recursos y procedimientos apropiados para garantizar la continuidad y regularidad de sus
actividades de auditoría de cuentas. A tal efecto, establecerán medidas de carácter
organizativo y administrativo apropiadas para prevenir, detectar, resolver y registrar los
incidentes que puedan tener consecuencias graves para la integridad de su actividad de
auditoría de cuentas.

Un plan de seguridad válido para nuestra documentación de auditoría debe contemplar lo siguiente:

  • Copias de seguridad diarias. Hacer copias de seguridad semanales implica el riesgo de perder la información de hasta 7 días ¿Merece la pena el riesgo?
  • Copias de seguridad fuera de la oficina. Existe una eventualidad, aunque poco probable y, desde luego, nada deseable, de que la oficina sufra un incendio o una inundación y de que todos los equipos que allí se encuentran queden inutilizados. Esto comprometería la supervivencia misma de la firma.
  • Un sistema de sincronización de archivos en cloud con historial de versiones. Un sistema de este tipo mantiene una copia de seguridad de todos los ficheros de manera automática en una servidor externo con la posibilidad de recuperar versiones anteriores. Es decir, si nos han secuestrado los ficheros hoy, podemos recuperar la versión de ayer, antes del ataque.

Además de un protocolo de seguridad es importante un buen plan de comunicación interno y que el personal del despacho sepa cómo reaccionar y actuar para prevenir una infección de este tipo.

A continuación os dejo el mensaje que nuestro responsable de seguridad envió a todos los usuarios para informarles sobre este tipo de amenaza:


¡Aviso Virus criptográfico!

En la inmensa mayoría de los casos, este virus contagia el equipo cuando el usuario abre un correo electrónico con un adjunto infectado, o pinchando en un enlace que te descarga el fichero malicioso. Estos emails pueden parecer inocuos o de confianza porque se realizan mediante Phishing (suplantación de identidad).

Si ves que el ordenador te va extraordinariamente lento, te han salido ficheros de texto dentro algunas carpetas, los documentos tienen una extensión rara o un mensaje de aviso… ¡Estás infectado!

CÓMO PROCEDER

  1. Si detectas lo anteriormente mencionado, lo primero es desconectarte de la red de trabajo, para que el virus no siga encriptando los archivos de la red.
  2. Intentar averiguar cuál es el proceso que ejecuta el virus para eliminarlo, si se sospecha o no se sabe cuál es exactamente, mejor reinstalar Windows.
  3.  Se puede hacer una copia de seguridad de los ficheros encriptados, por que posiblemente en un futuro, salga la herramienta adecuada para poder desencriptarlos.
  4. Restaurar la obligada copia de seguridad de los ficheros afectados.

Crucemos los dedos y esperemos que los hackers nos dejen hacer tranquilos nuestro trabajo, que no es poco.

Master Gesia 16.1 actualización

Master Gesia 16.1 actualizado

Acabamos de actualizar el Master 16 de Gesia modificando el cuestionario de revisión de la memoria para adaptarlo a los cambios introducidos por el Real Decreto 602/2016, de 2 de diciembre, por el que se modifica el PGC.

Referencias modificadas en el Master normal:

  • AG)20/02 Revisión contenido memoria abreviada.
  • AG)20/03 Revisión contenido memoria normal.
  • AG)20/04 Revisión contenido memoria consolidada.

Referencias modificadas en el Master Pymes:

  • AG)20/01 Revisión contenido memoria PYME
  • AG)20/02 Revisión contenido memoria abreviada

Pincha aquí para descargar el master actualizado. Si no sabes cómo hacerlo revisa este vídeo o contacta con nosotros.

Las tablas dinámicas revolucionaron la auditoría hace dos décadas, ahora lo harán las herramientas BI

Foto: Marbella, Carlos Flores

Foto: Marbella, Carlos Flores

Corría el año 1995, Windows 95 era la gran novedad, con el start me up de los Stones sonando a todas horas. La suite de ofimática más utilizada era la de Microsoft que, con este nuevo sistema operativo hacía las delicias de mis compañeros auditores en Audinfor, la firma donde realice mis primeras prácticas… Ver artículo completo

Este jueves 23 de marzo impartimos una formación online en la que explicaremos el uso de PowerPivot y PowerQuery con ejemplos prácticos para auditores. Puedes apuntarte todavía para comprobar cómo están evolucionando las herramientas de análisis de datos y cómo pueden ayudarte a tratar la información de tus clientes.

Inscríbete

Mantén tu sistema de control de calidad actualizado

Eureka, sistema de calidad implantado

Que levante la mano el responsable de calidad de una firma de auditoría que, al terminar de implantar el sistema de control de calidad, no ha exclamado:

¡Eureka, por fin he terminado de implantarlo, ahora me podré dedicar a otra cosa!

Es natural, al fin y al cabo no es fácil conseguir el nivel de abstracción y, sobre todo, el espacio de tranquilidad necesario para pensar y poder concebir la actividad frenética de nuestro trabajo, como un conjunto de procedimientos y procesos entrelazados entre sí. Por no hablar de las migas de pan que tenemos que dejar por el camino para conseguir la dichosa trazabilidad en nuestros trabajos de auditoría. Sigue leyendo

Próximos cursos de Excel y la Inteligencia de Negocio

Excel BI

La inteligencia de negocios (BI) simplifica la búsqueda y análisis de la información, por lo que facilita la toma de decisiones a todos los niveles. Una organización es capaz de acceder más fácilmente, comprender, analizar, colaborar y actuar sobre la información, en cualquier momento y en cualquier lugar.

Esta definición de BI demuestra que las aplicaciones tradicionales de BI han evolucionado para incluir varias iniciativas para medir, gestionar y mejorar en el rendimiento de las personas, procesos, equipos y unidades de negocio. Por esta razón, Microsoft Excel ofrece herramientas de BI que puede dar a cada empleado acceso a los datos necesarios para tomar decisiones.

Excel está evolucionando y, como siempre, nos gustaría compartir nuestra experiencia contigo. Por eso hemos preparado un curso presencial que, organizado por el Colegio Vasco de Economistas y en colaboración con la empresa Igarle, especializada en soluciones de Business Inteligence, vamos a impartir en las siguientes fechas:

Bilbao 7 y 14 de noviembre
Donosti 8 y 15 de noviembre
Vitoria 9 y 16 de noviembre

Si te interesa, contacta con nosotros para acceder a condiciones especiales para clientes de Audinfor o de Igarle Sigue leyendo

Pasos para implantar un Sistema de Control de Calidad con audiQ

Implantar un sistema de control de calidad en nuestra firma es una tarea que no podemos retrasar. Debemos de afrontarla con decisión y altas dosis de optimismo porque nos ayudará a revisar y a racionalizar todos los procesos de nuestro negocio, dotándoles de una seguridad y una sistemática que hasta ahora no habíamos podido conseguir.

La implantación de un Sistema de Gestión y Control de Calidad es un proceso que puede hacerse con diferentes grados de compromiso. Se puede cumplir estrictamente con la norma, o se puede aprovechar para cambiar la filosofía de trabajo de la firma y construirla alrededor de la calidad, persiguiendo incluso el reconocimiento oficial por parte de un certificador externo reconocido.

En este artículo veremos qué pasos habría que dar para implantar el Sistema de Gestión y Control de Calidad en nuestra firma.

1. INFORMACIÓN

En este primer paso, intentaremos familiarizarnos con la normativa y la legislación vigente en materia de calidad. Es de lectura obligada la norma de control de calidad internacional publicada por el ICAC (España), también llamada NICC1 o ISQC1,

Una vez conocida la normativa, se recomienda encarecidamente la lectura detallada del modelo de Sistema de Gestión y Control de Calidad (SGCC) que creamos que más se puede adaptar a nuestra firma. Actualmente audiQ dispone de dos modelos; un modelo standard (SGCC) recomendado para firmas de dos socios o más y con personal contratado y, el modelo SGCC Despachos que está adaptado a pequeñas firmas y auditores individuales con poco o ningún personal contratado.

El manual que acompaña a la versión completa de audiQ es un modelo que necesita ser adaptado, por ello, lo primero que se recomienda es su lectura completa para identificar si los procedimientos que contiene, se ajustan o no a la realidad organizativa de nuestra firma.

NOTA: Una buena idea es imprimir TODO el manual de calidad en papel o en pdf para una revisión a fondo. Ver cómo

2. PLANIFICACIÓN

Involucrar al equipo

A corto plazo puede parecer más rápido trabajar solo, pero a largo plazo, si el equipo no se involucra, el sistema no se mantendrá.

Es importante contar con el apoyo de nuestros colaboradores con más experiencia y comunicarles lo importante del proceso de implantación de un SGCC en la firma y cómo dependerá de su grado de implicación en el proyecto.

Priorizar

No se recomienda hacer todo a la vez, mejor empezar por los procedimientos más fáciles y dejar lo más complicado para el final.

Una vez analizadas las políticas y procedimientos descritos en el SGCC de audiQ, deberíamos de ser capaces de separar los procedimientos en diferentes categorías:

A) Procedimientos que ya estoy llevando a cabo: Estos son aquellos procesos que ya llevo a cabo en mi firma, que vienen descritos en el Manual y que, con una ligera adaptación, puedo considerar como propios.

B) Procedimientos que sigo, pero no siempre: Es posible que seamos conscientes de la importancia de definir la sistemática por escrito de ciertos procesos, pero por falta de tiempo o recursos, no lo hacemos.

C) Procedimientos que no tengo pero que son obligatorios según la norma: Lo más habitual es que, procedimientos como el E)01/04 Revisión de control de calidad de los encargos EQCR o F)02 Seguimiento del sistema, no los tengamos ni escritos ni implantados, pero la norma es muy clara en ésto y los exige.

D) Procedimientos que, en este momento no tengo, pero me gustaría tener en el futuro: La norma de calidad establece unos requerimientos mínimos pero en nuestra firma nos puede interesar ampliar estos mínimos y mejorar ciertos aspectos de nuestra gestión o metodología de ejecución del trabajo.

Establecer un calendario de fechas

Debemos dar prioridad a la implantación de nuestro SGCC atendiendo a las categorías antes mencionadas. La implantación de aquellos procedimientos que YA estoy llevando a cabo, aportará un valioso punto de partida y nos dará confianza en las siguientes fases.

3. IMPLANTACIÓN

Implantar supone reescribir los procedimientos en audiQ para adaptarlos a la realidad de mi despacho, pero también supone reorganizar mi despacho para dar cumplimiento a ciertos procedimientos y políticas que están descritos en el modelo de SGCC de audiQ porque así lo establece la NICC.

Fase 1) Implantar los procedimientos que ya tenemos

En esta fase es necesario ser lo más realistas posible y verificar el cumplimiento de los procedimientos que hemos detectado que ya estamos siguiendo y verificar que existe EVIDENCIA de su cumplimiento en TODOS los casos.

Fase 2) Definir e implantar los procedimientos que sigo, pero no siempre.

Es posible que, según quien sea la persona o el equipo encargado de hacer una tarea, a veces se actúe de una forma y a veces de otra. Es necesario pararse a unificar criterios y redactar un procedimiento en el que se esté de acuerdo y tengamos garantías de que se va a seguir. Para esta fase nos vendrá muy bien la experiencia y conocimiento adquiridos en la anterior.

Fase 3) Definir e implantar los procedimientos que NO tengo pero que son OBLIGATORIOS según la norma.

En audiQ están definidos aquellos procedimientos que exige la NICC y, además, se puede consultar en qué procedimiento está recogido a través del documento A)00/02 Matriz de referencias (SGCC standard).

Fase 4) Procedimientos que, en este momento no tengo, pero me gustaría tener en el futuro.

Existe una regla no escrita en gestión de calidad en la que se dice que, si un procedimiento no está implantado todavía, no debe de estar en el SGCC. Si no podemos asegurar que se cumple, mejor no incorporarlo a nuestro manual de procedimientos o manual operativo hasta que así sea.

Si un procedimiento está como ‘Disponible’ en nuestro SGCC, cuando venga un revisor externo podrá reclamar que le mostremos evidencia de que se cumple.

4. FORMACIÓN

Todo el personal de la firma debe conocer el SGCC y estar al tanto de cuáles son sus responsabilidades. Por esta razón es importante que, dentro de la formación de acogida a nuevos empleados, se incluya formación acerca de nuestro sistema de gestión y control de calidad.

Del mismo modo, también es importante que, dentro de nuestro procedimiento de formación continuada (evidencia de esto es el documento Plan de Formación), se incluya formación de reciclaje sobre el SGCC a todo el personal.

5. SEGUIMIENTO

Al menos una vez al año, se debe verificar el SGCC mediante un proceso de auditoría interna denominado “Seguimiento”. Mediante esta auditoría interna se verifica que todos los procedimientos en vigor se están cumpliendo y que los trabajos de auditoría o encargos se realizan conforme a las políticas y procedimientos establecidos.

En esta fase, es importante que este seguimiento lo realice personal cualificado y autorizado que no esté involucrado en la realización de los encargos que se hayan seleccionado para su inspección.

Dependiendo del tamaño del despacho, es posible que debas contar con asesoramiento externo para realizar el Seguimiento del SGCC. Si eres cliente de audiQ y tienes mantenimiento contratado, consúltanos sin compromiso acerca de este servicio que prestamos a nuestra red de clientes.

6. REVISIÓN EXTERNA Y CERTIFICACIÓN

Las revisiones que está llevando a cabo el ICAC sobre la implantación de la NICC en los despachos van a continuar en el futuro y debemos estar preparados para una eventual visita del revisor de control de calidad.

Don’t panic

Si esto sucede, no hay que alarmarse es una oportunidad de poner a prueba nuestro sistema y será una verificación muy válida de, hasta qué punto hemos llegado en nuestro proyecto de implantación de la SGCC en nuestra firma. Según fuentes cercanas al ICAC y según varios clientes que ya han pasado por la revisión, sabemos que el 100% de los revisados salen con alguna observación o desviación. Esto es perfectamente normal y hasta deseable para poder mejorar nuestro sistema, ahora bien, no nos olvidemos de dar solución a estas observaciones o desviaciones ya que la siguiente vez que seamos revisados, estas cuestiones serán las primeras que se revisen.

El Sistema de Gestión y Control de Calidad está diseñado para cumplir los requerimientos de la Norma NICC1 y de la norma ISO9001, por tanto, el paso definitivo para la implantación del sistema en la organización frente a terceros, sería certificarse por una entidad certificadora oficial como SGS.

Actualmente Audinfor, firma de auditoría que distribuye audiQ, Gesia y otras herramientas de auditoría dispone de los certificados ISO9001:2008 y NICC1 desde el año 2012, siendo la primera firma de auditoría española en obtener el certificado NICC1 de control de calidad.