Boletín informativo – Sistema de Gestión y Control de la Calidad

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Este boletín, dirigido especialmente a todos nuestros clientes, pretende explicar de la manera más breve y sencilla posible, cuáles son los retos que los auditores vamos a tener que superar a partir de la entrada en vigor de la nueva normativa de control de calidad. 

Además, deseamos anunciaros el lanzamiento de un nuevo componente integrado dentro de la Suite Gesia de herramientas de auditoría, se trata de AudiQ – Sistema de Gestión y Control de Calidad.

La finalidad de esta nueva aplicación no es otra que la de ayudar a nuestros clientes a implantar un sistema de control de calidad que les permita cumplir con los requerimientos de la nueva normativa y que contribuya a dinamizar y mejorar los procesos utilizados en los despachos.

Sistema y Gestión del control de Calidad

¿Estoy obligado a implantar un sistema de control de calidad?

Si, por Resolución de 22 de diciembre de 2010 del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, se hace pública la Norma de Control de Calidad Interno de los auditores de cuentas y sociedades de auditoría.

¿Qué dice la norma de calidad?

El objetivo de la firma de auditoría es el establecimiento y el mantenimiento de un sistema de control de calidad (políticas y procedimientos) que le proporcione una seguridad razonable de que:

  • La firma de auditoría y su personal cumplen las normas profesionales y los requerimientos normativos aplicables; y
  • Los informes emitidos por la firma de auditoría o por los socios de los encargos son adecuados a las circunstancias.

Y esto, ¿en qué me afecta?

Significa que debemos disponer en nuestro despacho de un sistema de políticas y procedimientos, comúnmente denominado “Manual de Calidad”, y de un sistema de control y supervisión que garantice que dichas políticas y procedimientos se están cumpliendo con efectividad.

¿Qué plazo tengo para implantar el sistema de control de calidad?

Resolución de 22 de diciembre: “Los auditores de cuentas y las sociedades de auditoría deberán haber implementado sistemas de control de calidad en cumplimiento de esta Norma de Control de Calidad Interno de los auditores de cuentas y sociedades de auditoría antes del 1 de octubre de 2012.”

¿Qué pasos debería seguir para cumplir con la normativa adecuadamente?

La implantación de un Sistema de Gestión y Control de Calidad es un proceso que puede hacerse con diferentes grados de compromiso. Se puede cumplir estrictamente con la norma, o se puede aprovechar para cambiar la filosofía de trabajo de la firma y construirla alrededor de la calidad, persiguiendo incluso el reconocimiento oficial por parte de un certificador externo reconocido.

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1º Elaboración de un Manual de Calidad:

La norma exige disponer de un manual en el que se recojan las políticas y procedimientos de la firma. Este manual puede ser muy extenso o tener únicamente el detalle mínimo exigido por la Norma NICC1.

Es aconsejable no esperar a la emisión de la norma definitiva, ni a la publicación por parte de las corporaciones profesionales de las guías orientativas para iniciar el proceso de adaptación a la NICC1. Caso de publicarse dichas guías, su contenido servirá para contrastar o completar los cambios y procedimientos ya diseñados. Si lo hacemos así, habremos ganado tiempo, seguridad y experiencia en el proceso.

Con carácter previo, conviene analizar y replantear los sistemas y procedimientos internos actualmente en uso. Valorar y decidir si han de sustituirse por otros o, por el contrario, si pueden aceptarse como razonables dentro de los esquemas de calidad requeridos por la norma.

2º Puesta en marcha, implantación del Manual de Calidad:

Este manual debe ser implantado en toda la organización, es decir, debe ser conocido, asumido y asimilado por todos los integrantes de dicha organización. Además, implica la adopción de nuevos controles de calidad y la documentación de todos ellos.

Esta sería la parte más delicada del proceso ya que la implementación de los nuevos esquemas de trabajo es larga y ha de ser asimilada tanto por nuestro personal como por nuestros clientes, acomodándolo a la operativa normal del despacho y planificando el cambio a medio plazo y de forma ordenada.

A medida que se vayan definiendo los procedimientos de calidad, es recomendable implantarlos de forma paulatina, salvo aquellos relacionados con la ejecución de trabajos sobre los que, dado el grado de avance de los mismos, no fuera posible su aplicación inmediata y deba esperarse al fin de la campaña para ponerlos en práctica.

3º Revisión y control anual:

Al menos una vez al año, la norma exige que el sistema de calidad sea revisado.

Los sistemas de supervisión de los trabajos y de seguimiento del sistema suponen uno de los aspectos más delicados y comprometidos a implementar en los despachos. Se aconseja ser inicialmente muy prudente y realista en cuanto a los requisitos y procedimientos, de forma que se establezcan aquellos sobre los que hay seguridad que serán aplicados en la firma.

Revisión del control de calidad del Encargo (ECQR): En determinados casos, los trabajos por sus características, su complejidad o por los riesgos inherentes de auditoría, han de ser revisados por un segundo socio diferente al que realiza el encargo.

4º Certificación oficial:

El Sistema de Gestión y Control de Calidad está diseñado para cumplir los requerimientos de la Norma NICC1 y de la norma ISO9001, por tanto, el paso definitivo para la implantación del sistema en la organización frente a terceros, sería certificarse por una entidad acreditada como ENAC o AENOR.

Tal vez lo más importante sea transmitir la importancia de la calidad a todo el personal de la firma, no solo como un cumplimiento de una norma externa, sino como un medio fundamental para alcanzar los niveles de profesionalidad y servicio exigidos.

¿Y si me llega una notificación de revisión antes de octubre de 2012?

La norma es aplicable desde el día siguiente a su publicación, el 23 de diciembre, y, el ICAC, al igual que ocurrió el año pasado, ya ha programado 90 nuevas revisiones para este año. Sin embargo, al no ser aún exigible, los incumplimientos que se observen no podrán conllevar sanciones. Sin embargo, si en el proceso de esa revisión se identifican incumplimientos significativos en la aplicación de las normas técnicas, se abrirá expediente sancionador de control técnico sobre el encargo de auditoría revisado.

Si has recibido ya esa notificación, contacta con nosotros cuanto antes para que te podamos asesorar en el 944-239567 o en audinfor@audinfor.com

¿Qué ha preparado Audinfor para sus clientes?

Audinfor ha elaborado un Sistema de Gestión y Control de la Calidad, denominado AudiQ que cumple con los estándares de la norma ISO9001 y NICC1 y que, tras su implantación, permitirá al auditor desde cumplir estrictamente con la nueva normativa, hasta incluso certificarse oficialmente bajo la norma ISO9001 y la NICC1.

Un sistema de gestion y control de calidad dispone de los siguientes elementos:

manual Un Manual de Calidad de obligado cumplimiento para toda la organización.
manual Un Manual de Procedimientos Generales para los distintos procesos de la organización (Aceptación de clientes, personal, ejecución de los trabajos, etc.).
Un Manual Operativo (*) que detalla las políticas y procedimientos de cómo llevar a cabo los trabajos de auditoría y donde se recogen los programas, cuestionarios, guías, el sistema de archivos, carpetas y referencias, revisión del trabajo, etc.
manual
Un mecanismo de control, supervisión y documentación del sistema.

AudiQ contiene un Manual de Calidad, un Manual de Procedimientos y dispone de un mecanismo de control, supervisión y documentación del sistema. Esto es lo que genéricamente se denomina ‘Manual de Calidad’.

(*) ¿Si ya soy usuario de Gesia, en qué situación me encuentro?

El usuario de Gesia ya dispone de uno de los elementos que se exige en la norma de calidad: el Manual Operativo o Máster de Auditoría. La versión 10.2 del máster ya se rediseñó teniendo en cuenta la NICC1 y las NIAS y en la versión 11 se seguirá en esa misma línea.

Aquellos usuarios que no dispongan del último Máster de Auditoría pueden optar por contratar estos productos o pueden utilizar su propio manual operativo o máster, simplemente indicándolo en el Manual de Calidad.

¿El sistema, no debería llamarse Sistema de Control de Calidad?

Lo hemos denominado AudiQ – Sistema de Gestión y Control de Calidad, porque entendemos que antes de controlar la calidad, hay que gestionarla.

¿Qué pasos debo seguir para montar el Sistema de Gestión y Control de Calidad (SGCC) en mi organización?

1º Obtener AudiQ e instalarlo junto con el resto de herramientas Gesia.

2º Puesta en marcha del sistema – adaptación del contenido del Manual a tu organización e implantación del SGCC.

Debes personalizar AudiQ con las políticas y procedimientos aplicables a tu organización, ya que se han incluido procedimientos que pueden ser aplicables en una firma mediana, pero no en una firma pequeña.

Por ejemplo, una firma mediana puede disponer de un procedimiento para medir el desempeño de su personal, pero una firma pequeña es muy posible que no lo tenga.

En este caso se deberán adaptar a cada firma aquellos procesos y procedimientos del Manual de Calidad que le sean aplicables, y añadir aquellos característicos de cada firma no incluidos en dicho Manual.

Del mismo modo, AudiQ viene con un gran número de modelos o formatos (carta de encargo, cuestionario de integridad del cliente, hoja de gastos, etc.) que deberán ser adaptados o sustituidos por los que la firma esté utilizando.

En Audinfor podemos asesorarte y ayudarte a implantar el Sistema de Gestión y Control de Calidad – AudiQ en tu organización. Consúltanos.

3º Involucrar a toda la Organización.

Posteriormente, habrá que involucrar a toda la organización e informarles de cuáles son las políticas y procedimientos del Sistema de Gestión y Control de Calidad. Todos sus miembros deben estar informados de los procedimientos que les afectan y de cómo pueden acceder al Manual de Calidad.

Es fundamental implicar al equipo profesional al objeto de que aporten sus comentarios y sugerencias, especialmente a aquellos que asuman labores de dirección y supervisión.

4º Revisar y controlar periódicamente el cumplimiento de las políticas y procedimientos definidos en el SGCC.

Esta es la parte más importante ya que nos permite evaluar el grado de cumplimiento de las políticas y procedimientos de nuestro SGCC. Si el resultado de la revisión es bueno, significa que nuestro sistema funciona y que podrá superar cualquier revisión del ICAC.

¿Merece la pena certificar el Sistema de Calidad?

Como todo sistema, cuando se implanta todo funciona a la perfección, pero con el paso del tiempo, si no se le dedica la atención y el mantenimiento adecuados, se puede ir debilitando y pueden aparecer fallos. Tener el sistema certificado significa que se ha adquirido un compromiso con la Calidad que es oficial ante terceros; clientes, proveedores y el propio ICAC.

¿Cuándo estará disponible AudiQ?

La fecha de lanzamiento es el 30 de septiembre de 2011.

¿Qué coste tendrá AudiQ?

Esta información se publicará en próximas fechas. Aquellos usuarios de productos Gesia con mantenimiento en vigor tendrán una bonificación de entre el 20% y el 25%.

¿Existe una demo de AudiQ que se pueda descargar?

Estará disponible a partir del 30 de septiembre de 2011.

¿La aplicación tendrá mantenimiento?

Si, es el mismo que damos a todos nuestros productos: Soporte técnico y soporte de manejo (telefónico/email/online) y actualización de contenidos. Si ya dispone de mantenimiento de cualquier producto Gesia, el mantenimiento de AudiQ está incluido.

Todo este esfuerzo, ¿tiene algún efecto positivo en mi organización aparte de permitirme cumplir con la normativa?

10 RAZONES POR LAS QUE MERECE LA PENA IMPLANTAR LA NIIC1

¿Tienes más preguntas?

Dirígelas a audinfor@audinfor.com y te responderemos.

Legislación y Normativa de referencia

A continuación se han listado algunas de las normas y guías en las que se ha basado la filosofía del Sistema de Gestión y Control de Calidad

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