FAQs: Cómo completar los papeles de trabajo para superar una inspección de control de calidad del ICAC

El jueves 31 de enero Esteban Uyarra, Socio Director de Audinfor, impartió una charla Online sobre “Cómo cumplimentar los papeles para poder superar un control de calidad” que, dado el interés que despertó, tuvo organizarse una segunda edición el pasado 7 de febrero. En ambas charlas se abordaron aspectos relativos a la documentación más sensible que los despachos y firmas de auditoría han completar, los cambios que en nuestra organización de papeles ha provocado la nueva normativa de calidad para terminar con la relación de las debilidades más frecuentes detectadas tanto por el ICAC como en los más de 40 seguimientos llevados a cabo por Audinfor.

En ambas ediciones hubo una gran participación de la que en este post hemos recogido las cuestiones más relevantes que seguro serán de vuestro interés.
Los que no pudieron asistir a la charla Online, pueden acceder a su contenido haciendo clic en este enlace

P: En relación a la indicación de Realizado y Verificado, cómo se aplica en el caso de los auditores individuales?. Se puede poner la misma fecha en ambos casos?

R: Dado que no hay quién revise el trabajo del auditor individual al no disponer de personal a su cargo que participe en el encargo, completar en los papeles de trabajo el campo de Verificación no tiene sentido por lo que entiendo que puede quedarse sin cumplimentar. Caso de hacerlo, se pondría obviamente la misma fecha que en realización.

P: Siguiendo con los auditores individuales. Tiene sentido cumplimentar el formulario AG40/01 de Puntos a Revisar en el que se relacionan las deficiencias y puntos a completar en los papeles?.

R: Efectivamente tampoco tiene sentido completar este formulario que en tales casos debería estar como no disponible. No obstante aconsejaría utilizar el de Temas Pendientes para recordar al auditor individual los asuntos a completar.

P: Uno de los fallos más frecuentes es la no indicación en la carta de encargo-contrato de nuestro compromiso de entrega del informe en una fecha determinada. Hay alguna frase estándar que pudiera servir para cubrir este tema?.

A la espera de que las Corporaciones emitan un nuevo modelo de carta de encargo adaptado tanto a la norma de calidad como a la NIA-ES 210, una solución sería el incluir en dicha carta o contrato un apartado relativo a la fecha de entrega de informe que indique por ejemplo lo siguiente:

A fin de que nuestra labor como auditores cumpla con su finalidad, la fecha de entrega del preceptivo Informe de Auditoría se atendrá a requerimientos legales y estatutarios que le sean exigibles. En consecuencia, la fecha de entrega del Informe de Auditoría será, como máximo, dos días antes de la aquella en la que se realice la convocatoria para la Junta General para la aprobación de las Cuentas Anuales auditadas o, en el caso de que la sociedad decidiera celebrar Junta Universal, dos días previos a la fecha de su celebración.

Para el correcto cumplimiento de nuestro compromiso de entrega del informe, hemos de disponer de las cuentas anuales formuladas, como mínimo, un mes antes de la fecha prevista de entrega mencionada en el párrafo anterior, así mismo y con el fin de atender al compromiso citado, deberán comunicarnos, tan pronto sea conocido, cualquier cambio en la fecha de la celebración o de la convocatoria de la junta general para la aprobación de las cuentas anuales.

P: En relación con lo anterior, qué pasa con aquellos cartas de encargo vigentes?. Se han de modificar y cambiar su contenido?.

R: En los seguimientos realizados efectuados se han encontrado cartas de encargo antiguas, por ejemplo de nueve años que omiten aspectos importantes de la nueva regulación. La alternativa de cambiar toda la carta de encargo dependerá de las relaciones que se mantenga con el cliente y su disposición a modificarla.

Una solución utilizada tanto por nosotros como por muchos compañeros es la de remitir al cliente una adenda a la carta de encargo en la que se indique que por las nuevas disposiciones legales y normativas, se ha de añadir tal o tales extremos a la carta o contrato anterior, con el ruego de que se nos devuelva debidamente firmada.

P: En cuanto a la compilación de los papeles y el plazo de 60 días para su realización, Si nos pasamos de los 60 días cómo poner las fechas en los CDs para que estén grabados dentro de fechas?.

R: Hay trucos como la de modificar la fecha del sistema en el ordenador donde se realice la grabación del CD, aunque es un poco burdo y no resolvería el hecho de que muchos de los ficheros contenidos en el mismo tuvieran fecha incorrecta. Entiendo que esta práctica es como hacer trampas al solitario. Por otra parte hay que entender que son 60 días laborables a partir de la fecha de emisión del informe, no de entrega, por lo que se convierte en 90 naturales.

Lo importante es que este nuevo requerimiento, que se indica también en la NIA-ES 230, nos ha de obligar a cambiar nuestras prácticas actuales de cierre de trabajos y no dejarlo para los meses de setiembre u octubre que es habitual.
Otro tema adicional con este asunto de la compilación es que debemos de disponer de un registro de calidad con la relación de los trabajos terminados, sus fechas de emisión de informe, las de compilación de papeles y por tanto del tiempo transcurrido entre ambas.

P: Sobre las actuaciones del ICAC en este campaña, en qué mes del año pudiera llegar y que tiempo dan para prepararse?.

R: No dispongo de información sobre este tema, únicamente de la expresada en declaraciones de algún representante del Instituto según las cuales, la campaña del 2014 a realizar mediante convenios de colaboración con las corporaciones, se centrará en el seguimiento de aquellos despachos y firmas que fueron revisados en los ejercicios 2010 y 2011, con el objetivo de comprobar que los requerimientos de mejora recogidos en sus informes de revisión, han sido efectivamente puestos en marcha.
A la fecha, está pendiente de firma del convenio de colaboración citado. Se espera que se lleve a cabo en las próximas semanas y se ponga en marcha a partir del próximo mes de abril por lo que mucho me temo, que como viene siendo habitual, coincidirá con la época más dura de auditoría.
En cuanto al plazo que concedan entre el aviso previo y la visita, no dispongo de información aunque, por los algunos comentarios recibidos, preveo que no será muy largo, posiblemente menos de los quince días de las anteriores actuaciones y ello debido a que, según el ICAC, los trabajos a inspeccionar han de estar terminados y compilados por lo que, en cumplimiento de la norma de calidad, no es necesario dar un plazo para preparar unos papeles que se supone han de estar listos para su revisión.

P: Al parecer a algunos compañeros ya se les ha anunciado la revisión, no es cierto?.

R: Como indiqué en uno de mis post en el blog, con inclusión de la carta remitida, se han enviado por el ICAC escritos de solicitud de información a algunos auditores y firmas, e incluso se han iniciado algunas actuaciones directas por parte del ICAC que, en mi opinión, no se corresponden con las que se van a realizar en los próximos meses mediante el convenio de colaboración con las corporaciones antes comentado.

P: Es cierto que entre las actuaciones del ICAC anunciadas para esta campaña, está la de revisar a los despachos y firmas que realizan auditorías de entidades de interés público?.

R: También he recibido noticias en este sentido, lo que no tengo tan claro es si lo realizará directamente el ICAC o las corporaciones profesionales a través de los convenios de colaboración. También me ha llegado algún rumor respecto a otro convenio a firmar dirigido a la revisión de los despachos individuales y firmas muy pequeñas. De momento, son meros rumores. Prometo informaros en cuanto tenga información fidedigna bien en mi blog o a través de la página de Audinfor.

P: La situación aprieta y los honorarios bajan, si se factura poco al cliente, como se nos pide tal volumen de trabajo, de papeles, de evidencias, análisis, etc…. ¿el inspector no es consciente de que no se nos puede pedir tanto que no podemos repercutir a nuestros clientes en esta coyuntura?.

R: No sé qué respondería el inspector, pero creo en ningún caso sería satisfactoria ni en su actuación tendrá en cuenta esos argumentos que comparto plenamente. Si te sirve mi opinión, considero que lo que expones, siendo absolutamente cierto, nos ha de servir para adaptar nuestros métodos y procedimientos de trabajo para hacerlos más eficientes y adecuarlos a los nuevos requerimientos y regulaciones a las que estamos sometidos. En serio, no queda otro remedio que asumir la actual situación y adaptarnos mediante la mejora de nuestros procedimientos y a ello contribuye un adecuado y bien diseñado sistema de control de calidad.

P: Esteban. Ahora bien, podrías pasarnos un ejemplo de auditoría bien documentada?.

R: Entiendo que te refieres a una auditoria tipo Máster en la que, a modo de ejemplo, se incluyan los papeles de trabajo correctamente cumplimentados. Este es un tema reiteradamente solicitado por muchos compañeros que no descarto que vea la luz muy pronto, no antes que desarrolle el nuevo master 14 adaptadop a las NIAS-ES.

P: Como siempre Esteban nos has clarificado mucho. Gracias. Tengo un pequeña duda, y es si al dejar constancia de que el encargo reúne las características para que se realice un EQCR, debe de dejar constancia de quien la va a realizar y cuándo?.

R: La revisión de control de calidad del encargo (EQCR) es un proceso que se ha realizar antes de la emisión del informe por lo que el cuándo está claro, es decir, ha de hacerse en caliente lo que supone llevarlo a cabo en los días previos a la de terminación del trabajo y emisión del preceptivo informe de auditoría. En cuanto a quién, considero que debe de establecerse con carácter previo e indicarlo en el plan global para que, como indica la NICC pueda formulársele determinadas consultas (NICC 39 b y A48) siempre que no comprometan su independencia.

P: Cuando has comentado que tenemos que identificar en el informe de auditoría el número del ROAC ¿te refieres al propio del socio firmante, independientemente de que abajo figure el número de la Sociedad de Auditoría?.

R: Cuando se trate de un informe de auditoría emitido por una firma, deberá constar el número de ROAC de ésta y cuando lo haga un auditor individual será la de éste.

P: Qué diferencia hay entre seguimiento e inspección? . En qué momento se realizan ambos?.

R: El seguimiento, proceso que a diferencia del EQCR, es en frío¸ es decir a trabajo terminado, consiste en la verificación de que el sistema de control de calidad instaurado por el despacho o la firma, está correctamente diseñado y ha sido considerado en la ejecución de los encargos. Por lo tanto el seguimiento, también denominado monitoring o auditoría interna, contempla dos aspectos bien diferenciados, uno el examen del propio sistema de control y otro el relativo a la INSPECCIÓN de uno o varios encargos.
En cuanto al momento, en despachos de cierta dimensión, la revisión del sistema y de los registros de calidad, puede realizarse a lo largo del año y la inspección en otro momento. Por el contrario, en los despachos individuales y en firmas de pequeña dimensión lo normal es hacerlo en un sola fase, normalmente en el último trimestre, una vez terminados los trabajos y comunicados al ICAC (modelo 02 ó 03).

P: El socio que ha realizado el seguimiento del ejercicio anterior, puede firmar la auditoria del ejercicio siguiente (para el caso de rotación obligatoria)?.

R: Si un socio ha realizado el seguimiento y la inspección de un encargo que, por rotación obligatoria, le es asignado para el ejercicio siguiente, entiendo que no hay ningún problema para asumirlo. No tengo constancia que suponga ninguna incompatibilidad a este respecto.

P: Tenemos un ejemplo de papeles de trabajo muy antiguo. Se podría actualizar a los nuevos gesias y normativa?.

R: En mi opinión se debe hacer, sobre todo en lo que se refiere a los formularios que estén contemplados en el manual de calidad, y en concreto a los recogidos en el master 13 del Archivo General (AG). Respecto al resto de los papeles, si se encuentran debidamente cumplimentados y cumplen como evidencia del trabajo realizado, se podrían mantener y esperar al master 14, para adaptar totalmente los papeles a Gesia. Es una cuestión de criterio que el socio del encargo o del despacho ha de decidir en términos de mejora y aportación de mayor calidad del trabajo.

Muchas gracias por vuestra atención y quedo a la espera de volver a estar con vosotros en una nueva charla.
También recordaros que en mi blog tenéis a vuestra disposición diversos artículos relativos a control de calidad y al tema concreto de los seguimientos de los SGCC.

2 pensamientos en “FAQs: Cómo completar los papeles de trabajo para superar una inspección de control de calidad del ICAC

  1. Carlos

    Solo corregir un pequeño error ortográfico. En el texto propuesto de carta de encargo, en el segundo párrafo, cuarto renglón, cambiar poner por poder o quitar poner,

    Responder

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.