ForTiming – La gestión y control de tiempos en los despachos de auditoría

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Acabamos de lanzar una nueva herramienta para la gestión y control de tiempos en firmas y despachos de auditoría, ForTiming.

El jueves 21 de noviembre hemos tenido una charla online con varios clientes de Gesia donde hemos expuesto por qué creemos que, en esta época de cambios y crisis económica, es importante saber dónde estamos invirtiendo nuestras horas y las de nuestro equipo.

Ha habido muchísima participación y hemos recogido todas las preguntas en este post que espero leáis con interés.

Mientras tanto, puedes probar la aplicación haciendo clic en este enlace

P: Los informes que habéis presentado en csv ¿están implementados en la aplicación?

R: La exportación a CSV es un modo de exportad los datos en ‘bruto’ de modo que el usuario pueda hacer con ellos el análisis que quiera. El cuadro de mando que he mostrado es un ejemplo de lo que se puede hacer con los datos una vez trabajados mediante tablas dinámicas. He hablado con uno de los desarrolladores y me dice que podríamos hacer una plantilla en Excel donde se vuelquen los datos y automáticamente os actualice tablas y gráficos como los del ejemplo. Cuando tenga la plantilla os la envío.

P: Una vez que se han introducido datos en la aplicación, ¿se pueden modificar?

R: En este estadio de desarrollo no, es el mismo usuario el que tiene que realizar las correcciones oportunas en sus partes, pero se puede investigar una solución, de modo que, un administrador pueda entrar y modificar partes de un usuario. Interesante, Lo apunto y lo miramos.

[Editado el 15/09/14] Estamos desarrollando un módulo de supervisión para que las horas puedan ser supervisadas, editadas, validadas o rechazadas por personal responsable.

P: Entiendo que se podrán emitir informes comparativos de un ejercicio a otro, ¿es correcto?

R: Si. Actualmente es posible hacerlo mediante los datos en formato CSV: Ejemplo

En el futuro se puede implementar un informe predefinido.

P: ¿Las compilaciones de tiempos entiendo que son por proyecto? es decir independientemente de que estemos trabajando en dos años distintos, es decir varios calendarios.

R: Todos los datos están en una misma base de datos y son susceptibles de ser separados por el criterio que se escoja. De este modo se facilitan los comparativos (ver ejemplo anterior).

P: Si se trabaja en festivo, ¿se pueden imputar horas?

Si, la marca de festivo no evita que se pueden imputar horas ese día.

P: ¿Donde se puede indicar de que ejercicio es la auditoría?

R: Al introducir un presupuesto, se define el periodo de ámbito de ese presupuesto. Es ahí donde nosotros indicamos el año de la auditoría.

P: ¿Se podrían importar al programa los registros que tenemos hasta ahora en Excel para tener información histórica junto con la que se introduciría a partir de ahora en ForTiming?

R: Dependerá de la estructura de los datos del fichero Excel. Envíanos un ejemplo para que podamos evaluar una migración de los datos.

[Editado el 15/09/14] Existe una opción de importación de datos disponible para utilización del administrador.

P: Referente al tema de las auditorias por ejercicios, ¿se hace automáticamente? Según la fecha que pongas, la hora se pondrá automáticamente en un ejercicio u otro?

R: La hora se introduce en la fecha que elijas. Si en esa fecha hay abierto un presupuesto de un trabajo de auditoría, esa hora se medirá contra ese presupuesto.

P: ¿Os habéis planteado la posibilidad de crear algún informe donde se mostrase comparativa entre horas presupuestadas y reales por centro de coste?

R: Si, estará disponible en breve. [Editado el 15/09/14] Ya está disponible.

P: Una vez estructurado todo, por centros de coste, actividad, etc, que pasos hay que seguir para registrar las horas.

R: El usuario se logeará en la aplicación y apuntará las horas en la pantalla principal, indicando en centro de coste, la actividad y el número de horas en la casilla del día correspondiente.

P: Y a su vez, y respecto al tema de presupuestos, ¿se ha estudiado la posibilidad de crear un apartado de planificación en el cual de acuerdo al calendario introducido para la organización y a los presupuestos asignados a los centros de coste podamos ver la capacidad de la organización para afrontar todos los trabajos?

R: Queremos ir mas allá, añadiendo funcionalidades de gestión de proyectos y tareas. Dado un calendario, un centro de coste, un presupuesto y unos recursos, asignar un calendario y un plazo para las tareas, con avisos, etc. Pero será objeto de un módulo adicional.

P: ¿Hay vinculación entre el control de horas y los costes internos o lo tenéis previsto incluir?

R: En este momento se puede ver la rentabilidad de los trabajos desde la dimensión horaria. En breve incorporaremos la opción de poder introducir los costes internos y generales, así como el importe acordado para cada trabajo, de modo que sepamos si económicamente el trabajo es rentable o no.

[Editado el 15/09/14] Ya disponible.

P: ¿Que coste tendrá la aplicación?

R: Se puede consultar en: http://gesia.es/precios-de-fortiming

P: ¿Existe la posibilidad de que el responsable del trabajo o el socio puedan “dar el visto bueno” a la imputación de horas realizadas por el personal?

R: Está planteado como parte del proyecto de desarrollo, si se considera una característica útil, lo incluiremos.

[Editado el 15/09/14] Estamos desarrollando un módulo de supervisión para que las horas puedan ser supervisadas, editadas, validadas o rechazadas por personal responsable.

El contenido íntegro de la presentación se puede ver en:

 http://www.screencast.com/t/5Ggo4DZhh

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