5 razones para implantar el control de tiempos en tu Organización

control de tiempos con fortiming

Trabajando en el departamento de Sistemas de una firma de auditoría y consultoría, siempre dudo cuando me preguntan ¿para qué sirve disponer de un control de tiempos?. Es la típica pregunta que te plantean cuando se da por sentado que todos aquellos que prestan sus servicios profesionales y que nos aportan su tiempo y conocimientos, dan por hecho que es la práctica más común y reconocida.

Así que he reflexionado sobre cuáles son las razones que debo dar a mi equipo para convencerles de que llevar un control de las horas trabajadas es importante y por qué deben de seguir haciéndolo.

Tras varias sesiones de yoga y meditación, he conseguido dar con 5 razones que creo explican muy bien lo que hace que el registro de los partes de tiempo o time tracking sea una actividad necesaria para la gestión del negocio:

1- Tropiezo una vez, igual dos, pero no tres: Si un trabajo o proyecto se nos ha ido de las manos y hemos metido más horas de las necesarias, puede que nos vuelva a suceder. Sin embargo, si hemos registrado cuántas horas hemos incurrido y visualizamos en un gráfico la línea roja que indica que hemos superado el presupuesto estimado, es más probable que la experiencia se nos quede grabada y negociemos mejor el siguiente encargo.

2- Mejor planificación: Cuando tengo datos históricos, es mucho más sencillo planificar adecuadamente y ajustar con mayor precisión las fechas de entrega y los recursos necesarios.

3- Que el jefe sepa lo que está haciendo su equipo: Una de las quejas más habituales en los equipos de trabajo es que su responsable no sabe muy bien cual es la contribución de los miembros del equipo y, muchas veces, la percepción que tiene de su trabajo es a partir de hechos puntuales y anécdotas. Tener un registro de qué trabajo se está haciendo y cuánto tiempo está llevando, seguro que le ayuda a optimizar el trabajo de su equipo.

4- Las tareas “sencillas”: Existen actividades que están asociadas al cliché de “fáciles” o “cualquiera puede hacerlas”, como por ejemplo cuando se le pide a alguien que “imprima el informe”, tarea que, como todo el mundo sabe, es cuestión de 5 minutos. Lo que no se tiene en cuenta es que esta tarea implica la corrección ortográfica y gramatical de los textos, la comprobación del formato del documento, la validación de tablas vinculadas, evitar que el papel de alto gramaje se atasque, llevarlo a la firma, escanearlo, registrar su salida, etc. Contabilizar el tiempo que lleva esta actividad te llevará, sin duda, a acabar con el mito.

5- Autocontrol: Esta razón, igual no es aplicable para todos, pero a mí me funciona. En un entorno de trabajo como el actual, lo más difícil del día a día no es la redacción de informes, el cálculo de préstamos, la contabilización de operaciones complejas o incluso escribir una entrada como ésta en un blog. Lo realmente difícil es mantener la concentración en una sola tarea durante más de 30 minutos. Al estar sometidos a continuas interrupciones; avisos de mail, llamadas de móvil, hang-outs, mensajes de whatsapp, etc. tener que reportar diariamente en el parte de tiempos en qué actividades he estado empleando el horario laboral ayuda a centrarse y mantener un buen nivel de productividad y tener la sensación de que nos vamos a casa con el trabajo hecho.

fortiming.com

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