Archivo del Autor: David Uyarra

Acerca de David Uyarra

Responsable de formación y proyectos en audinfor.com

Las tablas dinámicas revolucionaron la auditoría hace dos décadas, ahora lo harán las herramientas BI

Foto: Marbella, Carlos Flores

Foto: Marbella, Carlos Flores

Corría el año 1995, Windows 95 era la gran novedad, con el start me up de los Stones sonando a todas horas. La suite de ofimática más utilizada era la de Microsoft que, con este nuevo sistema operativo hacía las delicias de mis compañeros auditores en Audinfor, la firma donde realice mis primeras prácticas… Ver artículo completo

Este jueves 23 de marzo impartimos una formación online en la que explicaremos el uso de PowerPivot y PowerQuery con ejemplos prácticos para auditores. Puedes apuntarte todavía para comprobar cómo están evolucionando las herramientas de análisis de datos y cómo pueden ayudarte a tratar la información de tus clientes.

Inscríbete

Mantén tu sistema de control de calidad actualizado

Eureka, sistema de calidad implantado

Que levante la mano el responsable de calidad de una firma de auditoría que, al terminar de implantar el sistema de control de calidad, no ha exclamado:

¡Eureka, por fin he terminado de implantarlo, ahora me podré dedicar a otra cosa!

Es natural, al fin y al cabo no es fácil conseguir el nivel de abstracción y, sobre todo, el espacio de tranquilidad necesario para pensar y poder concebir la actividad frenética de nuestro trabajo, como un conjunto de procedimientos y procesos entrelazados entre sí. Por no hablar de las migas de pan que tenemos que dejar por el camino para conseguir la dichosa trazabilidad en nuestros trabajos de auditoría. Sigue leyendo

Próximos cursos de Excel y la Inteligencia de Negocio

Excel BI

La inteligencia de negocios (BI) simplifica la búsqueda y análisis de la información, por lo que facilita la toma de decisiones a todos los niveles. Una organización es capaz de acceder más fácilmente, comprender, analizar, colaborar y actuar sobre la información, en cualquier momento y en cualquier lugar.

Esta definición de BI demuestra que las aplicaciones tradicionales de BI han evolucionado para incluir varias iniciativas para medir, gestionar y mejorar en el rendimiento de las personas, procesos, equipos y unidades de negocio. Por esta razón, Microsoft Excel ofrece herramientas de BI que puede dar a cada empleado acceso a los datos necesarios para tomar decisiones.

Excel está evolucionando y, como siempre, nos gustaría compartir nuestra experiencia contigo. Por eso hemos preparado un curso presencial que, organizado por el Colegio Vasco de Economistas y en colaboración con la empresa Igarle, especializada en soluciones de Business Inteligence, vamos a impartir en las siguientes fechas:

Bilbao 7 y 14 de noviembre
Donosti 8 y 15 de noviembre
Vitoria 9 y 16 de noviembre

Si te interesa, contacta con nosotros para acceder a condiciones especiales para clientes de Audinfor o de Igarle Sigue leyendo

Pasos para implantar un Sistema de Control de Calidad con audiQ

Implantar un sistema de control de calidad en nuestra firma es una tarea que no podemos retrasar. Debemos de afrontarla con decisión y altas dosis de optimismo porque nos ayudará a revisar y a racionalizar todos los procesos de nuestro negocio, dotándoles de una seguridad y una sistemática que hasta ahora no habíamos podido conseguir.

La implantación de un Sistema de Gestión y Control de Calidad es un proceso que puede hacerse con diferentes grados de compromiso. Se puede cumplir estrictamente con la norma, o se puede aprovechar para cambiar la filosofía de trabajo de la firma y construirla alrededor de la calidad, persiguiendo incluso el reconocimiento oficial por parte de un certificador externo reconocido.

En este artículo veremos qué pasos habría que dar para implantar el Sistema de Gestión y Control de Calidad en nuestra firma.

1. INFORMACIÓN

En este primer paso, intentaremos familiarizarnos con la normativa y la legislación vigente en materia de calidad. Es de lectura obligada la norma de control de calidad internacional publicada por el ICAC (España), también llamada NICC1 o ISQC1,

Una vez conocida la normativa, se recomienda encarecidamente la lectura detallada del modelo de Sistema de Gestión y Control de Calidad (SGCC) que creamos que más se puede adaptar a nuestra firma. Actualmente audiQ dispone de dos modelos; un modelo standard (SGCC) recomendado para firmas de dos socios o más y con personal contratado y, el modelo SGCC Despachos que está adaptado a pequeñas firmas y auditores individuales con poco o ningún personal contratado.

El manual que acompaña a la versión completa de audiQ es un modelo que necesita ser adaptado, por ello, lo primero que se recomienda es su lectura completa para identificar si los procedimientos que contiene, se ajustan o no a la realidad organizativa de nuestra firma.

NOTA: Una buena idea es imprimir TODO el manual de calidad en papel o en pdf para una revisión a fondo. Ver cómo

2. PLANIFICACIÓN

Involucrar al equipo

A corto plazo puede parecer más rápido trabajar solo, pero a largo plazo, si el equipo no se involucra, el sistema no se mantendrá.

Es importante contar con el apoyo de nuestros colaboradores con más experiencia y comunicarles lo importante del proceso de implantación de un SGCC en la firma y cómo dependerá de su grado de implicación en el proyecto.

Priorizar

No se recomienda hacer todo a la vez, mejor empezar por los procedimientos más fáciles y dejar lo más complicado para el final.

Una vez analizadas las políticas y procedimientos descritos en el SGCC de audiQ, deberíamos de ser capaces de separar los procedimientos en diferentes categorías:

A) Procedimientos que ya estoy llevando a cabo: Estos son aquellos procesos que ya llevo a cabo en mi firma, que vienen descritos en el Manual y que, con una ligera adaptación, puedo considerar como propios.

B) Procedimientos que sigo, pero no siempre: Es posible que seamos conscientes de la importancia de definir la sistemática por escrito de ciertos procesos, pero por falta de tiempo o recursos, no lo hacemos.

C) Procedimientos que no tengo pero que son obligatorios según la norma: Lo más habitual es que, procedimientos como el E)01/04 Revisión de control de calidad de los encargos EQCR o F)02 Seguimiento del sistema, no los tengamos ni escritos ni implantados, pero la norma es muy clara en ésto y los exige.

D) Procedimientos que, en este momento no tengo, pero me gustaría tener en el futuro: La norma de calidad establece unos requerimientos mínimos pero en nuestra firma nos puede interesar ampliar estos mínimos y mejorar ciertos aspectos de nuestra gestión o metodología de ejecución del trabajo.

Establecer un calendario de fechas

Debemos dar prioridad a la implantación de nuestro SGCC atendiendo a las categorías antes mencionadas. La implantación de aquellos procedimientos que YA estoy llevando a cabo, aportará un valioso punto de partida y nos dará confianza en las siguientes fases.

3. IMPLANTACIÓN

Implantar supone reescribir los procedimientos en audiQ para adaptarlos a la realidad de mi despacho, pero también supone reorganizar mi despacho para dar cumplimiento a ciertos procedimientos y políticas que están descritos en el modelo de SGCC de audiQ porque así lo establece la NICC.

Fase 1) Implantar los procedimientos que ya tenemos

En esta fase es necesario ser lo más realistas posible y verificar el cumplimiento de los procedimientos que hemos detectado que ya estamos siguiendo y verificar que existe EVIDENCIA de su cumplimiento en TODOS los casos.

Fase 2) Definir e implantar los procedimientos que sigo, pero no siempre.

Es posible que, según quien sea la persona o el equipo encargado de hacer una tarea, a veces se actúe de una forma y a veces de otra. Es necesario pararse a unificar criterios y redactar un procedimiento en el que se esté de acuerdo y tengamos garantías de que se va a seguir. Para esta fase nos vendrá muy bien la experiencia y conocimiento adquiridos en la anterior.

Fase 3) Definir e implantar los procedimientos que NO tengo pero que son OBLIGATORIOS según la norma.

En audiQ están definidos aquellos procedimientos que exige la NICC y, además, se puede consultar en qué procedimiento está recogido a través del documento A)00/02 Matriz de referencias (SGCC standard).

Fase 4) Procedimientos que, en este momento no tengo, pero me gustaría tener en el futuro.

Existe una regla no escrita en gestión de calidad en la que se dice que, si un procedimiento no está implantado todavía, no debe de estar en el SGCC. Si no podemos asegurar que se cumple, mejor no incorporarlo a nuestro manual de procedimientos o manual operativo hasta que así sea.

Si un procedimiento está como ‘Disponible’ en nuestro SGCC, cuando venga un revisor externo podrá reclamar que le mostremos evidencia de que se cumple.

4. FORMACIÓN

Todo el personal de la firma debe conocer el SGCC y estar al tanto de cuáles son sus responsabilidades. Por esta razón es importante que, dentro de la formación de acogida a nuevos empleados, se incluya formación acerca de nuestro sistema de gestión y control de calidad.

Del mismo modo, también es importante que, dentro de nuestro procedimiento de formación continuada (evidencia de esto es el documento Plan de Formación), se incluya formación de reciclaje sobre el SGCC a todo el personal.

5. SEGUIMIENTO

Al menos una vez al año, se debe verificar el SGCC mediante un proceso de auditoría interna denominado “Seguimiento”. Mediante esta auditoría interna se verifica que todos los procedimientos en vigor se están cumpliendo y que los trabajos de auditoría o encargos se realizan conforme a las políticas y procedimientos establecidos.

En esta fase, es importante que este seguimiento lo realice personal cualificado y autorizado que no esté involucrado en la realización de los encargos que se hayan seleccionado para su inspección.

Dependiendo del tamaño del despacho, es posible que debas contar con asesoramiento externo para realizar el Seguimiento del SGCC. Si eres cliente de audiQ y tienes mantenimiento contratado, consúltanos sin compromiso acerca de este servicio que prestamos a nuestra red de clientes.

6. REVISIÓN EXTERNA Y CERTIFICACIÓN

Las revisiones que está llevando a cabo el ICAC sobre la implantación de la NICC en los despachos van a continuar en el futuro y debemos estar preparados para una eventual visita del revisor de control de calidad.

Don’t panic

Si esto sucede, no hay que alarmarse es una oportunidad de poner a prueba nuestro sistema y será una verificación muy válida de, hasta qué punto hemos llegado en nuestro proyecto de implantación de la SGCC en nuestra firma. Según fuentes cercanas al ICAC y según varios clientes que ya han pasado por la revisión, sabemos que el 100% de los revisados salen con alguna observación o desviación. Esto es perfectamente normal y hasta deseable para poder mejorar nuestro sistema, ahora bien, no nos olvidemos de dar solución a estas observaciones o desviaciones ya que la siguiente vez que seamos revisados, estas cuestiones serán las primeras que se revisen.

El Sistema de Gestión y Control de Calidad está diseñado para cumplir los requerimientos de la Norma NICC1 y de la norma ISO9001, por tanto, el paso definitivo para la implantación del sistema en la organización frente a terceros, sería certificarse por una entidad certificadora oficial como SGS.

Actualmente Audinfor, firma de auditoría que distribuye audiQ, Gesia y otras herramientas de auditoría dispone de los certificados ISO9001:2008 y NICC1 desde el año 2012, siendo la primera firma de auditoría española en obtener el certificado NICC1 de control de calidad.

Cómo implantar el control de tiempos en tu negocio

Este viernes 22 de julio a las 10:00am impartiremos un seminario sobre cómo implantar un sistema de CONTROL DE TIEMPOS en tu negocio. Está dirigido a todos aquellos gestores que necesiten tener indicadores de la verdadera rentabilidad de las horas que dedica su equipo a los trabajos.

Con estos datos podremos responder a preguntas tales como ¿Qué trabajo es el menos rentable? ¿En qué actividad somos mas rápidos? ¿Qué tarea es la que mas nos cuesta terminar?

Haremos dos sesiones gratuitas de 1 hora de duración;

Una para España (viernes 22 de julio a las 10am hora de Madrid GMT+1) — Regístrate aquí

Y otra para nuestros compañeros de América Latina ((viernes 22 de julio a las 10am GMT-6  hora de México DF) — Regístrate aquí

Reporte de tiempos fortiming

​ForTiming.com control de tiempos ¿lo has probado ya?

Cómo abrir dos libros con el mismo nombre en Excel 2013

Dos excel con mismo nombre

Esta semana en un curso, un alumno me preguntó a ver cómo es que, antes se podían abrir dos libros con el mismo nombre en Excel y ahora, con la nueva versión 2013 ya no se puede.

En las versiones anteriores se podía lograr este truco abriendo el primer libro desde el explorador con doble click y, posteriormente, ejecutando Excel desde el menú programas. Una vez abierto el segundo excel (que se abría como una instancia independiente) buscábamos el otro fichero y, a pesar de tener el mismo nombre, se abría sin problemas.

Es cierto que no se podía trabajar con los dos ficheros entre sí, es decir, no se podía hacer una fórmula tipo BUSCARV entre los dos ficheros, pero si se podían trabajar de manera independiente incluso en pantallas diferentes.

Para lograr ese mismo efecto en la versión Excel 2013 deberemos hacer lo siguiente:

1- Abrimos el fichero “mismonombre.xlsx” normalmente.

2- Hacemos click con el botón derecho en el icono de Excel que ahora está en la barra de tareas.

3- Pulsamos la tecla ALT y hacemos click en la opción “Excel 2013” mientras mantenemos la tecla ALT pulsada (es importante no soltarla hasta que aparezca el siguiente mensaje:

nueva_instancia_excel

4- Elegimos SI y entonces se abrirá una nueva instancia de Excel. Desde el menú Archivo>Abrir buscamos el otro documente “mismonombre.xlsx” ¡y ya está!

Nuevas actualizaciones de las aplicaciones Gesia – marzo 2016

actualización software auditoría

Desde hace ya algún tiempo, las actualizaciones de las aplicaciones que componen la suite Gesia no solo se lanzan una vez al año, si no que se van publicando a medida que se corrigen errores o se encuentra una manera mas fácil de hacer las cosas.

La fuente de información más importante para nosotros son las llamadas, mails y comunicaciones en general de los usuarios, donde nos dan ideas o apuntan fallos concretos para que les busquemos una solución.

Gracias este feedback hemos podido compilar nuevas actualizaciones de las herramientas Gesia, ForSampling y audiQ:

14 DE MARZO DE 2016: GESIA VERSIÓN 3.0.14

  • Mejoras en la visualización de ventanas e iconos para optimizar el aspecto de Gesia a las diferentes versiones de Windows soportadas.
  • Corrección de un problema detectado en la visualización del árbol de referencias tras instalar la actualización de windows 8/10 kb30000850
  • Se elimina el menú importar datos de Gesia2000
  • Inclusión del umbral para incorrecciones irrelevantes (NIA 350) en los informes de importancia relativa.
  • Mejora de la detección de la impresora PDF en entornos de red.
  • Corrección de algunos errores en las licencias GLM-sin llave en entornos de red.
  • Mejora del funcionamiento de la previsualización de archivos vinculados de tipo PDF en las referencias.

14 de Marzo de 2016: FORSAMPLING VERSIÓN 1.5.24

  • Nuevo campo ‘observaciones’ en pruebas de tipo MUM en la pantalla de análisis de muestra. Es el mismo que existía antes, pero ahora se puede ver y editar con doble click junto a los datos de la muestra.
  • Solución de un error que borraba textos en algunas pruebas de selección de terceros de subtipo “otros”.
  • En el gestor de informes se puede elegir la fecha emisión de los listados.
    Corrección de un error que no permitía aumentar el tamaño de la ventana del generador de números aleatorios (menú herramientas).
  • Cambios en la configuración de la visualización de ventanas y formularios para optimizarlos a los nuevos métodos de escalado de pixels utilizados en Windows 8.1 y Windows 10.
  • Corregidos algunos problemas al importar determinados caracteres desde ficheros de Gesia.
  • Cambios en la ubicación algunos ficheros durante la instalación para adaptarse a las nuevas políticas de permisos de usuarios de Windows 8.1 y Windows 10.

14 DE MARZO DE 2016: audiQ 1.4.7

  • Mejoras en la visualización de ventanas e iconos para optimizar el aspecto de Gesia a las diferentes versiones de Windows soportadas.
  • Corrección de un problema detectado en la visualización del árbol de referencias tras instalar la actualización de windows 8/10 kb30000850.

Pulsa aquí para actualizar tu versión

Control de tiempos, mejora continua

La nueva versión de ForTiming incluye varias mejoras de usabilidad que hemos desarrollado a partir de las sugerencias de los usuarios, así que esperamos que sean de utilidad.

Adiós versión de prueba, hola cuenta gratuita

Hemos pensado que la mejor manera de ayudar a que las empresas consigan medir su rentabilidad es proporcionar una herramienta que no añada un coste adicional a su gestión. Con una limitación de hasta tres usuarios y 10 trabajos activos, la cuenta de prueba de ForTiming deja de tener una duración de 30 días y pasa a ser indefinida. Pensamos que puede servir de punto de partida para un 2016 donde medir la rentabilidad sea un objetivo prioritario.

Si ya tienes una cuenta abierta pero expiró el tiempo de prueba, intenta loguearte de nuevo, sino date de alta AQUÍ

cuenta basica fortiming

Año nuevo, calendario laboral nuevo

Hemos mejorado el proceso de creación de calendarios laborales, especialmente a partir del anterior. Pequeños detalles que harán más fácil esa tarea que hacemos todos los comienzos de año cuando queremos preparar el software para que todo el equipo pueda registrar sus partes de horas y facilitar el control de tiempos.

calendar fortimng

Edita centros de coste (o actividades) desde la pantalla de partes de tiempo

¿Nunca te ha pasado que veías un error ortográfico en un proyecto/centro de coste pero no tenías tiempo para acceder a él desde el menú de administración? Bueno, ahora no hay excusa, pulsa en la ‘lupa’ y edita el centro de coste en momento, añade usuarios o gestiona el presupuesto.

editar proyectos en fortiming

Ordenar los detalles del presupuesto

Ahora, pulsando en los nombres de los campos se puede ordenar las líneas del detalle de los presupuestos. La introducción de presupuestos en el control de horas es opcional pero aporta mucha información y permite ver el efecto de las desviaciones en nuestras desviaciones iniciales, tanto a nivel de horas como a nivel de costes. Parece increíble pero hasta ahora no se podía hacer…

Nuevo look de la pantalla de configuración del usuario

Nos parecía que la pantalla donde el usuario define sus preferencias (recordatorio de partes de horas, idioma, cambio de clave, etc. necesitaba un retoque de estilo, además teníamos que hacer sitio para futuras opciones…

configuracion control de tiempos

Los informes, ahora más accesibles

Desde el botón de informes accede a tus informes de time tracking, ya seas usuario normal o administrador. Cambia de vista con un solo toque. ¿Sabías además que los informes se pueden programar para que lleguen todos los días a tu email? ¿Y que se pueden exportar a una plantilla Excel llena de cuadros de mando hechos con tablas dinámicas?

informes control de tiempos

 

La versión se actualizará automáticamente y si aún no dispones de una cuenta, puedes darte de alta aquí (la cuenta es gratuita y solo se pide un email y un nombre de empresa).

Actualización Gesia 3.0.11 Renumerar ajustes y otros

No queríamos terminar el año sin lanzar una nueva versión de Gesia con algunas características sugeridas por nuestros usuarios y que esperamos sean de utilidad.

Renumerar ajustes

Uno de los cambios recientemente introducidos en Gesia ha sido la posibilidad de trasladar a las auditorías recurrentes los ajustes del ejercicio anterior. Estos ajustes se trasladan en la nueva auditoría con saldo 0 y con el mismo número de ajuste. En muchos casos, varios de estos ajustes no se utilizarán y serán eliminados, por lo que quedaban ‘huecos’ en las numeraciones.

Asimismo, estos ‘huecos’ podían darse en aquellos casos en los que se incorporaban ajustes que luego eran posteriormente descartados. Numerando de nuevo los ajustes, este problema queda resuelto.

Con la nueva funcionalidad, se pueden numerar los ajustes como se desee:

numerar ajustes ejemplo

Aviso de apertura de un fichero por otros usuarios

Los ficheros de auditoría creados por Gesia pueden ser abiertos por varias personas del equipo al mismo tiempo. Los cambios se graban simultaneamente y no existen conflictos salvo en los siguientes casos:

  • Mas de un usuario está editando una misma referencia.
  • El fichero está alojado en una carpeta compartida mediante un sistema de sincronización (ej. Dropbox, Gdrive).

Para evitar problemas en estos casos, cuando Gesia detecte que el archivo ha sido abierto por otro usuario, mostrará el siguiente mensaje:

Gesia archivo abierto

Nuevo menú de opciones de usuario

Para hacer más sencillo e intutivo el uso de las diferentes opciones de configuración de Gesia, hemos rediseñado el modo en que se activan o desactivan las distintas opciones del menú utilidades:

menú utilidades Gesia

 

Estos cambios están ya disponibles en la nueva versión, además de la correcciones de errores y mejoras de rendimiento habituales.

Actualizar

Gesia 3.0 Novedades

A finales del mes de octubre está previsto el lanzamiento de la próxima actualización del software de gestión de auditoría, Gesia, a su versión 3.0. Además de las habituales correcciones de errores y la actualización de la aplicación para su uso en el sistema operativo Windows10, se ha creado un nuevo tipo de licencia de activación online (GLM) que evita la necesidad de utilizar una llave USB como licencia.

Estas son algunas de las novedades de la nueva versión:

Máster 15

Los principales cambios tuvieron lugar en el Máster 14 como consecuencia de la implantación de las NIA-ES, razón por la cual en la versión 15, las modificaciones serán mínimas y se referirán a correcciones de errores y a cambios habidos en el ejercicio por resoluciones del ICAC.

Se revisará y ampliará la batería de riesgos de incorrección material y se modificarán determinadas referencias como consecuencia de los cambios en Gesia como es el caso del módulo de IR, descrito a continuación.

No se han incorporado en el Máster los nuevos requerimientos de la Ley 22/2015, de 20 de julio de Auditoría de Cuentas al no ser de aplicación hasta el 17 de junio de 2016.

 

Módulo de Riesgos

El módulo de riesgos contará con la posibilidad de importar riesgos desde un fichero Máster en el que hemos incorporado más de 60 ejemplos de riesgos diferentes con sus descripciones, valoración, áreas a las que afecta, procedimientos de auditoría recomendados, etc.

deteccion de riesgos de auditoria

Evidentemente, es el auditor el que debe evaluar los riesgos de acuerdo con su juicio profesional y esta guía de riesgos solo debe de ser orientativa.

Sigue leyendo