Archivo de la categoría: ForTiming gestión de tiempos

Entradas destinadas a los usuarios de la aplicación ForTiming y a todos aquellos interesados en la gestión y control de tiempos de trabajo y time tracking como factor de medición de la rentabilidad de los trabajos y proyectos desarrollados por una organización.

ForTiming: nuevas funcionalidades septiembre 2021

Este mes hemos introducido una importante mejora que hará que la figura del Responsable cobre mayor relevancia dentro de la Organización. Hemos seguido avanzando con las funcionalidades de la versión web para equipararla un poco más a la versión de escritorio y hemos mejorado el rendimiento y estabilidad de la aplicación.

Responsables con mas “Power”

Hasta ahora, los responsables podían ser responsables de centros de coste y tenían visibilidad de las horas que los usuarios asignadas a esos trabajos habían registrado en ellos. Ahora hemos añadido la posibilidad de que un Responsable pueda serlo también sobre un Departamento completo.

Esto significa que podrán: Sigue leyendo

Autorización de ausencias (vacaciones) en ForTiming

Ya es posible gestionar las vacaciones de nuestro equipo en ForTiming. El nuevo comportamiento del módulo de ausencias permite que un responsable de Departamento verifique y autorice las vacaciones de su equipo.

Una de las funcionalidades que se han incluido es la posibilidad de ver, de un solo vistazo, las vacaciones de todo el equipo, de modo que, el responsable puede detectar si existen días en el calendario donde todo el equipo coincide de vacaciones o se deja a la organización sin recursos, etc. Ahora, los responsables de equipos tienen una mayor visibilidad de las ausencias.

Nota: Si en la Organización utilizas otro sistema de gestión de vacaciones, no es necesario que actives esta función y todo funcionará como hasta ahora.

¿Cómo se pone en marcha?

Paso 1 – Cambiar la configuración de la ausencia Vacaciones

Lo primero que deberemos hacer es establecer las vacaciones como un tipo de ausencia supervisado. Para ello, un usuario administrador con permisos de Gestión de ausencias, debe acceder a: Administrar>Organización>Ausencias>Tipos de Ausencias (botón de arriba a la derecha) y acceder al siguiente menú:

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ForTiming: nuevas funcionalidades abril 2021

En esta ocasión hemos introducido numerosas mejoras que facilitarán la tarea a los administradores de la aplicación, ya que además de poder importar centros de coste, actividades y clientes, también podrán importar partes de tiempos de cualquier usuario. Siempre a través de sencillas plantillas en CSV.

También hemos incluido una nueva manera de agrupar las actividades y tareas de los usuarios, de modo vean únicamente aquellas que son relevantes para el centro de coste o proyecto para el que están trabajando. Lo hemos llamado Grupos de Actividades.

Se han incorporado elementos nuevos para facilitar la organización de los Centros de Coste, tales como fecha de apertura, posibilidad de ordenar la lista de proyectos o incluso exportarla a CSV desde la propia venta de administración.

Dentro de las opciones de bloqueo de partes de tiempo, hemos añadido la posibilidad de que los usuarios no puedan introducir sus horas una vez finalizado el mes o unos días después del último día del mes. Esta posibilidad se suma a las ya existentes de bloqueo a una fecha fija, bloqueo tras un número determinado de días, o bloqueo semanal.

Y cómo siempre, hemos aprovechado para mejorar el rendimiento y la velocidad de carga de los datos, así como para arreglar algunos errores.

Espero que disfrutes de la actualización y nos envíes tus comentarios o sugerencias. Sigue leyendo

Actualización ForTiming: Importar datos desde CSV y nuevo menú desplegable

Este mes hemos implementado nuevas funcionalidades que mejorarán la experiencia de entrada de datos de los usuarios y agilizarán la labor de los administradores de la aplicación.

Nuevo método de entrada de datos para los usuarios del cliente de Windows

Hasta ahora, cuando queríamos buscar un centro de coste o actividad, era necesario escribir los primeros caracteres del elemento buscado para que aparecieran en el menú desplegable. Ahora, el comportamiento es el mismo que en la versión web, simplemente escribe una palabra contenida en el centro de coste y se mostrarán para ser seleccionados, todos los centros de coste que contengan esa palabra. Y con la selección de las actividades y los clientes pasa lo mismo.

Importar Centros de Coste, Actividades y Clientes

Una de las características mas solicitadas por nuestros clientes ha sido la posibilidad de cargar en bloque los centros de coste /trabajos en la aplicación. En esta actualización hemos incluido esta posibilidad, tanto para los Centros de Coste, como para las Actividades y los Clientes. Se puede hacer desde un archivo CSV o directamente copiando y pegando. Para que no te equivoques, hemos puesto a tu disposición una plantilla.

Nota: Recuerda que si quieres importar centros de coste asignándolos directamente a Clientes, deberás incorporar esos clientes primero.

Nuevo sistema de selección de Centros de Coste, Personal y Cliente en los informes

Antes, para seleccionar sobre qué Centro de Coste o Usuario queríamos lanzar un informe debíamos desplazarnos por la lista hasta encontrarlo, ahora solo tenemos que escribir algunos caracteres y se filtrarán todos los elementos coincidentes.

ForTiming es un servicio de control de tiempos, registro de jornada y notas de gastos. Accede a una cuenta gratuita desde aquí

El módulo de Informes ya está disponible para usuarios de la aplicación Web (PC/Mac/Linux)

Informes ForTiming para WebApp

Dentro de nuestro compromiso para maximizar la compatibilidad de ForTiming en todos los dispositivos, hemos portado el módulo de Informes a la versión Web, de modo que, aquellos usuarios que usen ForTiming en su versión de navegador (Chrome, Edge, Firefox, etc.) puedan tener la misma experiencia que los usuarios que usen la app de Windows.

Es posible que aún no estén disponibles el 100% de los informes, pero lo estarán en las próximas semanas.

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Cómo cambiar el año del calendario en ForTiming

Recientemente, hemos hecho una actualización para facilitar el cambio de los calendarios en ForTiming. El proceso es muy sencillo y reduce mucho el tiempo dedicado a esta tarea.

¿Por qué es importante tener los calendarios actualizados?

Varios procesos dentro del servicio de ForTiming se apoyan en el calendario. Uno de ellos es el registro de jornada diaria de trabajo ya que, calcula el número de horas laborables teóricas del día en base al calendario que hayamos introducido.

También es importante para que los usuarios sepan cuando un día es festivo o laborable. Además, algunos informes de la aplicación dependen del calendario para su correcto funcionamiento.

Proceso para cambiar el calendario

  1. Accedemos al menú “Administrar”

Dentro del menú de administración, deberemos acceder a Organización>Calendario. Es importante que tengamos el perfil de administrador y que además tengamos habilitado el permiso de administrador para poder realizar cambios en el calendario.

2. Elegimos uno de los calendarios del año actual y pulsamos en el botón “Duplicar”.

El modo mas sencillo de crear un calendario del año siguiente es a partir de uno existente. Nos aparecerá entonces la siguiente pantalla:

Duplicar calendario

3. Menú de duplicación de calendario.

Elegimos el año del calendario, revisamos el nombre y, si queremos conservar las asignaciones existentes, dejamos el selector pulsado. También podemos elegir copiar los días festivos de un calendario existente.

Tip: Si tenemos varios calendarios, un truco sería duplicar primero uno de los calendarios, asignarle el año siguiente, ajustar los días festivos correctamente, y luego usarlo como modelo de festivos cuando dupliquemos los siguientes.

4. Pulsamos aceptar y ya tenemos nuevo calendario.

Actualización Fortiming octubre 2020

Actividad equipo

Nuevo panel de Actividad del Equipo

En esta actualización hemos incorporado el panel de Actividad del Equipo, donde podremos ver qué personas están trabajando en estos momentos. Este panel está disponible para todos los usuarios que dispongan del módulo de registro de jornada y cuyos trabajadores estén usando el tipo de fichaje presencial.

Utilizando la información de los registros de fichaje, se muestra en color verde los usuarios que hayan registrado su entrada. Si aún no lo han comenzado su jornada laboral, o han salido para hacer una pausa, entonces aparecerán en color gris.

Hemos colocado un tooltip que proporciona la siguiente información sobre cada usuario:

Información registro de jornada

  • Presente: Muestra el último registro de entrada.
  • Ubicación: Desde dónde se ha fichado.
  • Trabajando en: Si hoy ha registrado alguna entrada en los partes de tiempos, mostrará el último centro de coste o proyecto en el que haya trabajado.

¿Quién puede ver esta información?

  • Para poder ver este panel, se deben cumplir estas condiciones:
  • El módulo de registro de jornada está activado.
  • Existe, al menos, un grupo de fichaje de modalidad presencial
  • La opción de “Mostrar estado al equipo” de ese grupo de fichaje debe tener los valores “Siempre”, “Solo al grupo” o “Solo administradores”.

Opciones grupo de registro

Nueva versión del cuadro de mando Excel

 

Hemos mejorado la hoja de cálculo de Excel donde se muestra la actividad de los partes de tiempo mediante un cuadro de mando interactivo, añadiendo la funcionalidad de la gestión de ausencias, de modo que se muestren correctamente.

Hasta ahora, las horas de inactividad se mostraban en los diferentes cuadros y no se excluían para el cálculo de la cargabilidad y  ni tampoco para las horas totales registradas. Hemos añadido un filtro para que esas horas solo se tengan en cuenta en el cuadro de “Inactividad”.

Además, independientemente de que se use la gestión de ausencias o se use un centro de coste específico, combinado con una actividad marcada como “inactividad”, ahora el cuadro que muestra las horas de absentismo las reflejará correctamente.Cuadro de mando y las ausencias

Adicionalmente, hemos aprovechado para realizar mejoras de rendimiento y corrección de algunos errores.

ForTiming es un servicio de control de tiempos, registro de jornada y notas de gastos. Accede a una cuenta gratuita desde aquí

Fortiming te ayuda a completar el modelo 03 del ICAC (y el 02)

Una de las tareas administrativas en la que las que las firmas de #auditoría invertimos más tiempo, es en el momento de cumplimentar el modelo 03 y 02 de información al ICAC.

Además de toda la información relativa a los contratos de auditoría, qué personal ha participado en en los encargos, etc. Debemos también reportar cuántas horas se han invertido en la realización de los trabajos de auditoría, así como, en otros trabajos realizados para estos mismos clientes.

Aunque la información que se solicita en el modelo 03 es muy detallada y, aún queda mucho camino por recorrer para poder automatizar completamente su cumplimentación, ForTiming te puede ahorrar muchas horas y quebraderos de cabeza.

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Ahora estamos teletrabajando, ¿cómo registro mi horario y mis horas?

Teletrabajo y registro horario

Desde que se inició la alarma sanitaria hasta que ha llegado la mal llamada “nueva normalidad”, la vida laboral y la vida familiar se han confundido en muchos casos y, si antes hablábamos del síndrome post-vacacional, ahora éste se mezcla con una tremenda incertidumbre y con diferentes estrategias por parte de las empresas: Unas siguen manteniendo a sus trabajadores en casa, otras asegurando un retorno seguro de los empleados a la oficina, y otras en algún punto intermedio.

En mayo del 2019 se hizo obligatorio fichar en el trabajo y el legislador apenas pasó de puntillas por el caso, entonces muy minoritario, de los tele-trabajadores. Este Real Decreto sobre el Registro Horario tenía como objetivo evitar que las empresas realizaran horas extraordinarias no retribuidas. Ahora se da la paradoja de que la situación se ha invertido y resulta que muchos de nosotros debemos de trabajar – y fichar – desde casa; todos los días o alguno de los días.

Además, el hecho de trabajar desde casa, dificulta la desconexión digital, el derecho al descanso y a la conciliación laboral. De hecho, existe un anteproyecto Ley del Teletrabajo que pretende incorporar todos estos aspectos en el ámbito legislativo.

Entonces ¿Cómo se debe de realizar el control horario durante el teletrabajo?

En general, las mismas obligaciones de registro de la jornada que existían en el ámbito del trabajo en oficina se siguen aplicando en el caso del teletrabajo.

Registro del inicio y fin de la jornada, así como de las pausas: Al comenzar la jornada deberemos indicar esa hora de inicio y, cuando terminemos de trabajar, esa hora deberá quedar registrada para poder saber cuál ha sido nuestra jornada efectiva de trabajo. Lógicamente, cuando paramos para descansar, tomar el café, comer, “fumar el cigarro”, etc. Esas pausas deberían de quedar también recogidas en ese registro horario.

Las horas extras deben estar autorizadas por una persona responsable: Son horas extraordinarias todas aquellas que superen la jornada ordinaria de trabajo efectivo establecida para el trabajador, ya sea la legal, la estipulada por el convenio o en el contrato. El límite de horas extras que puede realizar un empleado a tiempo completo es de 80 horas (o menos si el convenio así lo indica), límite que no se tendrá en cuenta si en los siguientes cuatro meses se compensa con tiempo de descanso equivalente.

Las horas extraordinarias pueden ser compensadas, según lo que establezca el convenio colectivo o contrato individual, mediante una cuantía económica o con tiempo de descanso.
Si se pagan, las horas extras deben ser compensadas como mínimo a un precio igual a la retribución ordinaria que percibe el trabajador en sus horas ordinarias. Además, en cuanto a la Seguridad Social se refiere, su importe se computará en la base de cotización por contingencias profesionales y tendrá una cotización adicional del 28,3%.

Si se compensa por tiempo de descanso, esta compensación debe hacerse mediante un descanso retribuido equivalente en los cuatro meses siguientes a la realización de las horas extras, aunque el convenio podría establecer otra fecha límite e incluso incrementar las horas de descanso a compensar.

Implantación de un sistema de control de los trabajos y registro de jornada

Si antes de la crisis sanitaria era muy recomendable disponer de un sistema profesional para el control de las horas invertidas en los trabajos por parte de nuestro equipo. Ahora lo es más todavía. La Dirección necesita conocer lo que está haciendo su equipo. En qué actividades y en qué clientes está dedicando las horas trabajadas, tanto desde casa, como desde la oficina. Además, como se ha mencionado, existe una Ley que obliga al empresario a registrar el tiempo efectivo de jornada. Por tanto, es necesario unir la obligación con la necesidad de información de negocio.

En este caso nos encontramos con dos sistemas alternativos con sus pros y sus contras; por un lado, existen los sistemas manuales y, por otro, las aplicaciones informáticas especializadas:

Sistemas de control horario manuales

El registro manual que, como su nombre implica, lo realiza el usuario indicando manualmente la hora de entrada y la de salida en un registro digital equivalente a la hoja de papel que nos recomendaba el asesor laboral. Estos registros pueden estar en Excel o en cualquier aplicación, y utilizar los sistemas de sincronización, o de acceso remoto que ya usemos en la Organización.

Normalmente, estos sistemas suelen dar algunos problemas debido a que, al no estar basados en una base de datos única, suele ser necesario consolidar la información en un solo sitio que, muchas veces es una hoja excel, y puede llevar cierto tiempo y trabajo manual.

Cuidado: Al ser más cómodo que el fichaje, que obliga al trabajador a estar atento y fichar en cada entrada y salida, en el registro manual, el trabajador podría no validarlo diariamente y esto puede suponer un riesgo por incumplimiento para la firma, si ésta no lo supervisa adecuadamente.

Software de control de horas y registro de jornada

Con un sistema de este tipo, los usuarios pueden:

  • Fichar al entrar, al salir, en las pausas, etc. estén donde estén mediante su teléfono móvil, tablet u ordenador, bien sea en la oficina, o desde casa.
  • Indicar su geolocalización.
  • Imputar las horas en los trabajos, indicando la actividad concreta.
  • Gestionar sus permisos y bajas.

Estos sistemas deben de permitir a la Dirección conocer:

  • Las horas de jornada efectiva de sus empleados.
  • Las horas extras acumuladas.
  • El grado de avance de los trabajos o proyectos en tiempo real.
  • La desviación de los presupuestos de los trabajos.
  • Quién está en la oficina o en su casa.
  • Ratio de horas facturables sobre horas no facturables.
  • Generar cuadros de mando para conocer la rentabilidad de las horas de trabajo.

Conclusión

En definitiva, aunque la normativa laboral busque una fiscalización de las horas de trabajo para garantizar el cumplimiento de los derechos laborales de los empleados, para las empresas, supone una oportunidad de ir un poco más allá,y conocer finalmente, el número de horas que se tarda en llevar a cabo los trabajos y proyectos que facturan a sus clientes.

ForTiming es un servicio de control de tiempos, registro de jornada y notas de gastos. Accede a una cuenta gratuita desde aquí

ForTiming (actualización Julio 2020)

Este mes tenemos varias novedades en el servicio de control de tiempos ForTIming, especialmente en la sección de informes. A continuación te explicamos en qué consisten:

Se ha actualizado el campo Tarifa en el cuadro de mando de Excel

 El informe que habitualmente obtenemos desde: Exportación de partes de tiempo

Ahora incorpora un cambio en el campo Tarifa que permitirá añadirlo al cuadro de mando y poder saber, además del número de horas incurridas por cada Centro de Coste, el precio de cada una de las horas en base a la tarifa que tengamos registrada en el campo Tarifa de cada trabajador o perfil organizativo.

Este campo está disponible en el cuadro de mando Cuadro-de-mando-ForTiming.xlsb y se puede incorporar a cualquier tabla dinámica existente o crear una tabla dinámica nueva que lo incorpore.

Actualización de los informes de Presupuestos para incluir el detalle de los gastos de viaje (o de otro tipo).

Hasta ahora, los informes que mostraban los importes presupuestados vs. los importes reales, solo reflejaban el gasto realizado en términos de horas-persona. No existía un informe que combinara los gastos de viaje (repercutibles al cliente y no repercutibles al cliente) por lo que hemos incorporado estas dimensiones en los siguientes informes:

  • Desviación Presupuesto Detalle
  • Detalle de Horas de Presupuesto
Se ha corregido un problema que ocurría cuando el equipo perdía la conexión a internet

En determinadas circunstancias; el equipo entraba en suspensión, se cortaba el acceso a internet, se cerraba la conexión VPN, etc. el servicio ForTiming mostraba mensajes de errores de conexión. Con la nueva versión estos mensajes dejarán de aparecer.

Mejoras en los informes de Registro de Jornada

Algunos clientes del módulo de registro de jornada nos indicaron que les resultaba complicado saber qué registros de jornada estaban pendientes, o si había alguno incompleto. Por esta razón hemos incorporado un filtro nuevo en los informes para que los administradores puedan conocer el estado actual de los registros de jornada y para que cada usuario pueda revisar si tiene registros pendientes o erróneos en cualquier momento.

Además, en el Informe de Registro de Jornada, hemos incorporado una leyenda que ayudará a entender el estado de cada uno de los registros:

IDEA: Prueba a añadir este informe a tus informes programados con el botón (+) Programar informe.

 También se ha modificado el cuadro de mando de registro de jornada añadiendo segmentadores para ver únicamente los registros de jornada que queramos. Estos segmentadores son los siguientes:

  • INCOMPLETO_O_CON_ERROR: Por ejemplo, hemos registrado la entrada pero la salida.
  • NO_VALIDADO_POR_USUARIO: Por alguna razón, el usuario no ha dado al botón de Validar o ha activado el check correspondiente.
  • SIN_REGISTRO: No hay registro ese día.
  • VALIDADO_POR_SUPERVISOR: El registro existe, ha sido validado por el trabajador y también por el supervisor,
  • VALIDADO_POR_USUARIO: El registro existe, ha sido validado por el trabajador pero no por el supervisor.

Además, se ha incorporado una nueva sección para consultar el detalle de los registros. Muy útil para comprobar esos fichajes incompletos…