Compilar la documentación de auditoría

Según la NIA-ES 230 A22 (Documentación de auditoría):

“La finalización de la compilación del archivo final de auditoría después de la fecha del informe de auditoría es un proceso administrativo que no implica la aplicación de nuevos procedimientos de auditoría o la obtención de nuevas conclusiones”.

El proceso de compilación no sólo supone cerrar la documentación acreditativa del trabajo realizado, de las conclusiones obtenidas y del contenido de su informe, sino que ha de garantizar que “la documentación compilada tenga restringido su acceso a fin de asegurar su integridad, custodia y confidencialidad”.

Para ayudarle a realizar este proceso, Gesia dispone de una funcionalidad diseñada precisamente para este propósito y que se puede encontrar en el menú Archivo.

Lo primero que se nos va a solicitar, es que indiquemos la fecha de emisión del informe. Si no lo hemos indicado ya en el apartado de auditoría de Datos Generales, nos lo pedirá a continuación.

Comprobaciones

Una vez introducido este dato, se nos mostrará una pantalla con varias secciones, como se puede ver en la siguiente imagen:

1) Fecha de emisión del informe: Se trata de un campo obligatorio en el que indicaremos la fecha del informe de auditoría.

2) Estado final de la auditoría: Comprobaciones finales del estado de los papeles de trabajo que constituyen la evidencia del trabajo realizado. Se trata de comprobaciones que antes, el usuario debía realizar a través de los informes de la aplicación, pero que ahora, aparecen automáticamente a la izquierda (icono del pergamino) en el caso de que alguna comprobación no sea correcta. Al pulsar en el icono se mostrará el informe correspondiente a la comprobación.

Estas comprobaciones son informativas y, en ningún caso, el programa impedirá la compilación del trabajo. Es el responsable del encargo el que decidirá si continúa con el proceso de compilación o no.

  • Referencias realizadas o verificadas con fecha anterior al informe de auditoría: Si existe algún papel de trabajo con fecha posterior a la fecha de emisión del informe, se mostrará una X.
  • Grado de avance de auditoría 100%: Si alguna de las referencias no se encuentra realizada y verificada, aparecerá una X.
  • Datos completados en Realizado y Verificado: Si alguno de los campos de los papeles de trabajo, tales como fecha, persona que Realiza o persona que Verifica el documento, no está rellenado, aparecerá una X.
  • Vinculación de archivos correcta: La documentación realizada con otras aplicaciones (Word, Excel, PDF, etc.) y vinculada a Gesia se comprobará y, si el vínculo no está funcionando correctamente, se marcará con una X.
  • IR y CIRET validada en todas sus fases: Es importante que la cifra de importancia relativa esté validada por el auditor antes de cerrar el fichero.
  • Todas las cuentas con saldo, asignadas a cédula principal: No puede quedar ninguna cuenta con saldo sin asignar a alguna referencia. En caso contrario aparecerá una X.
  • Referencias auxiliares con fecha anterior a su principal: Como metodología, la cédula principal siempre se cerrará, con sus conclusiones y anotaciones, después de haber analizado, si existen, las referencias auxiliares que la componen.

3) Fecha de compilación: Esta fecha es la del día de hoy, obtenida desde la fecha del sistema operativo y no se puede alterar. 60 días hábiles desde la fecha de emisión del informe.

4) Encargo firmado por: En este apartado se elige el auditor firmante del encargo de entre las personas que componen el equipo de auditoría.

5) Clave: Opcionalmente, se puede añadir una capa de seguridad al fichero mediante la incorporación de una clave de seguridad. Warning! Se recomienda tener esta contraseña conservada adecuadamente ya que si no se dispone de ella, no se podrá abrir el fichero en el futuro.

6) Observaciones: Cualquier comentario que consideremos relevante con respecto a la compilación del encargo.

Selección de ficheros

La siguiente pantalla nos permitirá elegir qué archivos queremos incorporar al fichero compilado, sólo tenemos que marcar o desmarcar las casillas para incorporar cada elemento o carpeta. Es importante señalar, que sólo se podrán incorporar aquellos elementos que estén contenidos en el mismo directorio del fichero Gesia y en los directorios por debajo de éste.

A continuación seleccionaremos una carpeta de destino para el fichero compilado y, tras unos segundos, o minutos según el tamaño de los archivos, dispondremos de los siguientes elementos:

Un certificado: Este certificado contiene la declaración del socio firmante del encargo en la que declara que:

“Se ha revisado la documentación de conformidad a los procedimientos de control de calidad establecidos por la firma y se han llevado a cabo los pasos previstos, previos a su compilación.

He verificado su adecuación e integridad, de forma que todos los documentos e información referidos al trabajo de auditoría se encuentran correctamente archivados en su respectivo soporte, papel o informático.

Las evidencias obtenidas que constan en la documentación de auditoría han sido el resultado de las pruebas realizadas y constituyen la base sobre la que se ha fundamentado el informe de auditoría emitido.

Se ha procedido a su compilación el día 23/05/18. A partir de dicha fecha se aplicarán los procedimientos establecidos por la firma para garantizar el acceso, conservación, confidencialidad e integridad de la documentación compilada, de forma que su contenido, con independencia del soporte en el que se conserve, no pueda ser modificado salvo en circunstancias excepcionales que requerirán de autorización previa de la Dirección y de su justificación escrita.”

Este documento se podrá guardar dentro de la carpeta de control de calidad de la firma para que quede constancia de que se ha llevado a cabo el procedimiento de compilación de la documentación, de acuerdo con el sistema de control de calidad en vigor.

Un fichero de compilación: Todos los papeles de trabajo de nuestro encargo de auditoría se habrán almacenado en un solo fichero, y deberemos guardar dicho fichero en un lugar adecuado, así como realizar las copias de seguridad necesaria, según el procedimiento de seguridad indicado en nuestro manual de calidad.

“La compilación supone la creación de un archivo único conteniendo TODA la documentación correspondiente al encargo terminado.”

Apertura del fichero compilado

“En ningún caso podrá modificarse el archivo como consecuencia de revisión interna o externa del trabajo de auditoría realizadas con posterioridad a la fecha del informe de auditoría”.

El contenido del archivo compilado no puede alterarse. Si se quiere revisar el contenido del mismo, por ejemplo para la realización de un seguimiento de control de calidad, el único modo es crear una copia del contenido.

Al hacer doble click en el fichero, aparecerá una pantalla con la información básica del mismo, y donde deberemos introducir la clave (si hemos usado una en la creación del fichero), entonces podremos pulsar en el botón “Crear una copia” y, tras elegir una carpeta en el explorador de archivos, todos documentos contenidos en el fichero compilado se copiarán en ella.

Importante: Si se modifica la información de la copia del trabajo y se vuelve a compilar, la fecha de compilación será la del día en la que se realice este proceso y, es importante recordar que disponemos según normativa, de 60 días para hacerlo contando desde que se emitió el informe de auditoría.

Huella digital / identificación inequívoca

Mediante este sistema, el ente regulador (ICAC) quiere asegurarse de que los papeles de trabajo de una auditoría pueden ser alterados una vez que han sido compilados.

Por el momento no se conocen cuales van a ser las especificaciones concretas de la denominada huella digital o método para la identificación inequívoca del fichero, pero en el momento en que se conozcan, se implementarán en la aplicación Gesia como complemento a la funcionalidad de compilación.

Referencias y documentación

El nuevo concepto de documentación de auditoría en el reglamento que viene (ii) – Esteban Publicada 20 mayo, 2018
El nuevo concepto de documentación de auditoría en el reglamento que viene (i) – Esteban Publicada 18 abril, 2018
El proceso de compilación de la documentación de auditoría (1/2) – Esteban Publicada 4 julio, 2017
El proceso de compilación de la documentación de auditoría (2/2) – Esteban Publicada 9 julio, 2017

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