Gastos de viaje, Excel y justificantes varios

notas de gastos y control de tiempos fortiming

Todos aquellos que viajamos para desarrollar nuestro trabajo conocemos el ritual de la nota de gastos cuando finalizamos nuestra excursión. A nuestro regreso, todos tenemos en la cabeza la imagen de esa cartera abultada, no con efectivo, que sería lo deseable, si no con un incontenible fajo de tickets, facturas y variado papel térmico que han invadido el espacio de nuestro billetero, sustituyendo al dinero contante y sonante.

También es común sentir el aguijoneo de la culpa mientras retrasamos la inevitable labor de liquidar las notas de gastos y entregarlas en administración, cosa que, por otro lado, nos vendrá bien si hemos tenido que poner cash o crédito de nuestro bolsillo. En todo caso, es una labor administrativa ingrata que nos toca hacer, además de todo el montón de tareas que nadie ha hecho mientras estábamos ausentes.Otro elemento recurrente en este ‘brown’ que tantos profesionales tenemos en común, es la famosa hoja Excel que hay que rellenar para luego imprimir, firmar y grapar los papelitos. Hay un componente analógico en todo esto que hace que a veces me ponga nostálgico y suelte una lágrima, pero entonces recuerdo que en mi ausencia alguien me ha robado la grapadora, una Swingline ni más ni menos, y eso es algo que debería estar sancionado con penas de cárcel……

Afortunadamente, el momento dulce viene cuando llega el papel de la liquidación y nos entregan el metálico que nos corresponde o nos hacen la siempre bienvenida transferencia. O no, porque igual resulta que, al final, después de todos los papelitos y justificantes, no llegamos a justificar todo el anticipo que nos dieron. ¿Perdimos la factura de aquel restaurante, o quizás la de aquel taxi?

Podría extenderme un rato pero, afortunadamente, este viaje ha sido diferente. Esta vez he sacado la foto de todos los justificantes con el móvil y, al llegar a la oficina, mientras registraba los partes de tiempos en la aplicación de control de tiempos, he añadido también la nota de gastos con todos sus detalles y justificantes subiéndolos desde el smartphone con uno de esos códigos QR que parecen un cuadro surrealista. Sin papel que imprimir, sin firmas, sin grapas y con avisos por mail del estado de la nota de gastos.

Gracias a este tipo de mejoras podemos decir que los viajes de trabajo son un poquito menos estresantes. Podría decirse que es un pequeño paso para el viajero, pero un gran paso para la empresa.

¿Conoces ForTiming? Es un servicio de control de tiempos y gestión de notas de gastos alojado en la nube. Si aún no dispones de una cuenta, puedes darte de alta aquí (la cuenta es gratuita y solo se requiere un email y un nombre de empresa).

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