El otro día nos preguntó un cliente, y compañero auditor, a ver cuál sería la mejor manera de dar solución a un requerimiento de mejora que le había sido comunicado por el ICAC en una revisión de control de calidad anterior. Dicho requerimiento decía textualmente lo siguiente:

Deficiencia observada: En el manual no se especifica, que si hay quejas o denuncias por parte de miembros de la firma, se pueden presentar con libertad a la dirección de la firma sin que existan represalias para el denunciante. Independientemente, no he visto en ninguno de los tres trabajos, quejas, denuncias ni consultas, para poder opinar sobre la forma real de resolver estos temas.

Efecto: Cumplir en toda su extensión con lo establecido en el punto 55 de la actual NCCI.

Recomendación: Incluir en el Manual de control de calidad que no existirán represalias por parte de la firma en el caso de denuncias o quejas por incumplimiento de normas o procedimientos establecidos en el control de calidad.

Nuestra contestación fue clara: el único modo de asegurar la confidencialidad es mediante el uso de un ‘Buzón de Sugerencias’. En Audinfor hace tiempo que disponemos de uno y, entendemos, que es un modo en el que, cualquier miembro de la Firma puede manifestar cualquier queja o sugerencia de mejora sin que pueda haber ningún tipo de represalias.

Ahora bien, siempre es recomendable que en la Firma reine un ambiente de cordialidad, respeto y diálogo entre responsables y colaboradores, de modo que dicho buzón no sea necesario y que la comunicación se haga en persona y prescindiendo del anonimato.

Aunque sobra comentarlo, esta solución no sería excesivamente válida para despachos de menos de tres personas. ¿Cómo dar en ese caso solución al punto 55 de la NCCI? Estoy abierto a sugerencias..