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Ahora estamos teletrabajando, ¿cómo registro mi horario y mis horas?

Teletrabajo y registro horario

Desde que se inició la alarma sanitaria hasta que ha llegado la mal llamada “nueva normalidad”, la vida laboral y la vida familiar se han confundido en muchos casos y, si antes hablábamos del síndrome post-vacacional, ahora éste se mezcla con una tremenda incertidumbre y con diferentes estrategias por parte de las empresas: Unas siguen manteniendo a sus trabajadores en casa, otras asegurando un retorno seguro de los empleados a la oficina, y otras en algún punto intermedio.

En mayo del 2019 se hizo obligatorio fichar en el trabajo y el legislador apenas pasó de puntillas por el caso, entonces muy minoritario, de los tele-trabajadores. Este Real Decreto sobre el Registro Horario tenía como objetivo evitar que las empresas realizaran horas extraordinarias no retribuidas. Ahora se da la paradoja de que la situación se ha invertido y resulta que muchos de nosotros debemos de trabajar – y fichar – desde casa; todos los días o alguno de los días.

Además, el hecho de trabajar desde casa, dificulta la desconexión digital, el derecho al descanso y a la conciliación laboral. De hecho, existe un anteproyecto Ley del Teletrabajo que pretende incorporar todos estos aspectos en el ámbito legislativo.

Entonces ¿Cómo se debe de realizar el control horario durante el teletrabajo?

En general, las mismas obligaciones de registro de la jornada que existían en el ámbito del trabajo en oficina se siguen aplicando en el caso del teletrabajo.

Registro del inicio y fin de la jornada, así como de las pausas: Al comenzar la jornada deberemos indicar esa hora de inicio y, cuando terminemos de trabajar, esa hora deberá quedar registrada para poder saber cuál ha sido nuestra jornada efectiva de trabajo. Lógicamente, cuando paramos para descansar, tomar el café, comer, “fumar el cigarro”, etc. Esas pausas deberían de quedar también recogidas en ese registro horario.

Las horas extras deben estar autorizadas por una persona responsable: Son horas extraordinarias todas aquellas que superen la jornada ordinaria de trabajo efectivo establecida para el trabajador, ya sea la legal, la estipulada por el convenio o en el contrato. El límite de horas extras que puede realizar un empleado a tiempo completo es de 80 horas (o menos si el convenio así lo indica), límite que no se tendrá en cuenta si en los siguientes cuatro meses se compensa con tiempo de descanso equivalente.

Las horas extraordinarias pueden ser compensadas, según lo que establezca el convenio colectivo o contrato individual, mediante una cuantía económica o con tiempo de descanso.
Si se pagan, las horas extras deben ser compensadas como mínimo a un precio igual a la retribución ordinaria que percibe el trabajador en sus horas ordinarias. Además, en cuanto a la Seguridad Social se refiere, su importe se computará en la base de cotización por contingencias profesionales y tendrá una cotización adicional del 28,3%.

Si se compensa por tiempo de descanso, esta compensación debe hacerse mediante un descanso retribuido equivalente en los cuatro meses siguientes a la realización de las horas extras, aunque el convenio podría establecer otra fecha límite e incluso incrementar las horas de descanso a compensar.

Implantación de un sistema de control de los trabajos y registro de jornada

Si antes de la crisis sanitaria era muy recomendable disponer de un sistema profesional para el control de las horas invertidas en los trabajos por parte de nuestro equipo. Ahora lo es más todavía. La Dirección necesita conocer lo que está haciendo su equipo. En qué actividades y en qué clientes está dedicando las horas trabajadas, tanto desde casa, como desde la oficina. Además, como se ha mencionado, existe una Ley que obliga al empresario a registrar el tiempo efectivo de jornada. Por tanto, es necesario unir la obligación con la necesidad de información de negocio.

En este caso nos encontramos con dos sistemas alternativos con sus pros y sus contras; por un lado, existen los sistemas manuales y, por otro, las aplicaciones informáticas especializadas:

Sistemas de control horario manuales

El registro manual que, como su nombre implica, lo realiza el usuario indicando manualmente la hora de entrada y la de salida en un registro digital equivalente a la hoja de papel que nos recomendaba el asesor laboral. Estos registros pueden estar en Excel o en cualquier aplicación, y utilizar los sistemas de sincronización, o de acceso remoto que ya usemos en la Organización.

Normalmente, estos sistemas suelen dar algunos problemas debido a que, al no estar basados en una base de datos única, suele ser necesario consolidar la información en un solo sitio que, muchas veces es una hoja excel, y puede llevar cierto tiempo y trabajo manual.

Cuidado: Al ser más cómodo que el fichaje, que obliga al trabajador a estar atento y fichar en cada entrada y salida, en el registro manual, el trabajador podría no validarlo diariamente y esto puede suponer un riesgo por incumplimiento para la firma, si ésta no lo supervisa adecuadamente.

Software de control de horas y registro de jornada

Con un sistema de este tipo, los usuarios pueden:

  • Fichar al entrar, al salir, en las pausas, etc. estén donde estén mediante su teléfono móvil, tablet u ordenador, bien sea en la oficina, o desde casa.
  • Indicar su geolocalización.
  • Imputar las horas en los trabajos, indicando la actividad concreta.
  • Gestionar sus permisos y bajas.

Estos sistemas deben de permitir a la Dirección conocer:

  • Las horas de jornada efectiva de sus empleados.
  • Las horas extras acumuladas.
  • El grado de avance de los trabajos o proyectos en tiempo real.
  • La desviación de los presupuestos de los trabajos.
  • Quién está en la oficina o en su casa.
  • Ratio de horas facturables sobre horas no facturables.
  • Generar cuadros de mando para conocer la rentabilidad de las horas de trabajo.

Conclusión

En definitiva, aunque la normativa laboral busque una fiscalización de las horas de trabajo para garantizar el cumplimiento de los derechos laborales de los empleados, para las empresas, supone una oportunidad de ir un poco más allá,y conocer finalmente, el número de horas que se tarda en llevar a cabo los trabajos y proyectos que facturan a sus clientes.

ForTiming es un servicio de control de tiempos, registro de jornada y notas de gastos. Accede a una cuenta gratuita desde aquí

Novedades ForTiming Junio 2020

Cuadro de mando ForTiming y Power BI
Acabamos de lanzar una nueva actualización del servicio ForTiming control de tiempos, y estamos encantados de poder contarte que hemos introducido varias mejoras y novedades.

Conexión con Power BI desktop

Power BI

Power BI desktop es una de las aplicaciones más utilizadas para la analítica y visualización de datos. Llevamos varios años trabajando con esta herramienta e impartiendo formación a nuestros clientes en cómo utilizarla para sacar el máximo provecho de los datos de que disponen. Con esta experiencia, hemos desarrollado un conector de datos personalizado que permite a Power Bi desktop acceder a sus datos en ForTiming y plasmarlos en un cuadro de mando interactivo 100% personalizable.

Este servicio permite a un usuario administrador acceder a todos los datos (que ese usuario tenga privilegios para ver) mediante su cuenta de ForTiming.

Hemos creado además, una plantilla para que pueda acceder al modelo de datos sin necesidad de conocer la estructura interna de los datos. A partir de esa plantilla podrá crear nuevas páginas en el informe, retocar los informes existentes, crear medidas e incluso incorporar los datos al servicio de Power BI de su Organización.

Más información en: https://fortiming.com/manual-de-ayuda/#conectorpbi

Mayor funcionalidad desde tu dispositivo móvil

Configurar ForTiming con el movil

Ahora es posible para cualquier administrador, acceder a las opciones de configuración desde el smartphone. Podrá dar de alta usuarios, asignar centros de coste, crear centros de coste, etc.

Registro de jornada: Nueva opción que oculta el horario sugerido en el registro manual

No sugerir horario

Algún cliente nos había solicitado que el registro manual de la jornada obligue al usuario a escribir manualmente la hora de entrada y de salida, sin que se le sugiriera la hora de entrada/salida de su horario teórico. Es decir, con esta opción, ya no se puede validar directamente el horario con un solo click.

Este cambio tiene hace que un usuario ve su historial de registro de jornada de la siguiente manera:

Diferencias opciones registro jornada manual

Tienes toda la información en la página de la ayuda

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Novedades en la versión de ForTiming de octubre

Hace unos días se lanzó una versión nueva de ForTiming control de tiempos que, además de mejorar el rendimiento general de la aplicación y corregir algunos errores, incorporó dos novedades muy interesantes y que nos habían solicitado muchos clientes.

Una vista de mes completo para la entrada de partes de tiempos y para la validación del registro de jornada diario, tanto para el usuario como para el supervisor.

Vista mes completo

Además, en el apartado de notas de gastos de viaje, se ha actualizado la experiencia del usuario capturando las fotos de los justificantes de viaje a través de su dispositivo móvil. Ahora puede realizar operaciones básicas como ajustar el tamaño de la captura y voltear la foto desde el smartphone.

captura desde QR

En breve os contaremos mas novedades, happy ForTIming.

registro jornada fortiming

EL día 18 de julio hemos organizado una jornada gratuita acerca de ForTiming y el uso práctico del módulo de registro de jornada. Tanto si lo has estado utilizando, como si aún no lo has activado, queremos mostrarte cómo funciona y cómo sacarle el máximo rendimiento.

Además, en esta sesión nos gustaría compartir con los asistentes algunas cuestiones que nos han trasladado otros usuarios, y que podrían ser de interés para cualquier organización.

– ¿Cómo registro la jornada efectiva? Pausas para el café, etc.
– ¿Cómo funcionan las notificaciones de jornadas pendientes?
– ¿Cómo se usa la app del móvil?
– ¿Puedo dar de alta ubicaciones conocidas en la geolocalización?
– ¿Debo entregar una copia del informe de registro de jornada a mis empleados para que lo firmen?
– ¿Qué hago con los permisos retribuidos? Mudanzas, operación de un familiar, etc.
– ¿Y si el empleado coge un día de vacaciones?

Día: 18 de julio (jueves)
Hora: 10:00 AM
Duración 30 minutos
Coste: Gratuito

Apúntate AQUÍ

Nuevo módulo de registro de jornada diaria

Registro de jornada diaria con ForTiming

El próximo 12 de mayo comienza la obligación de registrar la jornada diaria de nuestros empleados. Hemos desarrollado un módulo en ForTiming para que nuestros clientes puedan cumplir con la legalidad, al mismo tiempo que gestionan la rentabilidad del tiempo que dedican a los proyectos y a los servicios prestados.

Se trata de un módulo en el que seguimos trabajando y que tendrá mejoras y funcionalidades añadidas en los próximos meses. Sin embargo, queremos que el 12 de mayo esté disponible esta funcionalidad y que facilite, de una manera sencilla, cumplir con lo establecido en el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.

En este enlace te dejo información sobre ForTiming – Registro de jornada con información detallada sobre su funcionamiento.

Novedades ForTiming Noviembre

Acabamos de sacar una nueva versión del servicio de ForTiming que este mes trae las siguientes mejoras:

Trabajos y centros de coste

  • Cerrar o Bloquear varios centros de coste al mismo tiempo: Varios usuarios nos han pedido incluir la posibilidad de realizar la misma acción en varios centros de coste a la vez, ahora se puede hacer usando la tecla CTRL y luego pulsando el botón derecho del ratón.
  • Hemos mejorado el sistema de asignación de código automático al crear un nuevo centro de coste: El sistema dispone de un campo “código de trabajo” que es opcional y permite al usuario asignar a cada centro de coste un código único. El usuario puede asignar el código que quiera pero también, a través de un algoritmo, le sugerimos uno que tenga en cuenta el Departamento y el Tipo de trabajo del centro de coste.
  • Botón con datos referentes a la información necesaria de los modelos 02/03 del ICAC.

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Bloqueo del registro de horas y otras novedades en ForTiming

En junio hemos incorporado varias novedades que podrían ser de tu interés ya que provienen de solicitudes recibidas por parte de nuestros clientes, y que hemos intentado desarrollarlas de la manera mas eficaz posible.

  • Bloqueo de partes de tiempos: Limita el acceso al registro de tiempos si no se rellenan los partes de horas en un número determinado de días, o bloquea un periodo completo para evitar alteraciones en el histórico.
  • Otras opciones de configuración avanzadas.

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Formación online: Cómo gestionar y presupuestar los tiempos de trabajo

Las empresas que prestamos servicios, estamos vendiendo nuestro tiempo a un precio determinado. ¿Sabemos si el precio es adecuado? ¿Sabemos hasta qué punto estamos sacrificando la rentabilidad por captar o retener un cliente?

Si en lugar de un servicio ofreciéramos un producto tendríamos muy claro si lo vendemos con beneficio o con pérdida, pero en nuestro caso solo hay un método: Gestionar y controlar los tiempos de nuestro equipo.

El próximo jueves haremos una formación online sobre cómo gestionar el tiempo invertido por nuestros equipos de trabajo y cómo obtener información de valor para tomar decisiones importantes de negocio. Para llegar a este objetivo se utilizará la aplicación ForTiming, herramienta de desarrollo propio, y que utilizamos en nuestra firma.

Dirigido a: Socios y gestores de despachos y firmas que quieran añadir indicadores de rentabilidad a sus cuadros de mando para ayudarles en la toma de decisiones
Duración: 2 horas, aproximadamente
Fecha: Jueves, 8 de octubre, a las 16:00 horas (GMT -1)
Coste: Gratuito

Contenido:

  • ¿Por qué una gestión y control del tiempo trabajado?
  • Gestión del cambio de mentalidad
  • Una interfaz sencilla, rápida y multiplataforma
  • Diferentes roles y responsabilidades
  • El centro de coste y los presupuestos
  • Las actividades o tareas
  • Informes: Explotación de la información
  • Seguridad

Acceder

Informe de desviaciones del presupuesto

Fortiming


Siempre hemos enfatizado que el verdadero valor de ForTiming y la gestión de tiempos no es la entrada de los partes de tiempos, sino los informes que se obtienen.
En esta nueva actualización tenemos un nuevo informe: EL INFORME


Informe de desviaciones del presupuesto (detalle)

La planificación es un elemento imprescindible en la gestión de una empresa de auditoría, de consultoría, o de cualquier sector, especialmente si es intensiva en el trabajo de personas. Nos permite alinear recursos con expectativas, a la espera de que tengamos un resultado igual o superior al planificado. Contrastar lo planificado con la realidad es el único modo de detectar dónde podemos mejorar y dónde nuestras dotes adivinatorias han errado. Errar es humano y es normal, al menos, errar una vez.

Con la información que vamos a poder obtener de este nuevo informe, vamos a saber en qué actividad se fueron las horas, o qué personas han incurrido en más horas de las que teníamos previstas en el proyecto.

informe desviaciones presupuestos

¿Próxima misión? Con la nueva información, no cometer dos veces el mismo error.

Otras mejoras

imagen rol fortiming

Esta nueva actualización incluye muchas mejoras que no se ven, especialmente en el rendimiento del servidor y la estabilidad de la aplicación, que es compatible 100% con Windows10. Entre las mejoras visibles está el icono del usuario de la página principal de partes de tiempo, que ahora muestra el rol que tiene; usuario, responsable o administrador

¿Aún no has probado el servicio de gestión y control de tiempos FotTiming timetracking ?

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5 razones para implantar el control de tiempos en tu Organización

control de tiempos con fortiming

Trabajando en el departamento de Sistemas de una firma de auditoría y consultoría, siempre dudo cuando me preguntan ¿para qué sirve disponer de un control de tiempos?. Es la típica pregunta que te plantean cuando se da por sentado que todos aquellos que prestan sus servicios profesionales y que nos aportan su tiempo y conocimientos, dan por hecho que es la práctica más común y reconocida.

Así que he reflexionado sobre cuáles son las razones que debo dar a mi equipo para convencerles de que llevar un control de las horas trabajadas es importante y por qué deben de seguir haciéndolo. Sigue leyendo