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Ahora estamos teletrabajando, ¿cómo registro mi horario y mis horas?

Teletrabajo y registro horario

Desde que se inició la alarma sanitaria hasta que ha llegado la mal llamada “nueva normalidad”, la vida laboral y la vida familiar se han confundido en muchos casos y, si antes hablábamos del síndrome post-vacacional, ahora éste se mezcla con una tremenda incertidumbre y con diferentes estrategias por parte de las empresas: Unas siguen manteniendo a sus trabajadores en casa, otras asegurando un retorno seguro de los empleados a la oficina, y otras en algún punto intermedio.

En mayo del 2019 se hizo obligatorio fichar en el trabajo y el legislador apenas pasó de puntillas por el caso, entonces muy minoritario, de los tele-trabajadores. Este Real Decreto sobre el Registro Horario tenía como objetivo evitar que las empresas realizaran horas extraordinarias no retribuidas. Ahora se da la paradoja de que la situación se ha invertido y resulta que muchos de nosotros debemos de trabajar – y fichar – desde casa; todos los días o alguno de los días.

Además, el hecho de trabajar desde casa, dificulta la desconexión digital, el derecho al descanso y a la conciliación laboral. De hecho, existe un anteproyecto Ley del Teletrabajo que pretende incorporar todos estos aspectos en el ámbito legislativo.

Entonces ¿Cómo se debe de realizar el control horario durante el teletrabajo?

En general, las mismas obligaciones de registro de la jornada que existían en el ámbito del trabajo en oficina se siguen aplicando en el caso del teletrabajo.

Registro del inicio y fin de la jornada, así como de las pausas: Al comenzar la jornada deberemos indicar esa hora de inicio y, cuando terminemos de trabajar, esa hora deberá quedar registrada para poder saber cuál ha sido nuestra jornada efectiva de trabajo. Lógicamente, cuando paramos para descansar, tomar el café, comer, “fumar el cigarro”, etc. Esas pausas deberían de quedar también recogidas en ese registro horario.

Las horas extras deben estar autorizadas por una persona responsable: Son horas extraordinarias todas aquellas que superen la jornada ordinaria de trabajo efectivo establecida para el trabajador, ya sea la legal, la estipulada por el convenio o en el contrato. El límite de horas extras que puede realizar un empleado a tiempo completo es de 80 horas (o menos si el convenio así lo indica), límite que no se tendrá en cuenta si en los siguientes cuatro meses se compensa con tiempo de descanso equivalente.

Las horas extraordinarias pueden ser compensadas, según lo que establezca el convenio colectivo o contrato individual, mediante una cuantía económica o con tiempo de descanso.
Si se pagan, las horas extras deben ser compensadas como mínimo a un precio igual a la retribución ordinaria que percibe el trabajador en sus horas ordinarias. Además, en cuanto a la Seguridad Social se refiere, su importe se computará en la base de cotización por contingencias profesionales y tendrá una cotización adicional del 28,3%.

Si se compensa por tiempo de descanso, esta compensación debe hacerse mediante un descanso retribuido equivalente en los cuatro meses siguientes a la realización de las horas extras, aunque el convenio podría establecer otra fecha límite e incluso incrementar las horas de descanso a compensar.

Implantación de un sistema de control de los trabajos y registro de jornada

Si antes de la crisis sanitaria era muy recomendable disponer de un sistema profesional para el control de las horas invertidas en los trabajos por parte de nuestro equipo. Ahora lo es más todavía. La Dirección necesita conocer lo que está haciendo su equipo. En qué actividades y en qué clientes está dedicando las horas trabajadas, tanto desde casa, como desde la oficina. Además, como se ha mencionado, existe una Ley que obliga al empresario a registrar el tiempo efectivo de jornada. Por tanto, es necesario unir la obligación con la necesidad de información de negocio.

En este caso nos encontramos con dos sistemas alternativos con sus pros y sus contras; por un lado, existen los sistemas manuales y, por otro, las aplicaciones informáticas especializadas:

Sistemas de control horario manuales

El registro manual que, como su nombre implica, lo realiza el usuario indicando manualmente la hora de entrada y la de salida en un registro digital equivalente a la hoja de papel que nos recomendaba el asesor laboral. Estos registros pueden estar en Excel o en cualquier aplicación, y utilizar los sistemas de sincronización, o de acceso remoto que ya usemos en la Organización.

Normalmente, estos sistemas suelen dar algunos problemas debido a que, al no estar basados en una base de datos única, suele ser necesario consolidar la información en un solo sitio que, muchas veces es una hoja excel, y puede llevar cierto tiempo y trabajo manual.

Cuidado: Al ser más cómodo que el fichaje, que obliga al trabajador a estar atento y fichar en cada entrada y salida, en el registro manual, el trabajador podría no validarlo diariamente y esto puede suponer un riesgo por incumplimiento para la firma, si ésta no lo supervisa adecuadamente.

Software de control de horas y registro de jornada

Con un sistema de este tipo, los usuarios pueden:

  • Fichar al entrar, al salir, en las pausas, etc. estén donde estén mediante su teléfono móvil, tablet u ordenador, bien sea en la oficina, o desde casa.
  • Indicar su geolocalización.
  • Imputar las horas en los trabajos, indicando la actividad concreta.
  • Gestionar sus permisos y bajas.

Estos sistemas deben de permitir a la Dirección conocer:

  • Las horas de jornada efectiva de sus empleados.
  • Las horas extras acumuladas.
  • El grado de avance de los trabajos o proyectos en tiempo real.
  • La desviación de los presupuestos de los trabajos.
  • Quién está en la oficina o en su casa.
  • Ratio de horas facturables sobre horas no facturables.
  • Generar cuadros de mando para conocer la rentabilidad de las horas de trabajo.

Conclusión

En definitiva, aunque la normativa laboral busque una fiscalización de las horas de trabajo para garantizar el cumplimiento de los derechos laborales de los empleados, para las empresas, supone una oportunidad de ir un poco más allá,y conocer finalmente, el número de horas que se tarda en llevar a cabo los trabajos y proyectos que facturan a sus clientes.

ForTiming es un servicio de control de tiempos, registro de jornada y notas de gastos. Accede a una cuenta gratuita desde aquí

TTTs, Trampas, Trucos y Tretas

En los próximos meses – octubre, noviembre y diciembre de 2019 – realizaremos unas sesiones online todos los viernes. Estas charlas, denominadas TTs, Trampas, Trucos y Tretas, serán de asistencia gratuita para todos nuestros clientes y tendrán una duración de entre 45 minutos y una hora.

El objetivo es ayudarte a sacar el máximo partido a las aplicaciones que tienes contratadas con nosotros (o quizás aún no) y poder mejorar en la digitalización de los procesos en tu organización. Asimismo trataremos otros temas de interés sobre el sector de la auditoría, novedades, normativa y legislación

La primera charla ha sido el día 11 de octubre:

SESIÓN 1 – ForTiming como herramienta de gestión en nuestro despacho

  • Informe de horas trabajadas para el modelo 02/03 del ICAC: Cómo configurar los centros de coste correctamente.
  • Cómo vincular Gesia y ForTiming: %Cumplimiento del presupuesto + % terminación de los papeles de trabajo.
  • Notas de gastos con ForTiming: Adiós a las hojas de excel de gastos

Te dejamos aquí el vídeo de la sesión:

En la segunda charla del día 18 de Octubre, estuvimos tratando los siguientes temas:

SESIÓN 2 – Novedades de Gesia y vinculación del diario

  • Novedades Gesia 2019-2020
    • Aumento de la limitación de número de cuentas a 15 dígitos
    • Mejora del proceso de importación de saldos históricos
  • Vincular diarios de Gesia (forsampling) a un cuadro de mando de Excel para hacer comparativos

Les dejamos el vídeo integro de la sesión:

DESCARGA LA DOCUMENTACIÓN ADICIONAL AQUÍ

 

Un saludo

Bloqueo del registro de horas y otras novedades en ForTiming

En junio hemos incorporado varias novedades que podrían ser de tu interés ya que provienen de solicitudes recibidas por parte de nuestros clientes, y que hemos intentado desarrollarlas de la manera mas eficaz posible.

  • Bloqueo de partes de tiempos: Limita el acceso al registro de tiempos si no se rellenan los partes de horas en un número determinado de días, o bloquea un periodo completo para evitar alteraciones en el histórico.
  • Otras opciones de configuración avanzadas.

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Control de tiempos, mejora continua

La nueva versión de ForTiming incluye varias mejoras de usabilidad que hemos desarrollado a partir de las sugerencias de los usuarios, así que esperamos que sean de utilidad.

Adiós versión de prueba, hola cuenta gratuita

Hemos pensado que la mejor manera de ayudar a que las empresas consigan medir su rentabilidad es proporcionar una herramienta que no añada un coste adicional a su gestión. Con una limitación de hasta tres usuarios y 10 trabajos activos, la cuenta de prueba de ForTiming deja de tener una duración de 30 días y pasa a ser indefinida. Pensamos que puede servir de punto de partida para un 2016 donde medir la rentabilidad sea un objetivo prioritario.

Si ya tienes una cuenta abierta pero expiró el tiempo de prueba, intenta loguearte de nuevo, sino date de alta AQUÍ

cuenta basica fortiming

Año nuevo, calendario laboral nuevo

Hemos mejorado el proceso de creación de calendarios laborales, especialmente a partir del anterior. Pequeños detalles que harán más fácil esa tarea que hacemos todos los comienzos de año cuando queremos preparar el software para que todo el equipo pueda registrar sus partes de horas y facilitar el control de tiempos.

calendar fortimng

Edita centros de coste (o actividades) desde la pantalla de partes de tiempo

¿Nunca te ha pasado que veías un error ortográfico en un proyecto/centro de coste pero no tenías tiempo para acceder a él desde el menú de administración? Bueno, ahora no hay excusa, pulsa en la ‘lupa’ y edita el centro de coste en momento, añade usuarios o gestiona el presupuesto.

editar proyectos en fortiming

Ordenar los detalles del presupuesto

Ahora, pulsando en los nombres de los campos se puede ordenar las líneas del detalle de los presupuestos. La introducción de presupuestos en el control de horas es opcional pero aporta mucha información y permite ver el efecto de las desviaciones en nuestras desviaciones iniciales, tanto a nivel de horas como a nivel de costes. Parece increíble pero hasta ahora no se podía hacer…

Nuevo look de la pantalla de configuración del usuario

Nos parecía que la pantalla donde el usuario define sus preferencias (recordatorio de partes de horas, idioma, cambio de clave, etc. necesitaba un retoque de estilo, además teníamos que hacer sitio para futuras opciones…

configuracion control de tiempos

Los informes, ahora más accesibles

Desde el botón de informes accede a tus informes de time tracking, ya seas usuario normal o administrador. Cambia de vista con un solo toque. ¿Sabías además que los informes se pueden programar para que lleguen todos los días a tu email? ¿Y que se pueden exportar a una plantilla Excel llena de cuadros de mando hechos con tablas dinámicas?

informes control de tiempos

 

La versión se actualizará automáticamente y si aún no dispones de una cuenta, puedes darte de alta aquí (la cuenta es gratuita y solo se pide un email y un nombre de empresa).

5 razones para implantar el control de tiempos en tu Organización

control de tiempos con fortiming

Trabajando en el departamento de Sistemas de una firma de auditoría y consultoría, siempre dudo cuando me preguntan ¿para qué sirve disponer de un control de tiempos?. Es la típica pregunta que te plantean cuando se da por sentado que todos aquellos que prestan sus servicios profesionales y que nos aportan su tiempo y conocimientos, dan por hecho que es la práctica más común y reconocida.

Así que he reflexionado sobre cuáles son las razones que debo dar a mi equipo para convencerles de que llevar un control de las horas trabajadas es importante y por qué deben de seguir haciéndolo. Sigue leyendo

Nueva versión de ForTiming – Nuevo rol:Responsable

 


Queremos anunciarte que hemos liberado una actualización de ForTiming que contiene los siguientes cambios:

  • Nuevo rol en la aplicación: ‘Responsable‘. Si a un jefe de equipo o responsable de proyecto se le asigna este rol (desde Administración>Aplicación>Permisos), podrá disponer de permisos para gestionar los centros de coste o proyectos donde haya sido designado como ‘responsable’ o ‘socio’ (desde Administración>Partes de Tiempo>Centros de coste>Asignar equipo) .Asimismo podrá gestionar sus presupuestos y escoger qué miembros de la firma compondrán su equipo.
  • Adaptación de los informes al nuevo rol de responsable para que pueda ver toda la información de horas, costes y presupuestos concerniente a los encargos de los que es responsable.
  • Corrección de un problema que hacía que la notación decimal y los separadores de miles no se adaptaban a las especificaciones concretas de determinados países.
  • Mejora de la estética y usabilidad de la web app en fortiming.com
  • Se ha mejorado la usabilidad del formulario de Clientes.
  • Varias mejoras en la usabilidad general, estabilidad y seguridad de accesos.

No dudes en trasladarnos tus sugerencias de mejora.

Nuevo rol de responsable en fortiming gestion y control de tiempos

Actualización de ForTiming

cabecera

Acabamos de lanzar una nueva actualización de ForTiming con varias novedades, fruto de las sugerencias de usuarios como tú, que nos las haces llegar y que nos tomamos muy en serio.

alarma icon  Recordatorio de parte de tiempos

Desde el menú configuración, podremos programar una alarma para que nos recuerde, a la hora que determinemos, que antes de apagar el ordenador, deberíamos completar el parte de tiempos.

alarma

2x7Nueva vista 2×7

Con esta nueva forma de ver los partes de tiempos podremos visualizar dos semanas en pantalla; la actual y la anterior. De esta forma, no perderemos de vista los centros de coste y actividades ya anotadas con anterioridad y nos permitirá ser más ágiles a la hora de introducir los partes . Pruébalo.

2x7

lupaEncuentra antes los centros de coste y las actividades

Con el nuevo menú desplegable solo verás los elementos que empiecen por los caracteres que hayas escrito, ninguno más. Nunca seleccionar un trabajo concreto fue más rápido.
escritura

Y si aún no has probado ForTiming, date de alta y pruébalo sin compromiso durante 30 días.

Herramientas de control de gestión en despachos y firmas de auditoría (control de tiempos)

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En el último número de Revista Contable (antes Partida Doble) se publicó un artículo escrito por el Socio Director de Audinfor, Esteban Uyarra, donde explicaba la importancia de que los despachos de auditoría implantaran sistemas de gestión y control de tiempos en sus organizaciones como medio para medir la rentabilidad de los trabajos y el desempeño de sus colaboradores.

Asimismo, en el artículo se destaca cómo la norma de control de calidad y las NIAs, requieren para ciertos aspectos, que la firma lleve un control de las horas que el equipo de auditoría invierte en los trabajos. Entre estos aspectos se pueden citar los siguientes:

Norma de control de calidad, requerimientos directa o indirectamente relacionados con el control de calidad: Sigue leyendo

Nueva versión ForTiming – Informes y más informes

Ya está disponible la versión 1.04 de ForTiming (timetracking, control y gestión de tiempos) que incorpora los siguientes cambios y mejoras:

NOVEDADES EN LOS INFORMES

Para facilitar el análisis de la información, se ha transformado todo el sistema de filtrado, se han rediseñado los informes existentes y se han creado 5 informes nuevos. Sigue leyendo