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ForTiming: Actualización 7 de marzo de 2022

Login SSO ForTiming

Acabamos de liberar una nueva actualización del servicio de control de tiempos, registro de jornada y notas de gastos ForTiming. En esta ocasión se han incorporado varias mejoras y además se han corregido varios aspectos que mejorarán el rendimiento y la velocidad del servicio. 

Entre las mejoras incorporadas, podemos destacar las siguientes: 

Nueva versión de la plantilla para Power BI Desktop que incorpora una nueva página dedicada a consultar los partes de tiempos pendientes. Esta pensada para que sea una ayuda a los administradores para detectar qué usuarios están al día con sus timesheets 

En ella, se puede navegar desde el nivel centro de trabajo hasta el nivel de usuario, pudiendo saber quién es el usuario con mayor porcentaje de horas registradas, el detalle de los días sin ninguna hora imputada o, incluso, los días donde faltan solo algunas horas por informar.  Sigue leyendo

Fortiming te ayuda a completar el modelo 03 del ICAC (y el 02)

Una de las tareas administrativas en la que las que las firmas de #auditoría invertimos más tiempo, es en el momento de cumplimentar el modelo 03 y 02 de información al ICAC.

Además de toda la información relativa a los contratos de auditoría, qué personal ha participado en en los encargos, etc. Debemos también reportar cuántas horas se han invertido en la realización de los trabajos de auditoría, así como, en otros trabajos realizados para estos mismos clientes.

Aunque la información que se solicita en el modelo 03 es muy detallada y, aún queda mucho camino por recorrer para poder automatizar completamente su cumplimentación, ForTiming te puede ahorrar muchas horas y quebraderos de cabeza.

ForTiming es un servicio de control de tiempos, registro de jornada y notas de gastos. Accede a una cuenta gratuita desde aquí

La huella digital o código hash al enviar el informe de auditoría firmado digitalmente

Esta semana, el Instituto de Censores Jurados de Cuentas ha emitido una nota informativa en la que trata sobre la firma digital en los informes de auditoría. Esta nota matiza y aclara la Consulta de Auditoría al ICAC sobre la posibilidad de firmar los informes de auditoría de cuentas mediante firma electrónica sobe este tema. No podemos compartir la nota en este blog pero recomiendo su detenida lectura y análisis.

Uno de los temas que trata es el de la huella digital o código hash de la documentación final que enviamos al cliente:

“Una forma de hacerlo es calculando el código hash de dicho archivo, guardándolo como parte del protocolo interno del portfolio y su posterior envío al cliente. En la medida en que el Portfolio PDF no sufra modificaciones, cálculos posteriores del código hash de ese mismo archivo arrojarán el mismo resultado y tendremos por tanto la certeza de que el archivo electrónico no ha sufrido ningún tipo de alteración, pues si hubiera sucedido, por pequeña que fuera, el código hash resultante tras la modificación sería distinto.”

Para facilitar esta tarea, hemos creado una herramienta que puedes descargar en este enlace y que hace muy sencillo obtener esta huella digital o código hash de cualquier fichero.

obtener huella digital o hash

TTTs, Trampas, Trucos y Tretas

En los próximos meses – octubre, noviembre y diciembre de 2019 – realizaremos unas sesiones online todos los viernes. Estas charlas, denominadas TTs, Trampas, Trucos y Tretas, serán de asistencia gratuita para todos nuestros clientes y tendrán una duración de entre 45 minutos y una hora.

El objetivo es ayudarte a sacar el máximo partido a las aplicaciones que tienes contratadas con nosotros (o quizás aún no) y poder mejorar en la digitalización de los procesos en tu organización. Asimismo trataremos otros temas de interés sobre el sector de la auditoría, novedades, normativa y legislación

La primera charla ha sido el día 11 de octubre:

SESIÓN 1 – ForTiming como herramienta de gestión en nuestro despacho

  • Informe de horas trabajadas para el modelo 02/03 del ICAC: Cómo configurar los centros de coste correctamente.
  • Cómo vincular Gesia y ForTiming: %Cumplimiento del presupuesto + % terminación de los papeles de trabajo.
  • Notas de gastos con ForTiming: Adiós a las hojas de excel de gastos

Te dejamos aquí el vídeo de la sesión:

En la segunda charla del día 18 de Octubre, estuvimos tratando los siguientes temas:

SESIÓN 2 – Novedades de Gesia y vinculación del diario

  • Novedades Gesia 2019-2020
    • Aumento de la limitación de número de cuentas a 15 dígitos
    • Mejora del proceso de importación de saldos históricos
  • Vincular diarios de Gesia (forsampling) a un cuadro de mando de Excel para hacer comparativos

Les dejamos el vídeo integro de la sesión:

DESCARGA LA DOCUMENTACIÓN ADICIONAL AQUÍ

 

Un saludo

Novedades ForTiming Noviembre

Acabamos de sacar una nueva versión del servicio de ForTiming que este mes trae las siguientes mejoras:

Trabajos y centros de coste

  • Cerrar o Bloquear varios centros de coste al mismo tiempo: Varios usuarios nos han pedido incluir la posibilidad de realizar la misma acción en varios centros de coste a la vez, ahora se puede hacer usando la tecla CTRL y luego pulsando el botón derecho del ratón.
  • Hemos mejorado el sistema de asignación de código automático al crear un nuevo centro de coste: El sistema dispone de un campo “código de trabajo” que es opcional y permite al usuario asignar a cada centro de coste un código único. El usuario puede asignar el código que quiera pero también, a través de un algoritmo, le sugerimos uno que tenga en cuenta el Departamento y el Tipo de trabajo del centro de coste.
  • Botón con datos referentes a la información necesaria de los modelos 02/03 del ICAC.

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Rellenar el modelo 03-02 nunca ha sido tan fácil (con ForTiming)

Una de las tareas administrativas en la que las firmas de auditoría invertimos más tiempo, es en la cumplimentación del modelo 03-02 de información al ICAC. Además de la información relativa a los trabajos de auditoría, del personal involucrado en su realización, vinculaciones, etc., también debemos reportar cuántas horas se han invertido, por persona, en la realización de las tareas propias de auditoría, así como en otras relacionadas con dicha actividad.

Aunque la información que se solicita en el modelo 03-02 es tremendamente detallada y aún queda mucho camino por recorrer para poder automatizar completamente su cumplimentación, queremos anunciarte que ahora, con ForTiming, puedes ahorrar muchas horas y quebraderos de cabeza.

¿Cómo hacerlo?

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Pasos para implantar un Sistema de Control de Calidad con audiQ

Implantar un sistema de control de calidad en nuestra firma es una tarea que no podemos retrasar. Debemos de afrontarla con decisión y altas dosis de optimismo porque nos ayudará a revisar y a racionalizar todos los procesos de nuestro negocio, dotándoles de una seguridad y una sistemática que hasta ahora no habíamos podido conseguir.

La implantación de un Sistema de Gestión y Control de Calidad es un proceso que puede hacerse con diferentes grados de compromiso. Se puede cumplir estrictamente con la norma, o se puede aprovechar para cambiar la filosofía de trabajo de la firma y construirla alrededor de la calidad, persiguiendo incluso el reconocimiento oficial por parte de un certificador externo reconocido.

En este artículo veremos qué pasos habría que dar para implantar el Sistema de Gestión y Control de Calidad en nuestra firma.

1. INFORMACIÓN

En este primer paso, intentaremos familiarizarnos con la normativa y la legislación vigente en materia de calidad. Es de lectura obligada la norma de control de calidad internacional publicada por el ICAC (España), también llamada NICC1 o ISQC1,

Una vez conocida la normativa, se recomienda encarecidamente la lectura detallada del modelo de Sistema de Gestión y Control de Calidad (SGCC) que creamos que más se puede adaptar a nuestra firma. Actualmente audiQ dispone de dos modelos; un modelo standard (SGCC) recomendado para firmas de dos socios o más y con personal contratado y, el modelo SGCC Despachos que está adaptado a pequeñas firmas y auditores individuales con poco o ningún personal contratado.

El manual que acompaña a la versión completa de audiQ es un modelo que necesita ser adaptado, por ello, lo primero que se recomienda es su lectura completa para identificar si los procedimientos que contiene, se ajustan o no a la realidad organizativa de nuestra firma.

NOTA: Una buena idea es imprimir TODO el manual de calidad en papel o en pdf para una revisión a fondo. Ver cómo

2. PLANIFICACIÓN

Involucrar al equipo

A corto plazo puede parecer más rápido trabajar solo, pero a largo plazo, si el equipo no se involucra, el sistema no se mantendrá.

Es importante contar con el apoyo de nuestros colaboradores con más experiencia y comunicarles lo importante del proceso de implantación de un SGCC en la firma y cómo dependerá de su grado de implicación en el proyecto.

Priorizar

No se recomienda hacer todo a la vez, mejor empezar por los procedimientos más fáciles y dejar lo más complicado para el final.

Una vez analizadas las políticas y procedimientos descritos en el SGCC de audiQ, deberíamos de ser capaces de separar los procedimientos en diferentes categorías:

A) Procedimientos que ya estoy llevando a cabo: Estos son aquellos procesos que ya llevo a cabo en mi firma, que vienen descritos en el Manual y que, con una ligera adaptación, puedo considerar como propios.

B) Procedimientos que sigo, pero no siempre: Es posible que seamos conscientes de la importancia de definir la sistemática por escrito de ciertos procesos, pero por falta de tiempo o recursos, no lo hacemos.

C) Procedimientos que no tengo pero que son obligatorios según la norma: Lo más habitual es que, procedimientos como el E)01/04 Revisión de control de calidad de los encargos EQCR o F)02 Seguimiento del sistema, no los tengamos ni escritos ni implantados, pero la norma es muy clara en ésto y los exige.

D) Procedimientos que, en este momento no tengo, pero me gustaría tener en el futuro: La norma de calidad establece unos requerimientos mínimos pero en nuestra firma nos puede interesar ampliar estos mínimos y mejorar ciertos aspectos de nuestra gestión o metodología de ejecución del trabajo.

Establecer un calendario de fechas

Debemos dar prioridad a la implantación de nuestro SGCC atendiendo a las categorías antes mencionadas. La implantación de aquellos procedimientos que YA estoy llevando a cabo, aportará un valioso punto de partida y nos dará confianza en las siguientes fases.

3. IMPLANTACIÓN

Implantar supone reescribir los procedimientos en audiQ para adaptarlos a la realidad de mi despacho, pero también supone reorganizar mi despacho para dar cumplimiento a ciertos procedimientos y políticas que están descritos en el modelo de SGCC de audiQ porque así lo establece la NICC.

Fase 1) Implantar los procedimientos que ya tenemos

En esta fase es necesario ser lo más realistas posible y verificar el cumplimiento de los procedimientos que hemos detectado que ya estamos siguiendo y verificar que existe EVIDENCIA de su cumplimiento en TODOS los casos.

Fase 2) Definir e implantar los procedimientos que sigo, pero no siempre.

Es posible que, según quien sea la persona o el equipo encargado de hacer una tarea, a veces se actúe de una forma y a veces de otra. Es necesario pararse a unificar criterios y redactar un procedimiento en el que se esté de acuerdo y tengamos garantías de que se va a seguir. Para esta fase nos vendrá muy bien la experiencia y conocimiento adquiridos en la anterior.

Fase 3) Definir e implantar los procedimientos que NO tengo pero que son OBLIGATORIOS según la norma.

En audiQ están definidos aquellos procedimientos que exige la NICC y, además, se puede consultar en qué procedimiento está recogido a través del documento A)00/02 Matriz de referencias (SGCC standard).

Fase 4) Procedimientos que, en este momento no tengo, pero me gustaría tener en el futuro.

Existe una regla no escrita en gestión de calidad en la que se dice que, si un procedimiento no está implantado todavía, no debe de estar en el SGCC. Si no podemos asegurar que se cumple, mejor no incorporarlo a nuestro manual de procedimientos o manual operativo hasta que así sea.

Si un procedimiento está como ‘Disponible’ en nuestro SGCC, cuando venga un revisor externo podrá reclamar que le mostremos evidencia de que se cumple.

4. FORMACIÓN

Todo el personal de la firma debe conocer el SGCC y estar al tanto de cuáles son sus responsabilidades. Por esta razón es importante que, dentro de la formación de acogida a nuevos empleados, se incluya formación acerca de nuestro sistema de gestión y control de calidad.

Del mismo modo, también es importante que, dentro de nuestro procedimiento de formación continuada (evidencia de esto es el documento Plan de Formación), se incluya formación de reciclaje sobre el SGCC a todo el personal.

5. SEGUIMIENTO

Al menos una vez al año, se debe verificar el SGCC mediante un proceso de auditoría interna denominado “Seguimiento”. Mediante esta auditoría interna se verifica que todos los procedimientos en vigor se están cumpliendo y que los trabajos de auditoría o encargos se realizan conforme a las políticas y procedimientos establecidos.

En esta fase, es importante que este seguimiento lo realice personal cualificado y autorizado que no esté involucrado en la realización de los encargos que se hayan seleccionado para su inspección.

Dependiendo del tamaño del despacho, es posible que debas contar con asesoramiento externo para realizar el Seguimiento del SGCC. Si eres cliente de audiQ y tienes mantenimiento contratado, consúltanos sin compromiso acerca de este servicio que prestamos a nuestra red de clientes.

6. REVISIÓN EXTERNA Y CERTIFICACIÓN

Las revisiones que está llevando a cabo el ICAC sobre la implantación de la NICC en los despachos van a continuar en el futuro y debemos estar preparados para una eventual visita del revisor de control de calidad.

Don’t panic

Si esto sucede, no hay que alarmarse es una oportunidad de poner a prueba nuestro sistema y será una verificación muy válida de, hasta qué punto hemos llegado en nuestro proyecto de implantación de la SGCC en nuestra firma. Según fuentes cercanas al ICAC y según varios clientes que ya han pasado por la revisión, sabemos que el 100% de los revisados salen con alguna observación o desviación. Esto es perfectamente normal y hasta deseable para poder mejorar nuestro sistema, ahora bien, no nos olvidemos de dar solución a estas observaciones o desviaciones ya que la siguiente vez que seamos revisados, estas cuestiones serán las primeras que se revisen.

El Sistema de Gestión y Control de Calidad está diseñado para cumplir los requerimientos de la Norma NICC1 y de la norma ISO9001, por tanto, el paso definitivo para la implantación del sistema en la organización frente a terceros, sería certificarse por una entidad certificadora oficial como SGS.

Actualmente Audinfor, firma de auditoría que distribuye audiQ, Gesia y otras herramientas de auditoría dispone de los certificados ISO9001:2008 y NICC1 desde el año 2012, siendo la primera firma de auditoría española en obtener el certificado NICC1 de control de calidad.

De la obligación de informar sobre la formación práctica de los empleados (con ForTiming)

control de tiempos fortiming

El pasado 30 de marzo de 2016 el ICAC publicó una Resolución sobre “diversos aspectos relacionados con la acreditación e información del requisito de formación práctica exigido para acceder al Registro Oficial de Auditores de Cuentas”. Este tema afecta especialmente a los despachos y firmas de auditoría ya que están obligados a informar sobre las horas y actividades profesionales ejercidas por el personal a su cargo y que sean consideradas como formación práctica.

Los usuarios de ForTiming lo tienen fácil si siguen estas sencillas instrucciones…

Para más información sobre este tema puedes acceder al blog de Esteban Uyarra

Charla Online: Como superar una revisión de control de calidad con el nuevo convenio 2014

Convenio ICAC 2014

El miércoles 18 de junio de 2014 realizamos una charla para nuestros clientes para dar respuesta a las dudas e inquietudes surgidas en relación con el contenido de la carta remitida por el I.C.A.C. a los despachos y firmas a revisar dentro de la campaña 2014.

Con la información de que disponemos hasta el momento y el intercambio de opiniones realizado con otros compañeros y con las corporaciones profesionales, queremos facilitar la tarea de aquellos compañeros auditores que van a ser revisados por el ICAC en las próximas fechas.

La citada carta contiene determinados aspectos que son objeto de interpretación y que han provocado más de una consulta sobre la forma y manera de cumplimentar los requerimientos solicitados en los plazos previstos. Sigue leyendo

Nuevo convenio de control de calidad con el ICAC 2014

convenio icac 2014

Ya habíamos oído algo sobre la inminente llegada de un nuevo convenio de control de calidad firmado entre las corporaciones de auditores y el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) y, finalmente, ya está aquí:

¿A quién afecta? A aquellas firmas y auditores individuales que fueron revisados en los años 2010 y 2011.

¿De quién vendrá la notificación? Del propio ICAC

¿Van a revisar muchos trabajos? Lo más seguro es que sean dos como máximo, no teniendo por qué coincidir con los revisados en 2010/2011

¿Qué documentación pueden pedir? La totalidad de los papeles de trabajo de los encargos que serán objeto de revisión.

¿Se va a hacer especial hincapié en algún aspecto? En los requerimientos de mejora implementados tras las deficiencias encontradas en las revisiones.

¿Vendrán a revisarme a mis instalaciones? Lo mas seguro, aunque quizás menos tiempo que en la anterior revisión. Para más información se puede consultar el texto íntegro de la notificación del Registro de Economistas y Auditores (REA)  aquí, o la del Instituto de Censores Jurados de Cuentas (ICJC) aquí.