- Actualizar mi manual de calidad a la NIGC1.
- Implementar la gestión de riesgos.
- Compilar el 100% de los trabajos de auditoría en menos de 60 días.
- Medir y conocer la rentabilidad de los trabajos.
- Que todo el equipo sepa manejar Excel Power Query y Power Pivot.
- Saber usar mi software de auditoría al 99%.
- Documentar mis pruebas de auditoría (cuando uso muestreo).
- Profesionalizar el seguimiento del sistema de gestión de calidad.
- Digitalizar mi proceso de gestión de notas de gastos.
- Subir en el ranking de Expansión.
Todos estos objetivos son alcanzables y, probablemente, varios de ellos ya los hemos conseguido en el 2022 e incluso antes. Como para todas las cosas, lo primero es proponérselo y lo segundo buscar los recursos necesarios para hacerlo. Estos recursos casi siempre se basan en horas de dedicación del equipo, inversión en tecnología y, por supuesto, en formación.
Durante el año 2022 hemos estado trabajando para que muchos de estos objetivos sean más fáciles de alcanzar para las firmas y despachos de auditoría, especialmente para los de reducida dimensión. En algunos casos, hemos desarrollado la tecnología necesaria para llevarlos a cabo, en otros, hemos investigado para, posteriormente, impartir la formación a los equipos de auditoría que nos lo han solicitado y, además, hemos asesorado a nuestros clientes dándoles apoyo y compartiendo con ellos nuestra experiencia.
La mejor manera de ponerse con estos objetivos es analizarlos uno por uno, como veremos a continuación:
1) Actualizar mi manual de calidad a la NIGC1
Diez años después de que surgiera la obligación de implementar un sistema de gestión y control de calidad en todas las firmas y despachos de auditoría, la publicación de la norma de calidad NIGC1 y el RLAC nos obliga a revisar nuestro sistema para adaptarlo a la nueva normativa.
Durante todo el último año hemos estado trabajando en una actualización del software de gestión y control de calidad (audiQ) conteniendo la actualización a la norma NIGC1. Para ello, hemos contado con el asesoramiento de D. Manuel Rejón y D. Omar Haten, expertos en auditoría y gestión de calidad. Del mismo modo que hace diez años ayudamos a muchos auditores a poner en marcha su sistema de control de calidad, este año hemos puesto al alcance de todos ellos, la posibilidad de poner al día su sistema de calidad.
2) Implementar la gestión de riesgos
El RLAC de enero de 2021 tuvo diferentes fases de implantación, concretamente, los artículos referidos a la organización interna no eran exigibles hasta julio de 2022. Estos artículos, junto con la NIGC1, requieren que las firmas de auditoría diseñen un sistema de gestión de riesgos que identifique sus riegos de calidad y de organización interna, los evalúe y plantee respuestas a los mismos dentro de un marco temporal aceptable.
En octubre lanzamos un módulo opcional con casi 100 riesgos de calidad (NIGC1) y de organización interna (RLAC) para tomar como ejemplos y que proporciona un sistema organizado para gestionar los riesgos de la firma. Este sistema se engarza con el resto del sistema de calidad y da una respuesta adecuada a esta obligación normativa.
3) Compilar el 100% de los trabajos de auditoría en menos de 60 días
Esta obligación existe desde la publicación de la Ley de Auditoría en el 2015. El RLAC solo concreta determinados detalles sobre cómo se debe hacer este proceso. Que una firma llegue a documentar toda la evidencia de auditoría en un archivo electrónico en menos de 60 días naturales requiere que disponga de unos sistemas y procesos de trabajo muy bien engrasados, así como de un equipo motivado y que maneje las mejores herramientas.
Desde hace varios años, el software de auditoría Gesia dispone de herramientas para compilar los trabajos de auditoría conforme a lo que ahora indica el RLAC.
4) Medir y conocer la rentabilidad de los trabajos (control de horas, time-tracking, ..)
Es práctica habitual que las empresas midan las horas que invierten los equipos en la realización de los trabajos. Saber cuántas horas de trabajo supone la realización de un encargo tiene todo el sentido del mundo desde el punto de vista de la gestión económica de la firma/despacho. Sería muy difícil mantener un negocio si lo que cobramos por el trabajo realizado fuera menor que lo que nos cuesta el salario y las cargas sociales de nuestro equipo, así como la parte correspondiente de los gastos indirectos. Además, siempre existen cuellos de botella en los procesos de trabajo y actividades donde se invierten más horas de las razonables.
Detectar qué actividades son las que más trabajo nos llevan puede ayudarnos a mejorar los procesos de auditoría en el futuro y, por tanto, ayudarnos a aumentar la rentabilidad.
5) Que todo el equipo sepa manejar Excel Power Query y Power Pivot
Desde hace unos años, se ha extendido por las firmas y despachos de auditoría la convicción de que, para sobrevivir en el sector de la auditoría, es imprescindible digitalizar todos los procesos del negocio y hacerse con las herramientas más avanzadas para poder afrontar los cambios que nos depara el futuro de la profesión. Y esta, efectivamente, ha sido siempre la estrategia adecuada.
Sin embargo, es importante recordar que los avances en digitalización los llevan a cabo las personas que manejan las nuevas herramientas de forma eficiente y, para ello, es imprescindible que dispongan de la adecuada formación.
Es una gran noticia descubrir cómo la gran mayoría de las firmas y despachos de auditoría están apostando por actualizar sus suites de ofimática a Microsoft 365, pero también es importante que los usuarios sepan manejar a la perfección las tablas dinámicas y las nuevas funcionalidades como las de obtener y transformar (Power Query) y el modelo de datos (Power Pivot) e integrarlos dentro de los procedimientos de auditoría.
6) Saber usar mi software de auditoría al 99%
Existen varias opciones a la hora de elegir el mejor software de auditoría para nuestra firma o despacho. Lo importante no es tanto escoger aquel que pueda considerarse el ‘mejor’, sino que el equipo de auditoría lo utilice adecuadamente y aproveche todas sus características al máximo. Es importante, por tanto, asegurarse de que el personal está formado en el uso de la tecnología, que el software es sencillo de manejar y que el servicio de soporte del fabricante responde con velocidad, tanto a las consultas técnicas como a las actualizaciones normativas.
7) Documentar mis pruebas de auditoría (cuando uso muestreo)
En una charla a la que asistí recientemente y que impartían D. Enrique Rubio y D. Federico Diaz Riesgo, se les preguntó por qué en el RLAC se ha descrito tan minuciosamente qué documentación es necesario incorporar en el fichero de documentación de auditoría cuando se utilizan técnicas de muestreo. Su respuesta fue que, lo más probable, es que sea debido a que es uno de los fallos que se detectan más habitualmente en las revisiones de calidad del ICAC.
La Norma Internacional de Auditoría 530 (NIA-ES 530) es la norma de auditoría que establece los requisitos para el muestreo en la auditoría de estados financieros. Las técnicas de muestreo en auditoría, si se utilizan correctamente, pueden llevar asociado un alto grado de eficiencia, si bien, es importante documentar las pruebas adecuadamente.
8) Profesionalizar el seguimiento del sistema de gestión de calidad
La implantación de un sistema de control de calidad en los despachos y firmas de auditoría lleva aparejada la realización de una suerte de auditoría interna del sistema. Se trata de una revisión del sistema de calidad, de modo que se verifique que está actualizado, que funciona y que se aplica para los encargos de auditoría ejecutados.
Es importante que esta auditoría interna se realice de manera objetiva y sirva de base para la mejora del sistema de calidad. Es fundamental, que la persona encargada del seguimiento no tenga conflicto de intereses en el desarrollo de sus funciones. Por esta razón, en muchos casos es una buena alternativa la contratación de este servicio a una organización externa.
9) Digitalizar mi proceso de gestión de notas de gastos
Una de las maneras mas habituales de gestionar las notas de gastos de nuestros empleados cuando realizan desplazamientos al cliente es mediante una plantilla de Excel. Cuando un auditor se desplaza para la realización de un inventario e incurre en kilometraje, dietas, e incluso alojamiento, anotará los importes en la hoja de cálculo, imprimirá la nota y grapará físicamente los justificantes en la nota. Posteriormente, entregará la nota a una persona de administración, que introducirá manualmente los datos en el programa de gestión y archivará la nota con los “papelitos” en una carpeta AZ, devolviendo el importe adelantado al auditor.
Este proceso es de los mas sencillos de digitalizar y, aprovechando que los desplazamientos han vuelto a los niveles pre-pandemia, puede ser una buena ocasión para hacerlo.
10) Subir en el ranking de Expansión
Me temo que para conseguir este objetivo no podemos ayudarte, al menos no directamente, pero estoy seguro de que si has conseguido los 9 objetivos anteriores vas a estar muy cerca y no me cabe duda de que con ese espíritu y determinación vas a llevar a tu firma o despacho a niveles muy altos a finales de este año 2023.
Te deseamos grandes éxitos desde el equipo de Ensys Consultores Informáticos.