Desde que se inició la alarma sanitaria hasta que ha llegado la mal llamada “nueva normalidad”, la vida laboral y la vida familiar se han confundido en muchos casos y, si antes hablábamos del síndrome post-vacacional, ahora éste se mezcla con una tremenda incertidumbre y con diferentes estrategias por parte de las empresas: Unas siguen manteniendo a sus trabajadores en casa, otras asegurando un retorno seguro de los empleados a la oficina, y otras en algún punto intermedio.

En mayo del 2019 se hizo obligatorio fichar en el trabajo y el legislador apenas pasó de puntillas por el caso, entonces muy minoritario, de los tele-trabajadores. Este Real Decreto sobre el Registro Horario tenía como objetivo evitar que las empresas realizaran horas extraordinarias no retribuidas. Ahora se da la paradoja de que la situación se ha invertido y resulta que muchos de nosotros debemos de trabajar – y fichar – desde casa; todos los días o alguno de los días.

Además, el hecho de trabajar desde casa, dificulta la desconexión digital, el derecho al descanso y a la conciliación laboral. De hecho, existe un anteproyecto Ley del Teletrabajo que pretende incorporar todos estos aspectos en el ámbito legislativo.

Entonces ¿Cómo se debe de realizar el control horario durante el teletrabajo?

En general, las mismas obligaciones de registro de la jornada que existían en el ámbito del trabajo en oficina se siguen aplicando en el caso del teletrabajo.

Registro del inicio y fin de la jornada, así como de las pausas: Al comenzar la jornada deberemos indicar esa hora de inicio y, cuando terminemos de trabajar, esa hora deberá quedar registrada para poder saber cuál ha sido nuestra jornada efectiva de trabajo. Lógicamente, cuando paramos para descansar, tomar el café, comer, “fumar el cigarro”, etc. Esas pausas deberían de quedar también recogidas en ese registro horario.

Las horas extras deben estar autorizadas por una persona responsable: Son horas extraordinarias todas aquellas que superen la jornada ordinaria de trabajo efectivo establecida para el trabajador, ya sea la legal, la estipulada por el convenio o en el contrato. El límite de horas extras que puede realizar un empleado a tiempo completo es de 80 horas (o menos si el convenio así lo indica), límite que no se tendrá en cuenta si en los siguientes cuatro meses se compensa con tiempo de descanso equivalente.

Las horas extraordinarias pueden ser compensadas, según lo que establezca el convenio colectivo o contrato individual, mediante una cuantía económica o con tiempo de descanso.
Si se pagan, las horas extras deben ser compensadas como mínimo a un precio igual a la retribución ordinaria que percibe el trabajador en sus horas ordinarias. Además, en cuanto a la Seguridad Social se refiere, su importe se computará en la base de cotización por contingencias profesionales y tendrá una cotización adicional del 28,3%.

Si se compensa por tiempo de descanso, esta compensación debe hacerse mediante un descanso retribuido equivalente en los cuatro meses siguientes a la realización de las horas extras, aunque el convenio podría establecer otra fecha límite e incluso incrementar las horas de descanso a compensar.

Implantación de un sistema de control de los trabajos y registro de jornada

Si antes de la crisis sanitaria era muy recomendable disponer de un sistema profesional para el control de las horas invertidas en los trabajos por parte de nuestro equipo. Ahora lo es más todavía. La Dirección necesita conocer lo que está haciendo su equipo. En qué actividades y en qué clientes está dedicando las horas trabajadas, tanto desde casa, como desde la oficina. Además, como se ha mencionado, existe una Ley que obliga al empresario a registrar el tiempo efectivo de jornada. Por tanto, es necesario unir la obligación con la necesidad de información de negocio.

En este caso nos encontramos con dos sistemas alternativos con sus pros y sus contras; por un lado, existen los sistemas manuales y, por otro, las aplicaciones informáticas especializadas:

Sistemas de control horario manuales

El registro manual que, como su nombre implica, lo realiza el usuario indicando manualmente la hora de entrada y la de salida en un registro digital equivalente a la hoja de papel que nos recomendaba el asesor laboral. Estos registros pueden estar en Excel o en cualquier aplicación, y utilizar los sistemas de sincronización, o de acceso remoto que ya usemos en la Organización.

Normalmente, estos sistemas suelen dar algunos problemas debido a que, al no estar basados en una base de datos única, suele ser necesario consolidar la información en un solo sitio que, muchas veces es una hoja excel, y puede llevar cierto tiempo y trabajo manual.

Cuidado: Al ser más cómodo que el fichaje, que obliga al trabajador a estar atento y fichar en cada entrada y salida, en el registro manual, el trabajador podría no validarlo diariamente y esto puede suponer un riesgo por incumplimiento para la firma, si ésta no lo supervisa adecuadamente.

Software de control de horas y registro de jornada

Con un sistema de este tipo, los usuarios pueden:

• Fichar al entrar, al salir, en las pausas, etc. estén donde estén mediante su teléfono móvil, tablet u ordenador, bien sea en la oficina, o desde casa.
• Indicar su geolocalización.
• Imputar las horas en los trabajos, indicando la actividad concreta.
• Gestionar sus permisos y bajas.

Estos sistemas deben de permitir a la Dirección conocer:

• Las horas de jornada efectiva de sus empleados.
• Las horas extras acumuladas.
• El grado de avance de los trabajos o proyectos en tiempo real.
• La desviación de los presupuestos de los trabajos.
• Quién está en la oficina o en su casa.
• Ratio de horas facturables sobre horas no facturables.
• Generar cuadros de mando para conocer la rentabilidad de las horas de trabajo.

Conclusión

En definitiva, aunque la normativa laboral busque una fiscalización de las horas de trabajo para garantizar el cumplimiento de los derechos laborales de los empleados, para las empresas, supone una oportunidad de ir un poco más allá,y conocer finalmente, el número de horas que se tarda en llevar a cabo los trabajos y proyectos que facturan a sus clientes.

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