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Actualización Fortiming octubre 2020

Actividad equipo

Nuevo panel de Actividad del Equipo

En esta actualización hemos incorporado el panel de Actividad del Equipo, donde podremos ver qué personas están trabajando en estos momentos. Este panel está disponible para todos los usuarios que dispongan del módulo de registro de jornada y cuyos trabajadores estén usando el tipo de fichaje presencial.

Utilizando la información de los registros de fichaje, se muestra en color verde los usuarios que hayan registrado su entrada. Si aún no lo han comenzado su jornada laboral, o han salido para hacer una pausa, entonces aparecerán en color gris.

Hemos colocado un tooltip que proporciona la siguiente información sobre cada usuario:

Información registro de jornada

  • Presente: Muestra el último registro de entrada.
  • Ubicación: Desde dónde se ha fichado.
  • Trabajando en: Si hoy ha registrado alguna entrada en los partes de tiempos, mostrará el último centro de coste o proyecto en el que haya trabajado.

¿Quién puede ver esta información?

  • Para poder ver este panel, se deben cumplir estas condiciones:
  • El módulo de registro de jornada está activado.
  • Existe, al menos, un grupo de fichaje de modalidad presencial
  • La opción de “Mostrar estado al equipo” de ese grupo de fichaje debe tener los valores “Siempre”, “Solo al grupo” o “Solo administradores”.

Opciones grupo de registro

Nueva versión del cuadro de mando Excel

 

Hemos mejorado la hoja de cálculo de Excel donde se muestra la actividad de los partes de tiempo mediante un cuadro de mando interactivo, añadiendo la funcionalidad de la gestión de ausencias, de modo que se muestren correctamente.

Hasta ahora, las horas de inactividad se mostraban en los diferentes cuadros y no se excluían para el cálculo de la cargabilidad y  ni tampoco para las horas totales registradas. Hemos añadido un filtro para que esas horas solo se tengan en cuenta en el cuadro de “Inactividad”.

Además, independientemente de que se use la gestión de ausencias o se use un centro de coste específico, combinado con una actividad marcada como “inactividad”, ahora el cuadro que muestra las horas de absentismo las reflejará correctamente.Cuadro de mando y las ausencias

Adicionalmente, hemos aprovechado para realizar mejoras de rendimiento y corrección de algunos errores.

ForTiming es un servicio de control de tiempos, registro de jornada y notas de gastos. Accede a una cuenta gratuita desde aquí

Ahora estamos teletrabajando, ¿cómo registro mi horario y mis horas?

Teletrabajo y registro horario

Desde que se inició la alarma sanitaria hasta que ha llegado la mal llamada “nueva normalidad”, la vida laboral y la vida familiar se han confundido en muchos casos y, si antes hablábamos del síndrome post-vacacional, ahora éste se mezcla con una tremenda incertidumbre y con diferentes estrategias por parte de las empresas: Unas siguen manteniendo a sus trabajadores en casa, otras asegurando un retorno seguro de los empleados a la oficina, y otras en algún punto intermedio.

En mayo del 2019 se hizo obligatorio fichar en el trabajo y el legislador apenas pasó de puntillas por el caso, entonces muy minoritario, de los tele-trabajadores. Este Real Decreto sobre el Registro Horario tenía como objetivo evitar que las empresas realizaran horas extraordinarias no retribuidas. Ahora se da la paradoja de que la situación se ha invertido y resulta que muchos de nosotros debemos de trabajar – y fichar – desde casa; todos los días o alguno de los días.

Además, el hecho de trabajar desde casa, dificulta la desconexión digital, el derecho al descanso y a la conciliación laboral. De hecho, existe un anteproyecto Ley del Teletrabajo que pretende incorporar todos estos aspectos en el ámbito legislativo.

Entonces ¿Cómo se debe de realizar el control horario durante el teletrabajo?

En general, las mismas obligaciones de registro de la jornada que existían en el ámbito del trabajo en oficina se siguen aplicando en el caso del teletrabajo.

Registro del inicio y fin de la jornada, así como de las pausas: Al comenzar la jornada deberemos indicar esa hora de inicio y, cuando terminemos de trabajar, esa hora deberá quedar registrada para poder saber cuál ha sido nuestra jornada efectiva de trabajo. Lógicamente, cuando paramos para descansar, tomar el café, comer, “fumar el cigarro”, etc. Esas pausas deberían de quedar también recogidas en ese registro horario.

Las horas extras deben estar autorizadas por una persona responsable: Son horas extraordinarias todas aquellas que superen la jornada ordinaria de trabajo efectivo establecida para el trabajador, ya sea la legal, la estipulada por el convenio o en el contrato. El límite de horas extras que puede realizar un empleado a tiempo completo es de 80 horas (o menos si el convenio así lo indica), límite que no se tendrá en cuenta si en los siguientes cuatro meses se compensa con tiempo de descanso equivalente.

Las horas extraordinarias pueden ser compensadas, según lo que establezca el convenio colectivo o contrato individual, mediante una cuantía económica o con tiempo de descanso.
Si se pagan, las horas extras deben ser compensadas como mínimo a un precio igual a la retribución ordinaria que percibe el trabajador en sus horas ordinarias. Además, en cuanto a la Seguridad Social se refiere, su importe se computará en la base de cotización por contingencias profesionales y tendrá una cotización adicional del 28,3%.

Si se compensa por tiempo de descanso, esta compensación debe hacerse mediante un descanso retribuido equivalente en los cuatro meses siguientes a la realización de las horas extras, aunque el convenio podría establecer otra fecha límite e incluso incrementar las horas de descanso a compensar.

Implantación de un sistema de control de los trabajos y registro de jornada

Si antes de la crisis sanitaria era muy recomendable disponer de un sistema profesional para el control de las horas invertidas en los trabajos por parte de nuestro equipo. Ahora lo es más todavía. La Dirección necesita conocer lo que está haciendo su equipo. En qué actividades y en qué clientes está dedicando las horas trabajadas, tanto desde casa, como desde la oficina. Además, como se ha mencionado, existe una Ley que obliga al empresario a registrar el tiempo efectivo de jornada. Por tanto, es necesario unir la obligación con la necesidad de información de negocio.

En este caso nos encontramos con dos sistemas alternativos con sus pros y sus contras; por un lado, existen los sistemas manuales y, por otro, las aplicaciones informáticas especializadas:

Sistemas de control horario manuales

El registro manual que, como su nombre implica, lo realiza el usuario indicando manualmente la hora de entrada y la de salida en un registro digital equivalente a la hoja de papel que nos recomendaba el asesor laboral. Estos registros pueden estar en Excel o en cualquier aplicación, y utilizar los sistemas de sincronización, o de acceso remoto que ya usemos en la Organización.

Normalmente, estos sistemas suelen dar algunos problemas debido a que, al no estar basados en una base de datos única, suele ser necesario consolidar la información en un solo sitio que, muchas veces es una hoja excel, y puede llevar cierto tiempo y trabajo manual.

Cuidado: Al ser más cómodo que el fichaje, que obliga al trabajador a estar atento y fichar en cada entrada y salida, en el registro manual, el trabajador podría no validarlo diariamente y esto puede suponer un riesgo por incumplimiento para la firma, si ésta no lo supervisa adecuadamente.

Software de control de horas y registro de jornada

Con un sistema de este tipo, los usuarios pueden:

  • Fichar al entrar, al salir, en las pausas, etc. estén donde estén mediante su teléfono móvil, tablet u ordenador, bien sea en la oficina, o desde casa.
  • Indicar su geolocalización.
  • Imputar las horas en los trabajos, indicando la actividad concreta.
  • Gestionar sus permisos y bajas.

Estos sistemas deben de permitir a la Dirección conocer:

  • Las horas de jornada efectiva de sus empleados.
  • Las horas extras acumuladas.
  • El grado de avance de los trabajos o proyectos en tiempo real.
  • La desviación de los presupuestos de los trabajos.
  • Quién está en la oficina o en su casa.
  • Ratio de horas facturables sobre horas no facturables.
  • Generar cuadros de mando para conocer la rentabilidad de las horas de trabajo.

Conclusión

En definitiva, aunque la normativa laboral busque una fiscalización de las horas de trabajo para garantizar el cumplimiento de los derechos laborales de los empleados, para las empresas, supone una oportunidad de ir un poco más allá,y conocer finalmente, el número de horas que se tarda en llevar a cabo los trabajos y proyectos que facturan a sus clientes.

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Novedades ForTiming Noviembre

Acabamos de sacar una nueva versión del servicio de ForTiming que este mes trae las siguientes mejoras:

Trabajos y centros de coste

  • Cerrar o Bloquear varios centros de coste al mismo tiempo: Varios usuarios nos han pedido incluir la posibilidad de realizar la misma acción en varios centros de coste a la vez, ahora se puede hacer usando la tecla CTRL y luego pulsando el botón derecho del ratón.
  • Hemos mejorado el sistema de asignación de código automático al crear un nuevo centro de coste: El sistema dispone de un campo “código de trabajo” que es opcional y permite al usuario asignar a cada centro de coste un código único. El usuario puede asignar el código que quiera pero también, a través de un algoritmo, le sugerimos uno que tenga en cuenta el Departamento y el Tipo de trabajo del centro de coste.
  • Botón con datos referentes a la información necesaria de los modelos 02/03 del ICAC.

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Duplicar centros de coste con ForTiming y otras novedades

duplicar centros de coste

Acabamos de lanzar una actualización  que incluye un funcionalidad muy solicitada: Duplicar centros de coste.

Con esta funcionalidad el administrador va a poder crear un nuevo centro de coste o proyecto basándose en otro anterior, con lo que mediante el botón derecho del ratón, eligiendo la opción de ‘duplicar’ generará un nuevo centro de coste que; tendrá el mismo equipo y copiará el último presupuesto, si existía alguno.

De este modo se facilita mucho la labor de los administradores a la hora de crear centros de coste nuevos basados en periodos anteriores.

Además, el botón derecho pone mÁs fácil otras acciones como:

  • Crear nuevo centro de coste
  • Eliminar
  • Cerrar
  • Bloquear

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Bloqueo del registro de horas y otras novedades en ForTiming

En junio hemos incorporado varias novedades que podrían ser de tu interés ya que provienen de solicitudes recibidas por parte de nuestros clientes, y que hemos intentado desarrollarlas de la manera mas eficaz posible.

  • Bloqueo de partes de tiempos: Limita el acceso al registro de tiempos si no se rellenan los partes de horas en un número determinado de días, o bloquea un periodo completo para evitar alteraciones en el histórico.
  • Otras opciones de configuración avanzadas.

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Campo cliente en ForTiming

Una de las funcionalidades que nos han solicitado muchos clientes ha sido la incorporación del campo cliente en ForTiming.

Para nosotros era una cuestión de dos campos; el centro de coste y la actividad. Pero varios clientes nos indicaron que, para ellos, era muy importante distinguir entre el trabajo realizado y el cliente al que se le hace ese trabajo, especialmente cuando a un mismo cliente se le realizan varios trabajos. Con lo que nos pusimos manos a la obra, e incluimos el nuevo campo opcional Cliente que se puede activar desde “Preferencias del usuario” y hace que se muestre un tercer menú desplegable precediendo al centro de coste y a la actividad.

Este tercer campo filtra por cliente, con lo que únicamente veremos aquellos centros de coste correspondientes al cliente que buscamos, facilitándonos la labor en los casos en los que tenemos muchos centros de coste o tienen nombres muy similares.

Puedes activarlo en cualquier momento desde las opciones de configuración de usuario (rueda dentada).

Si aún no has probado ForTiming obtén tu cuenta gratuita en ForTiming.com

Gastos de viaje, Excel y justificantes varios

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Todos aquellos que viajamos para desarrollar nuestro trabajo conocemos el ritual de la nota de gastos cuando finalizamos nuestra excursión. A nuestro regreso, todos tenemos en la cabeza la imagen de esa cartera abultada, no con efectivo, que sería lo deseable, si no con un incontenible fajo de tickets, facturas y variado papel térmico que han invadido el espacio de nuestro billetero, sustituyendo al dinero contante y sonante.

También es común sentir el aguijoneo de la culpa mientras retrasamos la inevitable labor de liquidar las notas de gastos y entregarlas en administración, cosa que, por otro lado, nos vendrá bien si hemos tenido que poner cash o crédito de nuestro bolsillo. En todo caso, es una labor administrativa ingrata que nos toca hacer, además de todo el montón de tareas que nadie ha hecho mientras estábamos ausentes. Sigue leyendo

De la obligación de informar sobre la formación práctica de los empleados (con ForTiming)

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El pasado 30 de marzo de 2016 el ICAC publicó una Resolución sobre “diversos aspectos relacionados con la acreditación e información del requisito de formación práctica exigido para acceder al Registro Oficial de Auditores de Cuentas”. Este tema afecta especialmente a los despachos y firmas de auditoría ya que están obligados a informar sobre las horas y actividades profesionales ejercidas por el personal a su cargo y que sean consideradas como formación práctica.

Los usuarios de ForTiming lo tienen fácil si siguen estas sencillas instrucciones…

Para más información sobre este tema puedes acceder al blog de Esteban Uyarra

¿Sabe exactamente lo que está haciendo su equipo?

ForTiming

El responsable de cualquier empresa dedicada a la prestación de servicios, bien sea de auditoría, consultoría, abogacía, ingeniería o informática, debe saber en todo momento en que tarea se están empleando las horas en las que incurre su equipo. Por esta razón, es importante disponer de un sistema de control de horas de trabajo.

Se entiende por control y gestión de tiempos, el sistema y los procedimientos diseñados para el registro de las horas en las que incurre el personal de la empresa de forma que los responsables de la misma puedan disponer de información puntual y relevante para la toma de decisiones. Sigue leyendo

¿Aún usa Excel para rellenar sus reportes de tiempos?

ForTiming

Nadie duda de que Excel es una herramienta capaz de hacer prácticamente cualquier tarea. Es sencilla, potente y prácticamente la utiliza todo el mundo. De hecho, soy profesor de Excel y confieso que mi boda la planifiqué utilizando tablas dinámicas hechas con Excel

Pero, en ocasiones, hay tareas como la gestión y el control de tiempos de trabajo que es, sin duda, mucho mejor hacerlo con herramientas especialmente diseñadas para ello.

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