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TTT Sesión 3 2022: Uso del cuadro de mando Excel en ForTiming

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ForTiming permite la exportación de toda la información de los partes de tiempo (timesheets) introducidos por las personas de nuestra organización y volcarlas automáticamente a un cuadro de mando o dashboard realizado mediante tablas dinámicas y segmentadores.

En esta sesión hemos mostrado cómo modificar el cuadro de mando y cómo personalizarlo para que muestre la información del modo que la necesites.

¿Qué funcionalidad tiene el cuadro de mando?

  • Carga los datos de partes de tiempo del periodo seleccionado.
  • Permite al usuario personalizar la información
  • Los informes se pueden guardar y reutilizar

Dos métodos para obtenerlo:

Desde la aplicación de escritorio Windows.

Cuadro de mando excel partes de tiempos windows

Desde la aplicación web

  1. Hay que descargar el fichero Excel + el fichero CSV.
  2. La carga se hace mediante el botón del cuadro de mando “importar CSV”
  3. Es posible que haya que desbloquear el fichero Excel por tema de seguridad de Microsoft

Campos disponibles

Campos cuadro de mando fortiming

De los trabajos o centros de coste: nombreDepartamentoCC, Cliente, CentroTrabajoCC (nuevo), Tipo de trabajo, tipoCentroCoste (facturable?), nombreGrupo (nuevo)
Del personal: nombreDepartamento, centroTrabajo, nombrePersonal, rolEnEquipo (socio/responsable)
Partes de tiempo: Fechaparte, horasTotales

Otros cuadros de mando similares en ForTiming

  • Cuadro de mando horas modelo 03 ICAC: Es muy útil para cuando tenemos que rellenar el modelo 03 o el modelo 02 del ICAC. Es importante configurar los centros de coste y los trabajadores para indicar si sus horas se reportan y en qué campaña.
  • Cuadro de mando registro de jornada: Información detallada de los datos de registro de jornada diaria de nuestros trabajadores.
  • Cuadro de mando en Power BI desktop

ForTiming es un servicio de control de tiempos, registro de jornada y notas de gastos. Accede a una cuenta gratuita desde aquí

ForTiming (actualización Julio 2020)

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Este mes tenemos varias novedades en el servicio de control de tiempos ForTIming, especialmente en la sección de informes. A continuación te explicamos en qué consisten:

Se ha actualizado el campo Tarifa en el cuadro de mando de Excel
 El informe que habitualmente obtenemos desde: Exportación de partes de tiempo

Ahora incorpora un cambio en el campo Tarifa que permitirá añadirlo al cuadro de mando y poder saber, además del número de horas incurridas por cada Centro de Coste, el precio de cada una de las horas en base a la tarifa que tengamos registrada en el campo Tarifa de cada trabajador o perfil organizativo.

Este campo está disponible en el cuadro de mando Cuadro-de-mando-ForTiming.xlsb y se puede incorporar a cualquier tabla dinámica existente o crear una tabla dinámica nueva que lo incorpore.
Actualización de los informes de Presupuestos para incluir el detalle de los gastos de viaje (o de otro tipo).

Hasta ahora, los informes que mostraban los importes presupuestados vs. los importes reales, solo reflejaban el gasto realizado en términos de horas-persona. No existía un informe que combinara los gastos de viaje (repercutibles al cliente y no repercutibles al cliente) por lo que hemos incorporado estas dimensiones en los siguientes informes:

  • Desviación Presupuesto Detalle
  • Detalle de Horas de Presupuesto
Se ha corregido un problema que ocurría cuando el equipo perdía la conexión a internet

En determinadas circunstancias; el equipo entraba en suspensión, se cortaba el acceso a internet, se cerraba la conexión VPN, etc. el servicio ForTiming mostraba mensajes de errores de conexión. Con la nueva versión estos mensajes dejarán de aparecer.
Mejoras en los informes de Registro de Jornada

Algunos clientes del módulo de registro de jornada nos indicaron que les resultaba complicado saber qué registros de jornada estaban pendientes, o si había alguno incompleto. Por esta razón hemos incorporado un filtro nuevo en los informes para que los administradores puedan conocer el estado actual de los registros de jornada y para que cada usuario pueda revisar si tiene registros pendientes o erróneos en cualquier momento.

Además, en el Informe de Registro de Jornada, hemos incorporado una leyenda que ayudará a entender el estado de cada uno de los registros:

IDEA: Prueba a añadir este informe a tus informes programados con el botón (+) Programar informe.
 También se ha modificado el cuadro de mando de registro de jornada añadiendo segmentadores para ver únicamente los registros de jornada que queramos. Estos segmentadores son los siguientes:

  • INCOMPLETO_O_CON_ERROR: Por ejemplo, hemos registrado la entrada pero la salida.
  • NO_VALIDADO_POR_USUARIO: Por alguna razón, el usuario no ha dado al botón de Validar o ha activado el check correspondiente.
  • SIN_REGISTRO: No hay registro ese día.
  • VALIDADO_POR_SUPERVISOR: El registro existe, ha sido validado por el trabajador y también por el supervisor,
  • VALIDADO_POR_USUARIO: El registro existe, ha sido validado por el trabajador pero no por el supervisor.

Además, se ha incorporado una nueva sección para consultar el detalle de los registros. Muy útil para comprobar esos fichajes incompletos…

Novedades en la versión de ForTiming de octubre

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Hace unos días se lanzó una versión nueva de ForTiming control de tiempos que, además de mejorar el rendimiento general de la aplicación y corregir algunos errores, incorporó dos novedades muy interesantes y que nos habían solicitado muchos clientes.

Una vista de mes completo para la entrada de partes de tiempos y para la validación del registro de jornada diario, tanto para el usuario como para el supervisor.

Vista mes completo

Además, en el apartado de notas de gastos de viaje, se ha actualizado la experiencia del usuario capturando las fotos de los justificantes de viaje a través de su dispositivo móvil. Ahora puede realizar operaciones básicas como ajustar el tamaño de la captura y voltear la foto desde el smartphone.

captura desde QR

En breve os contaremos mas novedades, happy ForTIming.

Duplicar centros de coste con ForTiming y otras novedades

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duplicar centros de coste

Acabamos de lanzar una actualización  que incluye un funcionalidad muy solicitada: Duplicar centros de coste.

Con esta funcionalidad el administrador va a poder crear un nuevo centro de coste o proyecto basándose en otro anterior, con lo que mediante el botón derecho del ratón, eligiendo la opción de ‘duplicar’ generará un nuevo centro de coste que; tendrá el mismo equipo y copiará el último presupuesto, si existía alguno.

De este modo se facilita mucho la labor de los administradores a la hora de crear centros de coste nuevos basados en periodos anteriores.

Además, el botón derecho pone mÁs fácil otras acciones como:

  • Crear nuevo centro de coste
  • Eliminar
  • Cerrar
  • Bloquear

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Novedades ForTiming 2018

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En los últimos meses hemos estado trabajando en una nueva versión de ForTiming que permita conseguir tres objetivos fundamentales:

  • Que sea una herramienta robusta y fácil de usar
  • Que sea sencillo y rápido incorporar mejoras y funcionalidades nuevas
  • Mejorar la experiencia del usuario

Por eso, estamos encantados de informarte que esta nueva versión ya es una realidad y que ya están disponibles funciones y características nuevas que, espero, hagan más sencillo el registro de los partes de tiempos y las notas de gastos, así como su posterior análisis y aprovechamiento para la toma de decisiones de negocio.

¿Cuando la tendré disponible?

El despliegue de la versión se hará escalonadamente y cuando esté disponible para tu empresa, al abrir ForTiming aparecerá una pantalla informándote de que existe una nueva versión disponible para su descarga. Acepta y espera unos segundos…

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Campo cliente en ForTiming

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Una de las funcionalidades que nos han solicitado muchos clientes ha sido la incorporación del campo cliente en ForTiming.

Para nosotros era una cuestión de dos campos; el centro de coste y la actividad. Pero varios clientes nos indicaron que, para ellos, era muy importante distinguir entre el trabajo realizado y el cliente al que se le hace ese trabajo, especialmente cuando a un mismo cliente se le realizan varios trabajos. Con lo que nos pusimos manos a la obra, e incluimos el nuevo campo opcional Cliente que se puede activar desde “Preferencias del usuario” y hace que se muestre un tercer menú desplegable precediendo al centro de coste y a la actividad.

Este tercer campo filtra por cliente, con lo que únicamente veremos aquellos centros de coste correspondientes al cliente que buscamos, facilitándonos la labor en los casos en los que tenemos muchos centros de coste o tienen nombres muy similares.

Puedes activarlo en cualquier momento desde las opciones de configuración de usuario (rueda dentada).

Si aún no has probado ForTiming obtén tu cuenta gratuita en ForTiming.com

Cómo implantar el control de tiempos en tu negocio

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Este viernes 22 de julio a las 10:00am impartiremos un seminario sobre cómo implantar un sistema de CONTROL DE TIEMPOS en tu negocio. Está dirigido a todos aquellos gestores que necesiten tener indicadores de la verdadera rentabilidad de las horas que dedica su equipo a los trabajos.

Con estos datos podremos responder a preguntas tales como ¿Qué trabajo es el menos rentable? ¿En qué actividad somos mas rápidos? ¿Qué tarea es la que mas nos cuesta terminar?

Haremos dos sesiones gratuitas de 1 hora de duración;

Una para España (viernes 22 de julio a las 10am hora de Madrid GMT+1) — Regístrate aquí

Y otra para nuestros compañeros de América Latina ((viernes 22 de julio a las 10am GMT-6  hora de México DF) — Regístrate aquí

Reporte de tiempos fortiming

​ForTiming.com control de tiempos ¿lo has probado ya? ​

Gastos de viaje, Excel y justificantes varios

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notas de gastos y control de tiempos fortiming

Todos aquellos que viajamos para desarrollar nuestro trabajo conocemos el ritual de la nota de gastos cuando finalizamos nuestra excursión. A nuestro regreso, todos tenemos en la cabeza la imagen de esa cartera abultada, no con efectivo, que sería lo deseable, si no con un incontenible fajo de tickets, facturas y variado papel térmico que han invadido el espacio de nuestro billetero, sustituyendo al dinero contante y sonante.

También es común sentir el aguijoneo de la culpa mientras retrasamos la inevitable labor de liquidar las notas de gastos y entregarlas en administración, cosa que, por otro lado, nos vendrá bien si hemos tenido que poner cash o crédito de nuestro bolsillo. En todo caso, es una labor administrativa ingrata que nos toca hacer, además de todo el montón de tareas que nadie ha hecho mientras estábamos ausentes. Sigue leyendo →

De la obligación de informar sobre la formación práctica de los empleados (con ForTiming)

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control de tiempos fortiming

El pasado 30 de marzo de 2016 el ICAC publicó una Resolución sobre “diversos aspectos relacionados con la acreditación e información del requisito de formación práctica exigido para acceder al Registro Oficial de Auditores de Cuentas”. Este tema afecta especialmente a los despachos y firmas de auditoría ya que están obligados a informar sobre las horas y actividades profesionales ejercidas por el personal a su cargo y que sean consideradas como formación práctica.

Los usuarios de ForTiming lo tienen fácil si siguen estas sencillas instrucciones…

Para más información sobre este tema puedes acceder al blog de Esteban Uyarra

¿Sabe exactamente lo que está haciendo su equipo?

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ForTiming

El responsable de cualquier empresa dedicada a la prestación de servicios, bien sea de auditoría, consultoría, abogacía, ingeniería o informática, debe saber en todo momento en que tarea se están empleando las horas en las que incurre su equipo. Por esta razón, es importante disponer de un sistema de control de horas de trabajo.

Se entiende por control y gestión de tiempos, el sistema y los procedimientos diseñados para el registro de las horas en las que incurre el personal de la empresa de forma que los responsables de la misma puedan disponer de información puntual y relevante para la toma de decisiones. Sigue leyendo →